電子文件對(duì)檔案管理工作的影響和對(duì)策探討

文/廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院 顧惠芳

電子文件對(duì)檔案管理工作的影響和對(duì)策探討

文/廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院 顧惠芳

本文論述了電子文件對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，檔案管理工作中應(yīng)采取的相應(yīng)措施。

電子文件；檔案管理；影響；對(duì)策

電子信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)辦公的普及，造成了電子文件增多。電子文件擺脫了傳統(tǒng)對(duì)紙和筆的依賴，節(jié)約了成本，同時(shí)大大提高了辦公效率，帶給人們極大的便利。與此同時(shí)，電子文件的頻繁使用，也對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響。

一、電子文件的概述

電子文件是相對(duì)于紙質(zhì)文件而言的，以磁盤、光盤等作為載體的文字資料。電子文書(shū)、電子報(bào)表都可以視為電子文件。日常工作中的電子文件多數(shù)情況下通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行閱讀、整理和傳遞，在很大范圍內(nèi)能夠共享資源。此外，電子文件占據(jù)的空間較小，但是在保管的過(guò)程中對(duì)保管條件的要求更加苛刻。

電子文件同紙質(zhì)文件相比具有以下幾個(gè)特點(diǎn):其一，電子文件的傳遞克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的不足，擺脫了時(shí)間、距離等因素的限制，在傳輸過(guò)程中具有及時(shí)性。其二，電子文件需要配套的辦公軟件進(jìn)行閱讀，不具有紙質(zhì)文件的直接閱讀性。其三，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，電子文件能夠最大范圍地進(jìn)行資源共享。其四，電子文件所占空間較小，不需要很大的保存場(chǎng)所，但是對(duì)保存條件要求較高。

二、電子文件對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

計(jì)算機(jī)在進(jìn)入檔案管理工作的初期階段，只是單純改變了公文的書(shū)寫方式，將擬寫好的文件通過(guò)打印機(jī)打印出來(lái)，并沒(méi)有從根本上解決人力投入過(guò)大的問(wèn)題，對(duì)檔案管理的工作沒(méi)有起到明顯的影響。但是隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子文件發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用，在檔案管理工作中所占據(jù)的地位也越來(lái)越明顯。下面從六個(gè)方面具體探討電子文件對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響。

第一，對(duì)法律效力的影響。電子文件完成后即可進(jìn)行歸檔。通過(guò)光盤、磁盤等媒介進(jìn)行保管的文件可以隨時(shí)根據(jù)需要進(jìn)行修改，簡(jiǎn)單易行。相比較紙質(zhì)文件，電子文件的修改可以不留痕跡，修改后不會(huì)留下原始記錄，所以法律的效力較低。

第二，對(duì)工作人員的影響。電子文件的特殊性需要工作人員提高自身的綜合素質(zhì)。在對(duì)電子文件的管理中，工作人員不僅需要具備專業(yè)知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)。滿足這兩個(gè)要求，才能確保檔案的正常使用。

第三，對(duì)保管期限的影響。電子文件沒(méi)有確定的保管期限。在對(duì)電子文件進(jìn)行年限確定時(shí)，難以借鑒紙質(zhì)文獻(xiàn)根據(jù)價(jià)值進(jìn)行確定的方法，又因?yàn)殡娮游墨I(xiàn)自身具有易于修改的特點(diǎn)，所以具體的保管年限更加難以確定。

第四，對(duì)保存環(huán)境的影響。電子文件由于容易受到病毒的侵襲，儲(chǔ)存媒介容易老化，所以對(duì)保管環(huán)境的要求較高。在建立館舍時(shí)，需要對(duì)環(huán)境的溫度、濕度等方面進(jìn)行了解，同時(shí)要提前考慮其它一些可能導(dǎo)致電子文件損壞的因素。

第五，對(duì)服務(wù)的影響。檔案的管理歸根到底是為了使用，電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，能夠更加方便快捷地進(jìn)行檢索。不必到達(dá)相關(guān)部門，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以獲得自己所需要的檔案，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。但是這種新型模式也需要相關(guān)人員的適應(yīng)，以便更好地進(jìn)行服務(wù)。

第六，對(duì)管理方式的影響。電子文件的出現(xiàn)并不代表紙質(zhì)文件的消亡，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，會(huì)存在二者共存的情況。電子文件作為管理的主要對(duì)象，管理過(guò)程中必須要采取相應(yīng)的管理方式，最大限度地發(fā)揮出電子文件的優(yōu)勢(shì)。

三、檔案管理工作中應(yīng)采取的相應(yīng)措施

（一）做好技術(shù)處理工作。在檔案管理工作中，需要對(duì)電子文件進(jìn)行技術(shù)處理，通過(guò)工作人員的努力，將電子文件的原始信息進(jìn)行保護(hù)，使電子文件只具有可讀性而不能隨意進(jìn)行更改。這一措施能夠保證文件的真實(shí)性，使其能夠具有和紙質(zhì)文件類似的性能，提高電子文件的法律效力。某檔案工作者為了保證電子文件的可靠性，通過(guò)深入了解電子文件信息的來(lái)源，對(duì)電子文件的各項(xiàng)流程進(jìn)行分析和指導(dǎo)，并依據(jù)信息技術(shù)將電子文件更改為只讀模式，這樣一來(lái)文件雖然還具有可讀的功能，但是不能夠進(jìn)行修改，此舉有效保護(hù)了電子文件的原始信息。

（二）解決文件保存問(wèn)題。電子文件對(duì)保管環(huán)境的要求較為苛刻，空氣中的灰塵、水汽等都能造成文件的損壞。電子文件的保管歷史較短，缺乏可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，所以在保管的過(guò)程中要不斷地摸索。從導(dǎo)致文件損壞的原因著手，將文件的載體通過(guò)塑料保護(hù)層進(jìn)行密封，使其免受外界磁場(chǎng)的干擾，同時(shí)減小有害氣體對(duì)其的侵害。某檔案機(jī)構(gòu)在選擇保存室位置時(shí)，充分考慮到文件的安全問(wèn)題，將位置選在無(wú)較強(qiáng)磁場(chǎng)且溫度適宜、干凈衛(wèi)生的地方，并且定期進(jìn)行查毒工作，有效保證了文件的安全。

（三）提高工作人員的能力。新型的檔案管理工作給工作人員提出了更高的要求。工作人員需要提高自身的綜合素質(zhì)，不僅要具備過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)，還需要熟練地操作計(jì)算機(jī)，使自身能夠適應(yīng)信息化管理的要求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子文件克服了紙質(zhì)檔案的一些不足，給人們的生活帶來(lái)了極大的便利。但是相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子文件仍然存在一些值得改進(jìn)的地方，需要我們采取相應(yīng)的措施，使檔案管理工作更加完善。

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