疾病預(yù)防控制中心檔案工作的新思考

文/ 貴州省黔西南州疾病預(yù)防控制中心 閆黔莉

疾病預(yù)防控制中心檔案工作的新思考

文/ 貴州省黔西南州疾病預(yù)防控制中心 閆黔莉

整合后的疾病預(yù)防控制中心檔案在疾病預(yù)防控制過程中的地位更加重要，加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷完善新舊檔案歸檔建設(shè)是開展疾病預(yù)防控制工作的有效保證。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上充分提高對(duì)檔案利用率的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建立，不斷探索出解決工作中出現(xiàn)問題的方式和方法，同時(shí)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，新形勢(shì)下使檔案工作不落后于疾病預(yù)防控制工作的進(jìn)程，為疾病預(yù)防控制中心工作開展提供更有力的支持。

疾控中心檔案；制度化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；數(shù)字化

2015年5月，習(xí)近平總書記提出了新常態(tài)的治國理政新理念。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》的通知。這對(duì)我們今后的檔案工作開展提出了新的目標(biāo)要求，結(jié)合黔西南州疾病預(yù)防控制中心工作實(shí)際，也要求我們對(duì)本單位的檔案發(fā)展作出新的思考。

黔西南州疾病預(yù)防控制中心是中國疾病預(yù)防控制中心在地、州級(jí)的疾病預(yù)防控制分支機(jī)構(gòu)，是實(shí)施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位。

黔西南州疾病預(yù)防控制中心的使命是通過對(duì)傳染病、疫苗與接種、環(huán)境衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生等影響人們生存環(huán)境質(zhì)量及生命質(zhì)量的危險(xiǎn)因素進(jìn)行監(jiān)測(cè)、預(yù)防和控制，它的宗旨是創(chuàng)造健康環(huán)境，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，保障國家安全，促進(jìn)人民健康。

那么作為疾病預(yù)防控制中心的檔案工作應(yīng)如何適應(yīng)新常態(tài)下檔案工作發(fā)展的要求，為工作提供更有效的服務(wù)呢？我認(rèn)為有以下幾個(gè)方面：

一、進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷完善疾病預(yù)防控制中心檔案工作

黔西南州疾病預(yù)防控制中心是在原黔西南州防疫站的基礎(chǔ)上開展工作的，防疫站1965年成立，至2001年更名為黔西南州疾病預(yù)防控制中心，2002年與黔西南州衛(wèi)生監(jiān)督所分離，2012年又與黔西南州安龍療養(yǎng)院、黔西南州皮膚病性病防治中心整合，形成了集免疫規(guī)劃、地方病、慢性病、艾滋病、麻風(fēng)病、結(jié)核病、性病、職業(yè)衛(wèi)生等等全方位的疾病預(yù)防控制體系。

歷史檔案的歸集整理和集中統(tǒng)一管理為單位工作順利開展提供了有效保證。在中心領(lǐng)導(dǎo)的有力支持下，不斷完善檔案設(shè)施，不斷發(fā)揮檔案部門的主導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用，并且進(jìn)一步不斷提高單位科室對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷完善疾病預(yù)防控制中心檔案工作，為疾病預(yù)防控制中心有效開展工作發(fā)揮作用。

二、進(jìn)一步建立健全疾病預(yù)防控制中心檔案工作制度體系

《檔案法》為我們建立起了一套較為系統(tǒng)的檔案管理制度，疾病預(yù)防控制中心也相應(yīng)地制定了檔案管理辦法，為中心檔案工作的開展提供了依據(jù)。

按檔案收集、整理?xiàng)l例，單位每年3月底前完成上年度檔案資料的歸檔整理工作。但疾病預(yù)防控制中心重大傳染病、突發(fā)公共衛(wèi)生事件以及項(xiàng)目工作它是一個(gè)帶有延續(xù)性的工作，跨年延展，很多項(xiàng)目病種資料是跟省衛(wèi)生廳、省疾控中心項(xiàng)目檢查督導(dǎo)同步，因此，跨年移交檔案總跟科室工作產(chǎn)生矛盾，每年3月前科室交來檔案時(shí)一個(gè)督導(dǎo)檢查項(xiàng)目還沒有結(jié)束，因此資料不全，也不可能分兩年存檔，并且很多數(shù)據(jù)還要參照上一年。

另外，考慮科室先移交檔案室檔案，再借出使用，但資料的完整性又不能保證，因此，這個(gè)問題一直困擾著工作的順利開展，找不到一個(gè)完備的科學(xué)合理的辦法，我們只能在工作中不斷調(diào)整，在方便工作中不斷改進(jìn)，使之為單位工作的順利開展提供便利。

三、積極助推疾病預(yù)防控制中心檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)

新形式下，檔案數(shù)字化已提上日程。檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)字庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

數(shù)字化檔案管理具有高效、安全、保密、便于保管、資源共享等特點(diǎn)。

數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。再有就是數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案遭篡改的行為。

檔案數(shù)字化是我們疾病預(yù)防控制中心迫切等待實(shí)現(xiàn)的任務(wù)，它的實(shí)現(xiàn)將使我們對(duì)疾病宣傳、疾病預(yù)防、疾病控制起到積極的推進(jìn)作用，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化管理將使疾病控制的資料信息跨國界、跨地區(qū)，為人們研究疾病的產(chǎn)生、控制、預(yù)防提供更加廣闊的信息便利，從而為人類健康作出更大貢獻(xiàn)。