如何創(chuàng)新和完善企業(yè)的檔案管理工作

文/中國鋁業(yè)股份有限公司廣西分公司 楊青

如何創(chuàng)新和完善企業(yè)的檔案管理工作

文/中國鋁業(yè)股份有限公司廣西分公司 楊青

本文在企業(yè)檔案管理工作概述基礎(chǔ)上，針對(duì)企業(yè)檔案管理工作存在的問題提出相應(yīng)的完善措施和創(chuàng)新途徑，以為企業(yè)檔案管理工作發(fā)展提供參考。

企業(yè)檔案管理工作；完善；創(chuàng)新

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭日益激烈，提高自身競(jìng)爭力成為企業(yè)長久發(fā)展的必然要求。檔案管理工作是影響企業(yè)競(jìng)爭力的重要因素，通過檔案管理，可以為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營提供數(shù)據(jù)支持，為項(xiàng)目選擇、戰(zhàn)略決策等提供有力保障。

隨著信息時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理工作面臨新的形勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理方式暴露出許多不足，如何做好企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與完善，成為企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。

一、企業(yè)檔案管理工作的概述

（一）企業(yè)檔案管理工作的重要意義。從狹義上來說，檔案管理工作是指以檔案室、檔案館為中心開展的一系列工作，通過運(yùn)用科學(xué)管理原則和方法來完成企業(yè)檔案的保存、調(diào)閱和使用，為企業(yè)提供相關(guān)服務(wù)。

檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的所有相關(guān)資料，是企業(yè)發(fā)展過程的重要體現(xiàn)，通過對(duì)檔案的管理，企業(yè)可以對(duì)歷史生產(chǎn)運(yùn)營的情況進(jìn)行回顧分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為發(fā)展戰(zhàn)略制定提供依據(jù)，對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展起著重要作用。

此外，專利檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)創(chuàng)新研發(fā)的重要數(shù)據(jù)支持，可以有效保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，并未企業(yè)品牌的建立提供有力保障。

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭的日益激烈，企業(yè)檔案管理工作越來越重要，尤其是在我國加入世貿(mào)組織之后，市場(chǎng)競(jìng)爭范圍更為廣泛，對(duì)企業(yè)生存帶來更大壓力。在近些年來，反補(bǔ)貼、反傾銷等事件時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)造成了巨大經(jīng)濟(jì)損失，要想成功應(yīng)對(duì)，必須借助完整的檔案資料，提供準(zhǔn)確、全面的資料，才能有效提高企業(yè)整體競(jìng)爭能力，在國際貿(mào)易中站穩(wěn)腳跟，維持企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）企業(yè)檔案管理工作存在的問題。1.重視程度不足。在許多企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層存在著不重視檔案管理的情況，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，過于關(guān)注降低成本、追求經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理部門沒有必要存在，重組甚至是撤銷檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員被精簡或裁員，檔案管理工作得不到良好發(fā)展。此外，在領(lǐng)導(dǎo)不重視的情況下，檔案管理人員也會(huì)受到影響，缺乏良好的工作責(zé)任心，工作積極性差，敷衍了事、人浮于事的情況十分常見，檔案管理工作自然難以起到應(yīng)有的作用。2.管理方法落后。在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，有許多采取的還是傳統(tǒng)人工登記、分類和保存的管理方式，不僅造成大量的人力、物力浪費(fèi)，而且檔案查詢、使用的效率會(huì)受到影響，檔案丟失的情況也不鮮見，檔案管理方法十分落后，并不符合現(xiàn)代信息化社會(huì)的需求，不利于企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。3.資源嚴(yán)重匱乏。在企業(yè)檔案管理工作中，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的不重視等因素影響，在檔案管理方面投入的經(jīng)費(fèi)、精力相對(duì)較少，檔案管理工作資源嚴(yán)重匱乏，檔案保管室、辦公室設(shè)備老舊，檔案管理工作沒有相應(yīng)的工作條件，阻礙了檔案管理工作的良好開展。4.管理制度問題。企業(yè)檔案管理工作涉及到企業(yè)的方方面面，與企業(yè)生產(chǎn)、銷售和財(cái)務(wù)等部門都有密切聯(lián)系，這就需要一個(gè)良好的管理制度，規(guī)范管理工作流程，明確各個(gè)部門之間的職責(zé)，保證檔案管理工作的有序開展。但是，在大多企業(yè)當(dāng)中，對(duì)檔案管理工作并沒有完善、科學(xué)的管理制度，各個(gè)部門的檔案管理工作獨(dú)立運(yùn)行，沒有統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，各個(gè)部門之間檔案關(guān)系混亂，檔案重復(fù)或者疏漏問題經(jīng)常發(fā)生，檔案資料的完善性得不到保障。此外，“重管理，輕使用”也是企業(yè)檔案管理中的常見問題，許多檔案建立很少或者基本沒有被利用，其對(duì)企業(yè)決策、研究的重要功能沒有被發(fā)揮，失去了檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值。5.人員素質(zhì)較低。在企業(yè)檔案管理工作人員中，有相當(dāng)一部分并不具有專業(yè)理論知識(shí)，是由行政、文秘等職業(yè)轉(zhuǎn)職而來，并不了解檔案管理工作的流程、方法和特點(diǎn)，人員素質(zhì)較低，并不滿足檔案管理工作的要求，導(dǎo)致檔案的歸類、保存和使用等環(huán)節(jié)都會(huì)出現(xiàn)問題，降低檔案管理工作的效果。

二、企業(yè)檔案管理工作的完善措施

（一）重視檔案管理工作。首先，在現(xiàn)代市場(chǎng)情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的了解，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營的重要作用，加強(qiáng)重視，將檔案管理工作當(dāng)成日常管理中的重要事項(xiàng)，并由專門領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，提高檔案管理工作在企業(yè)中的地位。其次，對(duì)于檔案管理人員，要通過績效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，來提高管理人員的工作責(zé)任心，使其以認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，預(yù)防檔案管理工作中存在的不良現(xiàn)象，提高檔案管理工作整體水平，才能使檔案管理的功能有效發(fā)揮出來。

（二）改進(jìn)檔案管理方式。在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案管理方式，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，提高信息化建設(shè)水平，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而有效保證檔案信息收錄的完整，提高檔案管理效率，為企業(yè)提供相應(yīng)幫助。

（三）加大檔案管理投入。企業(yè)在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視后，還需要給予足夠的支持，加大經(jīng)費(fèi)、人力等方面的投入，購買相應(yīng)的檔案辦公所需要的設(shè)備，設(shè)置專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫，開發(fā)專門的檔案管理軟件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。

（四）完善檔案管理制度。良好的檔案管理制度對(duì)檔案管理工作有著十分重要的意義，在完善檔案管理制度中，需要先對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的設(shè)置進(jìn)行明確規(guī)定，確保企業(yè)各部門間的良好溝通和協(xié)調(diào)。其次，制定相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，明確各部門的責(zé)任，為檔案管理提供有效依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)之間的流暢，保證企業(yè)檔案工作的良好開展。

（五）培訓(xùn)檔案管理人員。打造一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先，通過社會(huì)招聘、競(jìng)爭上崗等方式，提升管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平，保證檔案管理的規(guī)范化。其次，對(duì)工作隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理技能和職業(yè)道德培訓(xùn)，并引進(jìn)績效機(jī)制，來提高管理隊(duì)伍的工作能力與責(zé)任心，加強(qiáng)管理人員的實(shí)際工作執(zhí)行能力，提高檔案管理的質(zhì)量。

三、企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）重視檔案管理的利用。企業(yè)檔案管理工作并不只是簡單的檔案建設(shè)、歸納，還包括檔案的利用，針對(duì)企業(yè)對(duì)檔案利用效率低的情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案資源的重要價(jià)值，提高檔案資源利用效率，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與借鑒作用。

首先，加強(qiáng)檔案管理人員方面的培訓(xùn)，使其重視檔案管理工作，并設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)基金，激發(fā)檔案管理人員工作積極性，在檔案收入、歸納等過程中，從檔案信息中發(fā)現(xiàn)相應(yīng)問題或提出有關(guān)建議，并做好與其他部門的配合，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的充分發(fā)揮。

其次，建立企業(yè)檔案資源內(nèi)部公共網(wǎng)站，將企業(yè)的歷史動(dòng)態(tài)、發(fā)展經(jīng)歷等資料發(fā)布在內(nèi)網(wǎng)上，方便企業(yè)人員查詢與使用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部共享，為企業(yè)員工自身發(fā)展、對(duì)企業(yè)認(rèn)同感提升以及提出企業(yè)發(fā)展的積極建議等創(chuàng)造良好條件，集思廣益，促進(jìn)企業(yè)健康長久發(fā)展。

（二）重視檔案管理的安全。安全是檔案管理工作的一個(gè)重要要求，在當(dāng)前檔案管理當(dāng)中，對(duì)檔案安全的認(rèn)識(shí)并不充分，許多有價(jià)值的檔案資料管理并不夠嚴(yán)謹(jǐn)，資料外泄等情況時(shí)有發(fā)生，卻得不到企業(yè)的相關(guān)重視，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等泄露，降低企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成嚴(yán)重不良影響。

在檔案管理的安全工作中，首先要做好相應(yīng)的安全防備措施，根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)火災(zāi)、潮濕、盜竊、蟲鼠以及有害氣體等指定相應(yīng)的防護(hù)措施，合理進(jìn)行管理室布置，配置相應(yīng)的安全防護(hù)裝置，比如煙感器、溫濕度測(cè)試器等，預(yù)防相應(yīng)災(zāi)害，保證檔案安全。

其次，要提高管理人員安全意識(shí)。人為因素是檔案資料安全的重要影響因素，在企業(yè)檔案管理工作中，需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，樹立其良好的安全意識(shí)，不僅要從日常管理中做好相應(yīng)的防護(hù)措施，還要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案的價(jià)值，盡量避免檔案的丟失。同時(shí)，還要對(duì)檔案管理的具體流程進(jìn)行規(guī)定，保證檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)按照有關(guān)的規(guī)定來進(jìn)行管理，避免檔案處理不當(dāng)造成流失，對(duì)檔案資料價(jià)值起到有效保護(hù)。

最后，還要對(duì)管理人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，重要程度不同的資料要分別由不同權(quán)限的人員管理，進(jìn)一步預(yù)防檔案資料的泄露，保護(hù)檔案資料價(jià)值。

四、結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作的重要性越來越加顯著，做好檔案管理工作，對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)、健康發(fā)展有著重要意義。在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，還存在諸多不足，針對(duì)這些問題，采取有效措施來進(jìn)行完善，并做好檔案管理安全與檔案資料價(jià)值發(fā)揮方面的創(chuàng)新，是企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視的內(nèi)容。

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