淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用

文/國家海洋局南通海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站 孫菲 韓方池

淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用

文/國家海洋局南通海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站 孫菲 韓方池

本文主要探討了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理實(shí)際應(yīng)用中所體現(xiàn)出的特點(diǎn)和存在問題及應(yīng)對(duì)方法。

辦公自動(dòng)化；海洋檔案管理；應(yīng)用；存在問題應(yīng)對(duì)方法

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，各涉海單位行政辦公模式的內(nèi)容和方式得到了很大的改變和發(fā)展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發(fā)展和應(yīng)用，使得海洋檔案的管理發(fā)展成為便于查閱和利用的即時(shí)載體。

一、辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化也叫辦公室自動(dòng)化，源于英文Offi ce Automation，縮寫為OA，是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動(dòng)化利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備來處理信息和辦公室工作，實(shí)現(xiàn)了信息的自動(dòng)發(fā)送、傳輸、接收和存儲(chǔ)等，從而加快信息的流動(dòng)，增加信息的真實(shí)、可靠性。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用

海洋檔案包含的種類非常繁多，不但包括對(duì)海洋水文、氣象、地質(zhì)等領(lǐng)域的基礎(chǔ)研究，還包括像海洋資源開發(fā)、海洋權(quán)益保護(hù)等應(yīng)用研究。因此海洋檔案的管理對(duì)于涉海單位來說是非常重要的。海洋檔案OA系統(tǒng)信息化建設(shè)是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的整合，形成一個(gè)數(shù)字化的管理平臺(tái)，并通過互聯(lián)網(wǎng)的形式進(jìn)行信息檔案的共享，從而提高海洋檔案工作的信息化、現(xiàn)代化管理水平。

（一）電子檔案的收集應(yīng)用。在辦公自動(dòng)化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，需要應(yīng)用掃描設(shè)備和儀器進(jìn)行檔案的掃描和識(shí)別，把電子檔案以統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入計(jì)算機(jī)設(shè)備，以利于下一步的處理。

（二）工作流程的信息化應(yīng)用。通過對(duì)海洋業(yè)務(wù)開展過程進(jìn)行分析，根據(jù)現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)情況，應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)文件檔案進(jìn)行集中有效分類，同時(shí)對(duì)相應(yīng)檢索查看的應(yīng)用進(jìn)行開發(fā)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等，高效地分析處理。為了更好地對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，要加強(qiáng)管理流程建設(shè)，分清工作人員的權(quán)責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)要與檔案的管理系統(tǒng)做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。

（三）信息化檢索的應(yīng)用。在電子檔案完成數(shù)字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數(shù)據(jù)庫中檢索出需要的文件檔案，以方便使用。因此對(duì)于OA系統(tǒng)的應(yīng)用來說，還要通過開發(fā)一定的檢索程序以適配文件搜索和檢索的需要。

（四）辦公信息化輸入的應(yīng)用。要實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)在海洋檔案管理中的有效應(yīng)用，還需要建立檔案數(shù)字化輸入和存儲(chǔ)的方式和機(jī)制，以提高檔案管理信息的時(shí)效性，提高數(shù)據(jù)庫的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入單位的日常業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中，然后運(yùn)用OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立集中處理的系統(tǒng)，進(jìn)行集中歸類和處理，最后進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)保存。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案應(yīng)用中的特點(diǎn)

（一）有效地提高海洋檔案管理工作的工作效率。根據(jù)涉海單位各部門功能和作用的不同，海洋檔案可分為科研、監(jiān)測(cè)、觀測(cè)、文書、人事、會(huì)計(jì)、基建和實(shí)物等，涵蓋業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)等影響單位運(yùn)作和發(fā)展的多個(gè)方面。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)單位各部門之間的職能、工作人員、工作程序等方面產(chǎn)生較大影響，沖破了傳統(tǒng)的人工操作的束縛，將檔案管理工作程序趨于科學(xué)化、合理化，極大地降低了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率和質(zhì)量。

（二）在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源共享。辦公自動(dòng)化環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使得檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，最大限度地提高了檔案利用率和利用工作的質(zhì)量，同時(shí)能夠保證較高的檢索率，擺脫了空間的限制。也能夠?qū)ζ渌块T的工作動(dòng)態(tài)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。另外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中對(duì)檔案的使用設(shè)置了一定的權(quán)限，增強(qiáng)了檔案的安全性。

（三）有利于電子文件穩(wěn)定保存。辦公自動(dòng)化中形成的電子文件，是記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比，有著體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便便捷，便于備份，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（四）海洋檔案存儲(chǔ)方式多樣化。辦公環(huán)境下海洋檔案管理的存儲(chǔ)方式從原來的紙質(zhì)轉(zhuǎn)向文本、圖像、影像或者聲音等多種實(shí)物載體，這不但縮小了存儲(chǔ)檔案的空間，還增加了檔案存儲(chǔ)范圍和內(nèi)容，并延長檔案壽命，便于使用。

四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理應(yīng)用中存在的問題

（一）缺乏歸檔管理制度?，F(xiàn)有的海洋辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從電子文件的生成到歸檔，在管理方法和制度上都很混亂，造成工作職責(zé)不明確。由于缺乏具體的歸檔管理制度，歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等沒有明確規(guī)定，不僅使歸檔工作具有較大的隨意性，而且還將影響到整理、保管、編目等一系列后續(xù)工作的開展。

（二）電子文件的形成與歸檔脫節(jié)。目前，許多涉海單位已建有OA系統(tǒng)，但是多數(shù)單位的檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的連接方式未能建立，呈現(xiàn) “信息割據(jù)”“文檔斷流”的局面，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不屬于檔案管理部門內(nèi)部的工作，導(dǎo)致電子文件管理與電子檔案管理系統(tǒng)均是孤立的、相互脫節(jié)的，不能形成一個(gè)有機(jī)的整體，檔案管理部門處于被動(dòng)地等待電子文件歸檔的狀態(tài)。

（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提高。目前海洋檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平相對(duì)缺乏，對(duì)各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的掌握使用情況也是參差不齊，很少有人能在OA系統(tǒng)中將該歸檔的電子文件采用電子加密或數(shù)字簽名技術(shù)進(jìn)行歸檔。再者，大部分歸檔人員對(duì)電子檔案保存的安全防范意識(shí)不夠，對(duì)電子文件備份及自用機(jī)器的防毒殺毒等觀念淡薄，由于電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性極強(qiáng)、不能直讀、內(nèi)容容易更改、數(shù)據(jù)容易丟失、容易受病毒侵害和自然災(zāi)害影響等因素都會(huì)給電子文檔的安全保護(hù)和長久保存帶來很大的威脅，一旦計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)崩潰，將會(huì)造成極大的損失。

五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案管理應(yīng)用中的應(yīng)對(duì)方法

（一）明確電子文件歸檔要求，制定完善歸檔管理制度。1.電子文件形成部門隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，填寫《歸檔電子文件登記表》。2.歸檔電子文件按照“件”進(jìn)行管理，逐件編目。3.檔案室對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行原始性、真實(shí)性、有效性和完整性鑒定及檢測(cè)。此外，由于電子文件使用文件信息內(nèi)容、內(nèi)容記錄載體以及電子文件內(nèi)容所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)組合而成的，歸檔前必須要檢測(cè)文件信息模式、記錄載體有無感染、有無損壞以及軟件與硬件平臺(tái)技術(shù)條件是否一致等，這樣才能實(shí)現(xiàn)歸檔后的電子文件內(nèi)容在保管期限內(nèi)能夠正常顯示和被利用。

（二）做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的功能需求分析。從OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)自身特點(diǎn)入手，充分考慮文件處理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，做好電子文件各個(gè)階段的系統(tǒng)需求分析。為此，涉海單位應(yīng)建立三方團(tuán)隊(duì)，即OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商、單位信息技術(shù)部門、檔案管理部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員，除了在技術(shù)上進(jìn)行密切合作之外，更要按照海洋檔案歸檔管理的要求和特征進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，避免出現(xiàn)檔案管理的需求與技術(shù)脫節(jié)，把OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效地對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理目標(biāo)。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著海洋事業(yè)的不斷發(fā)展，涌現(xiàn)了大量新的內(nèi)容和技術(shù)，海洋檔案數(shù)量隨之增加，信息不斷豐富，管理方法更加科學(xué)化，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出來更高的要求。因此，涉海單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，為其提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，從而加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在加強(qiáng)理論知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，制定配套的考核制度，激發(fā)管理人員工作的積極性，貫徹落實(shí)海洋檔案管理的各項(xiàng)工作。

六、結(jié)語

從檔案的工作內(nèi)容來說，加強(qiáng)海洋檔案管理工作就應(yīng)該與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，目前，0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用，提高了檔案管理的效率，提升了檔案工作的信息化水平。因此，在今后的海洋檔案管理工作中，要針對(duì)辦公自動(dòng)化在海洋檔案應(yīng)用中的特點(diǎn)，具體分析海洋檔案工作中存在的問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，提高海洋檔案管理水平，最大程度地服務(wù)于海洋事業(yè)的發(fā)展。

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