俞 燕
關(guān)于照片檔案規(guī)范化管理的思考
俞 燕
照片檔案起著記載傳承歷史和發(fā)展的作用,具有真實、客觀和形象等特點,是現(xiàn)代檔案的重要組成部分。隨著時代的發(fā)展和檔案管理工作的不斷規(guī)范,照片檔案的規(guī)范化管理也逐漸受到重視。本文主要就照片檔案的規(guī)范化管理措施進行探討。
照片檔案 規(guī)范化管理 措施
照片檔案是組織或個人在各類活動中利用相機、手機等數(shù)碼電子產(chǎn)品拍攝下來具有保存價值的數(shù)字影像。由于照片檔案具有生動、真實、客觀和便于傳輸、便于復(fù)制等優(yōu)點,因此成為一種非常重要的檔案存儲形式和手段。那么如何進行照片的收集、篩選、整理、分類和保存等復(fù)雜的工作呢?規(guī)范化管理成為照片檔案存儲的必然舉措。下面,結(jié)合筆者多年的照片檔案管理經(jīng)驗,談一談?wù)掌瑱n案的規(guī)范化管理措施。
檔案管理部門應(yīng)當(dāng)專門針對照片檔案制定一套完善的規(guī)章制度,包括照片的收集、鑒定、歸檔、保存和開發(fā)利用等內(nèi)容。同時,要加大照片檔案規(guī)范化管理宣傳力度,增強全體檔案人員的規(guī)范化管理意識,提高照片檔案的地位,并開發(fā)設(shè)計相關(guān)檔案管理軟件,輔助完成照片檔案的歸檔工作[1]。針對經(jīng)常產(chǎn)生照片檔案的部門,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好指導(dǎo)和跟蹤檢查工作,做好照片檔案的收集和移交工作。
照片檔案的收集是照片檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ),也是一件需要持之以恒和高度重視的工作。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動與各部門加強聯(lián)系,打破部門間的陳規(guī),檔案管理人員要深入各部門,主動收集、整理和鑒定照片檔案。由于照片檔案具有一定的特殊性,所以在照片的收集整理過程中,也要進行特殊處理,如每一份照片檔案都應(yīng)當(dāng)包括照片、底片和說明這三要素,文字說明應(yīng)當(dāng)交代清楚拍照的時間、地點、緣由、內(nèi)容和拍攝者等基本情況。實踐證明,三要素齊全的照片檔案在提高檔案開發(fā)利用率方面具有明顯的積極作用。
照片的質(zhì)量、內(nèi)容以及真實性等,直接決定了檔案的價值高低,所以應(yīng)當(dāng)重視照片檔案的篩選鑒定工作。在篩選鑒定過程中,應(yīng)盡量選擇畫面清晰完整、具有代表性、未經(jīng)修飾剪裁的照片進行歸檔保存,內(nèi)容和拍攝角度一致的照片只選擇一張。所有的照片都必須具備前文提及的三要素,這是確保照片檔案真實性、完整性和可靠性的重要保證,也是照片檔案后續(xù)開發(fā)利用的基礎(chǔ)。照片檔案的審核鑒定工作是確保其真實性和原始性的關(guān)鍵。當(dāng)前,各種圖像處理日趨成熟,工作人員僅憑肉眼難以鑒別真?zhèn)?,這給照片檔案的鑒定工作帶來了很大挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入學(xué)習(xí)照片鑒定技巧,對照片的挖補、合成等造假手段有所了解,提高照片鑒定技能,確保照片檔案的真實有效。重要的數(shù)碼照片還要同時沖洗紙質(zhì)照片,形成部門應(yīng)將移交后的數(shù)碼照片至少再保存一年,還可以采取移交時電子簽名、雙重加密等一系列措施。
首先,要對數(shù)碼照片進行整理,數(shù)碼照片拍攝者在將數(shù)碼文件卸載轉(zhuǎn)存到計算機后應(yīng)及時對照片進行科學(xué)的分類,合理排列分組。在照片的分類上,拍攝者要嚴格按時間和內(nèi)容將照片在全宗內(nèi)按照保管期限進行分類。為了便于照片查找,應(yīng)根據(jù)單位實際情況,將各個類別中的照片再按照專題內(nèi)容分類,同時將同一專題內(nèi)的數(shù)碼照片,按照流水號001、002、003……進行編號,最后將數(shù)碼照片按“全宗號-門類代碼-保管期限-年度-照片組號-張?zhí)柫问健边M行組卷。
另外,在組卷的基礎(chǔ)上還要在照片上標(biāo)注攝影者、時間、地點、人物、事由、背景六大因素的文字說明,照片上若有人物涉及的,還要特別指明其所處的位置。文字說明不宜太長,一般不超過200字,保持簡潔通順。在對數(shù)碼照片文件進行電子整理歸檔時,還需將重要的照片沖洗成紙質(zhì)照片形式進行整理歸檔。在整理方法上,紙質(zhì)數(shù)碼照片可按照國家《照片檔案管理規(guī)范》要求編為數(shù)碼照片類,將傳統(tǒng)照片檔案與之合并分類管理,注意要在文字說明中注明它們之間的關(guān)系,并注明計算機中數(shù)碼照片檔案的檔號[2]。
照片檔案是一種較為特殊的載體形式,對其保管要求存儲條件也較高。因此,各級單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強重視,建立完善照片檔案的專用資料庫,滿足照片檔案的生存環(huán)境及技術(shù)設(shè)備條件等多方面的要求。在照片檔案的保管中,裝具、檔案庫房、設(shè)備等共同構(gòu)成了一個保護鏈,它們一環(huán)扣一環(huán),缺一不可,只有確保以上這些物質(zhì)條件配置的齊全性,才能避免照片檔案受到侵害,真正實現(xiàn)照片檔案保管的完整性和安全性。
綜上所述,照片作為歷史的沉淀,它記載著歷史的發(fā)展,是難以再生的寶貴資源。同時,照片檔案管理也是檔案管理的重要組成部分,進一步完善和加強照片檔案的規(guī)范化管理,是推動照片檔案管理工作順利發(fā)展的必要之舉,更是各單位需要長期堅持的一項系統(tǒng)過程。展望將來,照片檔案管理勢必發(fā)揮其日益凸顯的作用,對推進單位的綜合發(fā)展具有現(xiàn)實而深遠的意義。
[1]韓偉.數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理中存在的問題及對策分析[J].北京檔案,2014(01):30~32.
[2]黃欣.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在照片檔案管理中的應(yīng)用研究[D].上海:華東師范大學(xué),2012.
(作者單位:濟南市農(nóng)業(yè)機械推廣站)