學校檔案工作創(chuàng)新認識

文/杭州科技職業(yè)技術(shù)學院 方衛(wèi)紅 許莉莉

學校檔案工作創(chuàng)新認識

文/杭州科技職業(yè)技術(shù)學院 方衛(wèi)紅 許莉莉

檔案工作是學校資政、育人的一項基礎工作，是學校建設和發(fā)展的重要組成部分。文章分析學校檔案工作存在的問題和原因、提出創(chuàng)新學校檔案工作的4條措施。

檔案工作；學校；創(chuàng)新；思考

檔案工作是學校資政、育人的一項基礎工作，是學校建設和發(fā)展的重要組成部分。

多年來，完整、準確、真實的檔案資料能夠反映學校管理的全過程，作為檢查、評估等各項重要工作的依據(jù)，發(fā)揮了極其重要的作用。

但這并不代表每個學校都重視開展檔案工作，事實上，檔案工作在一些學校得不到應有的重視，開展學校檔案工作有一定的難度，這是一個值得關(guān)注和思考的問題。

一、問題

（一）“硬件”投入不足。隨著我國國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家對教育的投入有了大幅度地提高，學校的辦學條件也有了明顯改善，但是學校對檔案室建設的“硬件”投入相對滯后。

少數(shù)學校檔案庫房簡陋，“八防”設施不能到位，庫房、辦公、閱覽也未能實現(xiàn)三分開，現(xiàn)有檔案設施、設備陳舊老化。

（二）“軟件”建設滯后。大多數(shù)學校的檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作等仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的手工操作，效率低下，效果不顯。

檔案服務工作仍然停留在檔案的借與還上，很少從事有“知識含量”的檔案信息的開發(fā)利用，對檔案的內(nèi)涵挖掘和加工遠遠不夠。

檔案服務的能力與教職員工對檔案工作的要求明顯不相適應。學校檔案信息化建設的滯后也帶來管理效能的低下。

（三）檔案人員整體素質(zhì)不高。許多學校的檔案工作人員缺乏專業(yè)知識，大多為兼職，且還身兼數(shù)職，由于工作繁忙，造成他們業(yè)務鉆研不夠、不深。他們中不少人思想觀念陳舊，創(chuàng)新意識不強，工作的積極性不高。

二、原因分析

（一）學校對檔案和檔案工作的認識與定位不高。學校檔案是學校歷史、教學研究、教學改革、學生學習等活動過程和結(jié)果的記錄，是學校教職員工勞動和智慧的結(jié)晶，是學校教學工作方針、政策、方法、效果的真實記錄，學校檔案反映著學校的管理、辦學水平，是學校綜合能力的體現(xiàn)。

檔案工作在學校工作中具有重要的作用，學校應該對學校檔案工作樹立正確的定位和地位。

但是目前很多學校對學校檔案工作認識不足，檔案管理制度不夠健全，管理方式跟不上學校整體發(fā)展的潮流。

應該明確，提高地位的目的，不是為了待遇，為了聲譽，而是為了更好地開展工作，取得更好的業(yè)績。地位的提高又只能依靠實際工作中的作為、業(yè)績，所謂“作為決定地位”。我們要一改傳統(tǒng)的檔案工作人員“按時上下班，待遇一般般;從來不出差，寂寞人一枚”的形象，努力讓檔案和檔案工作“活”起來。

（二）學校對檔案工作的投入偏低。受學校資金的限制，為檔案室專門配備的掃描儀、電腦、打印機等設備未能配足配齊；對日益增長的檔案資源，在保管條件、整理編目與開發(fā)利用等工作經(jīng)費投入上嚴重不足。

應該加強對學校檔案信息化建設的投入，切實“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導?！?/p>

（三）學校檔案人員創(chuàng)新能力不夠。學校對人才資源是第一資源的思想認識不足，特別是對檔案人員有“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向；沒有針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，來營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境；檔案人員自身也不善于學習，對新形勢下特別是信息時代檔案人員職業(yè)形象重塑和創(chuàng)新能力提升沒有緊迫感，造成融合專業(yè)理論和信息技術(shù)來解決實際問題的能力越來越困難。

三、幾點思考

（一）更新觀念是學校檔案工作創(chuàng)新的重要前提。要開拓學校檔案工作的新局面，必須解放思想，求真務實，與時俱進。學校領導要堅定樹立檔案是寶貴文化財富和重要知識資源的理念。

在此基礎上，首先，學校領導應該充分重視檔案工作的重要性，要把檔案工作當成一項學校建設和發(fā)展的基礎性工作來落實。

其次，檔案工作者要擺正位置，調(diào)整思路，變被動為主動，從多種途徑爭取校領導對檔案工作的關(guān)心支持。

再次，檔案工作者要加強宣傳，使每一位教職員工樹立起強烈的“我為學校創(chuàng)業(yè)績、學校為我留痕跡”的檔案意識。要充分運用積累的工作經(jīng)驗、檔案利用的典型事例進行宣傳，并運用多種形式和多種媒體開展檔案宣傳工作。

（二）改革檔案管理模式是新時期創(chuàng)新學校檔案工作的基本要求。學校檔案管理模式應從傳統(tǒng)手工型向現(xiàn)代智能型轉(zhuǎn)變。隨著計算機檔案軟件的出現(xiàn)，大大縮短了檔案歸檔時間，使過去找一份文件，少則幾分鐘，多則幾個小時，縮短為點擊鼠標，輸入一、兩個關(guān)鍵詞，幾十秒鐘甚至更少時間內(nèi)就可把所需的有關(guān)文件找出，從根本上消除了找文件難的問題，

為利用者提供了更為直接、便捷、高效的檔案服務。因此，今后一個時期，學校檔案工作重點應當放在信息化建設上，力爭在短期內(nèi)建立檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫，改變原來的一個人、一間房、一堆檢索工具的傳統(tǒng)管檔用檔模式，努力實現(xiàn)檔案檢索與利用現(xiàn)代化。

（三）深化服務內(nèi)容是學校檔案工作創(chuàng)新的根本目的。學校檔案服務要變傳統(tǒng)服務為知識服務，助力學校科技創(chuàng)新。

學校檔案人員可以緊緊圍繞學校和教育的改革與建設需要，開展檔案資料研究，出論文、出專著；可以圍繞學校中心工作和中短期規(guī)劃，進行檔案資料深度挖掘，借助于網(wǎng)絡等傳播手段，為學校和社會提供基礎性、綜合性、系統(tǒng)性的信息服務；還可以結(jié)合學校和社會的重大慶祝、紀念活動，舉辦各種各樣的專題展覽等。力求將原有的存量檔案轉(zhuǎn)化為有科技含量的知識信息，變“死檔案”為“活資料”。

（四）加大檔案經(jīng)費投入是學校檔案工作創(chuàng)新的財力保證。學校要加大對檔案工作的資金投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。要“嚴格按照有關(guān)規(guī)范和標準加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災標準，采用先進的安全保密技術(shù)、設備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全保密?！?/p>

要在檔案的收集征集、安全管理、開發(fā)利用等方面給予經(jīng)費保障，按現(xiàn)有館藏每卷2元標準列入年度預算，并隨著檔案保管要求的提升以及服務方式的改進而相應增加；每年要安排一定的專項資金用于加強學校檔案工作，重點用于檔案的信息化建設、重要檔案征集、珍檔保護等工作；按要求配備檔案工作的專門庫房和必備設施，購置標準、統(tǒng)一的檔案裝具等。

（五）提高檔案人員素質(zhì)是學校檔案工作創(chuàng)新的人才保障。“校以才立、業(yè)以才興”。學校要落實培養(yǎng)好檔案工作人員，關(guān)心、支持他們做好本職工作，并保證檔案人員的相對穩(wěn)定；要加強綜合知識學習和業(yè)務技能培訓，優(yōu)化檔案人員隊伍的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能，專（兼）職檔案人員要持證上崗；學校檔案部門要確實履行檔案管理指導職能結(jié)合機關(guān)作風建設，通過落實培訓、服務等切實有效措施，增強黨員干部的使命感、責任感和服務意識，努力建設一支愛崗敬業(yè)、求真務實、開拓創(chuàng)新、無私奉獻的檔案干部隊伍，促進學校檔案工作的科學發(fā)展。

總之，新時期的學校檔案工作者只有更新觀念、刻苦學習、勇于探索、開拓創(chuàng)新，才能走出一條新路子，干出一番新事業(yè)。