公路工程電子檔案管理策略研究

文/菏澤市公路管理局 侯現哲

公路工程電子檔案管理策略研究

文/菏澤市公路管理局 侯現哲

近年來，我國公路工程的建設得到了前所未有的大發(fā)展，而公路工程的電子文件是公路部門最重要的信息資源，只有妥善地管理和仔細的運用，才能更好地推動公路建設的發(fā)展和加強公路建設的管理，從而為國家交通建設作出自己的貢獻。

公路工程；電子檔案管理；策略研究

一、當前公路工程電子檔案管理存在的一些問題

（一）電子檔案的原始性和真實性存在問題。從當前來看，電子檔案幾乎完全取代了紙質檔案，當然除了極其個別的檔案以外。電子檔案傳輸速度快，效果很直觀，辦公也比較快捷，從某種意義上講，電子檔案的出現和應用是人類檔案史的進步，但是電子檔案也有很多弊端，其中比較突出的就是原始性和真實性存在著些許問題，電子檔案不像紙質檔案一樣在修改后留有痕跡，電子檔案不存在原始記錄者和擬稿人的筆跡，如有人對電子檔案存有惡意就會使電子檔案被修改、篡改甚至刪除，且不留任何痕跡，導致了相關的負責人根本就無法在電子檔案上找到原始的記錄和筆跡，也無法在電子檔案上簽字，這樣電子檔案的權威性和真實性將大打折扣。

（二）電子檔案內容保密性差。電子檔案不同于紙質檔案，它借助的載體是網絡的終端設備和存儲設備。有點計算機常識的人都知道，使用網絡中任何一個終端設備，都能簡單地將存儲于網絡中的另外一個設備的文件獲取，而且一個文件可以通過不同的形式發(fā)送到多個終端設備和存儲設備，這對于文件的傳送的確比較方便和快鍵，但是對于保密性的電子檔案來講卻是致命性的威脅和打擊，尤其是像公路工程這樣的特別保密的項目，如不特別小心就會使工程的報價、工程的圖紙甚至工程的合同內容透露給其他機構和個人，若讓競爭對手獲取，將會給企業(yè)帶來重大威脅和打擊。如果把關系國家戰(zhàn)略的公路建設透露給外國機構和個人，可能直接危害到國家的政治安全和經濟安全。

（三）當前公路電子檔案軟件管理沒有真正地統一。公路工程電子檔案管理的安全性和保密性貴在有一個統一的軟件，但是目前由于各地區(qū)、各單位和各部門的溝通不暢、發(fā)展不同、應用范圍也不同，因此使用公路電子檔案的軟件類型也不同，因此各地區(qū)、各單位和各部門在電子檔案使用和查閱時就不可避免地出現了很多問題，不夠方便、不夠快捷、不能有效溝通和雙方共同使用從而共同開展工作。而且各部門之間在使用檔案管理軟件的時候容易出現不兼容的狀況，導致的后果就是文件的自動攔截，不能正常工作，容易出現不能進行正常的查閱和使用?？傊?，當前公路檔案管理軟件由于沒有在使用時達到統一，出現了一些不可避免的問題，對于電子檔案更廣泛的使用和更安全的使用都是不利的。

二、公路工程電子檔案管理策略研究

（一）及時殺毒、分散儲存。計算機的使用和各種終端設備的使用都要注意一點，就是要及時進行殺毒，何況關系安全和保密的公路工程的電子檔案，因此在進行文件的傳輸和文件的儲存時一定要有嚴格的保密措施，盡量不使用經常帶來病毒的U盤。要對電腦定期不定期地進行檢查和清理，如果發(fā)現系統上出現漏洞、有木馬威脅時要及時處理，如果病毒擴大化不僅影響的是計算機的安全，而且影響的是整個電子檔案的安全，那樣會得不償失。同時在文件傳輸的時候如果不是特殊情況，盡量使用郵箱的傳輸方式，在傳輸過程中一定要注意記錄傳輸時間和傳輸的大體內容，有效保證文件傳輸的安全和穩(wěn)定。機密文件和重要文件要注意盡可能不用網絡在線傳輸，防止黑客入侵和網絡監(jiān)控。公路工程電子檔案管理的儲存要注意分散進行儲存，因為過于集中的儲存是引起安全性和保密性問題的重要緣由之一。對于重要的資料和重要的文件應該做好備份，并且要儲存在電腦的硬盤上，這樣就能減少病毒和黑客，對于需要存儲的內容一定要做好標注，同時要分散儲存在另一個U盤中，這樣就能防止惡意的篡改和刪除，即使篡改和刪除了，也能以最快速度發(fā)現并采取重要防護措施。

（二）更加規(guī)范和科學地使用電子文檔。電子檔案的使用非常的廣,它能夠共享資源、節(jié)約空間和時間,是信息時代一種新型的檔案形式,在推動檔案文件管理的信息化以及現代化等方面上展現了它的重要性。當前公路工程電子檔案使用缺乏基本的規(guī)范化，因此要立足當前公路工程電子檔案使用的情況，將電子文檔歸檔的處理和應用規(guī)范化和科學化，確保公路工程電子檔案的完整性和安全性。因此，要定期對辦公室的各種文件進行收集、整理和備份，并且在此基礎上進行安全儲存，這樣就能在一定程度上保證電子文檔檔案管理的安全。對于一些比較重要的文件，一定要按照文件的性質和級別安裝安全性能較高的軟件，這種軟件從某種意義上講能有效避免病毒的進入、木馬的形成和黑客的入侵，從而有效防止電子檔案的流失和損害，也有效地保證了企業(yè)的經濟安全和名譽安全。一些工程的報價和投標方案是公路工程部門和企業(yè)最重要的信息之一，因此必須采取更加嚴密的手段對匯總檔案進行積極有效地處理，首先是不要使用在線傳輸，要對電腦進行殺毒，可以多次進行，同時一定要做好備份，防止意外流失?？傊娮訖n案的使用要更加地規(guī)范化和科學化，只有這樣才能保證電子檔案的安全和穩(wěn)定，才能使電子檔案發(fā)揮更加有效的作用。

（三）引進和培養(yǎng)更加專業(yè)的計算機人才。檔案的信息化管理是在信息化技術同計算機技術混合形成的一個具有非常先進的方法，現在檔案文件的管理是現在世界發(fā)展過程中的最重要的服務基礎和服務設施,因此檔案文件管理的提高是保證現階段社會穩(wěn)定有序發(fā)展的重要前提條件。

檔案工作人員們沒有辦法逃避的關鍵課程是電子文件檔案的安全管理,成為當今時代給予檔案工作人員們的一個全新的任務。當前公路工程電子檔案經常出現問題就是因為沒有更多更好的計算機技術人員把關。因此要引進和培養(yǎng)更多專業(yè)的計算機人才，要在現有條件下對員工進行深造，為企業(yè)培養(yǎng)高精尖的計算機專業(yè)人才，讓他們既要掌握熟悉的計算機操作技術，也要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。既要熱衷于電子檔案的管理工作，也有要嚴格的保密意識和安全意識。專業(yè)的計算機技術人才要會自己設計基本的程序，并能做好相關軟件的開放，要會自如地設計圖紙和進行安全的儲存。要使自己的企業(yè)有一定的網絡空間，保證企業(yè)的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)不但要注意內部培養(yǎng)，更要注意對人才的引進，為公路工程的發(fā)展和穩(wěn)定注入新鮮血液，在引進過程中主要素質和業(yè)務的結合，既要注重業(yè)務技能，更要注重道德素養(yǎng)?？傊?，公路工程電子檔案的管理需要一大批專業(yè)的計算機人才，因此要對全體員工尤其是相關部門員工進行定期培訓，同時也要在注意對專業(yè)計算機人才的深造和對社會和高校專業(yè)計算機人才的引進。

（四）健全電子檔案法律法規(guī)，制定電子檔案規(guī)范標準。當前我國在電子檔案方面的法律法規(guī)并不是很健全，導致了電子文件的安全性和真實性存在很大問題，因此要健全電子檔案的安全性與真實性的法律法規(guī)。從某種意義上講，電子檔案的每一個環(huán)節(jié)都存在安全與保密的問題，從電子檔案的歸檔到電子檔案的形成、從電子檔案的形成到電子檔案的處理、從電子檔案的處理到電子檔案的保管，每一個環(huán)節(jié)都可以存在篡改和丟失的危險，因此從這個意義上講，必須建立相關的法律法規(guī)、形成相應的管理制度，并且一定要嚴格落實和嚴格執(zhí)法，保證電子文件不被破壞，保證電子檔案的真實性和原始性。要制定合理、科學的電子檔案規(guī)范與標準，要規(guī)范每一個環(huán)節(jié)、規(guī)范每一個流程，使得電子檔案能夠確保安全性和穩(wěn)定性，能夠實現整體、科學和規(guī)范的管理模式，要根據當前公路工程電子檔案的使用情況，開發(fā)一款使用性比較強、應用范圍比較廣和安全系數比較高的軟件，供全國范圍所有的相關部門和企業(yè)使用，這樣就能做到統一，就能有基本的規(guī)范和標準。

三、結束語

互聯網時代的到來改變了人們的工作方式和學習方式，公路工程電子檔案的管理在新形勢下也獲得了長足的發(fā)展，但是也有不小的挑戰(zhàn)，因此要及時殺毒、分散儲存、更加規(guī)范和科學地使用電子文檔、引進和培養(yǎng)更加專業(yè)的計算機人才、健全電子檔案法律法規(guī)，制定電子檔案規(guī)范標準。

[1]王秀娟.新時期公路建設工程檔案管理策略研究[J].科技創(chuàng)業(yè)家, 2013(10).