流動(dòng)人員檔案管理，這些新變化你不可不知

邢丹

你知道嗎？現(xiàn)在黑龍江省的流動(dòng)人員在辦理委托存檔、轉(zhuǎn)移檔案、開具證明等事務(wù)時(shí)，不用再經(jīng)歷繁瑣的手續(xù)了。今年6月，人社部印發(fā)了《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（以下簡(jiǎn)稱《通知》）。半年來，黑龍江省人才服務(wù)局按照《通知》要求，就進(jìn)一步簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施了多項(xiàng)具體措施。日前，本刊記者就我省流動(dòng)人員檔案管理中出現(xiàn)的新變化，采訪了黑龍江省人才服務(wù)局人事代理部部長肖麗紅。

記者：肖部長，您好！談到流動(dòng)人員檔案管理，我們的很多讀者還不太清楚涉及哪些人員，您能否給解釋一下？

肖麗紅：好的。人社部在此《通知》下達(dá)前的相關(guān)規(guī)定中，曾對(duì)流動(dòng)人員的范圍進(jìn)行過界定。具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國（境）人員的檔案；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。

記者：涉及范圍還真不小。以前聽朋友說過，辦理相關(guān)手續(xù)的流程挺繁瑣的。那么，《通知》中明確了哪些便民利民的具體措施？

肖麗紅：《通知》從推進(jìn)管理服務(wù)信息公開、簡(jiǎn)化手續(xù)優(yōu)化流程、規(guī)范收費(fèi)行為、健全管理服務(wù)工作體系等四個(gè)方面，提出了15項(xiàng)便民利民的具體措施，其中有很多創(chuàng)新性政策措施。例如，針對(duì)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)信息公開不夠、流動(dòng)人員不知道去哪里存檔的問題，提出公布檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)目錄和檔案辦事指南；針對(duì)材料缺失導(dǎo)致存檔難的問題，提出實(shí)行檔案接收告知承諾制；針對(duì)流動(dòng)人員轉(zhuǎn)正定級(jí)作用弱化、手續(xù)繁瑣問題，提出取消辦理初次就業(yè)流動(dòng)人員轉(zhuǎn)正定級(jí)等手續(xù)；針對(duì)畢業(yè)生工作一年內(nèi)檔案轉(zhuǎn)遞難問題，提出取消大學(xué)生畢業(yè)一年內(nèi)檔案流動(dòng)限制等。

記者：我聽一位同事說過，他有個(gè)家住哈爾濱市的同學(xué)，2008年大學(xué)畢業(yè)后，因?yàn)橐恢睕]有找到正式工作，加上當(dāng)時(shí)寄存檔案需要收費(fèi)，就把檔案放在自己手里保管。最近他找到了一份穩(wěn)定的工作，在辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)才發(fā)現(xiàn)，因?yàn)楫?dāng)初沒有妥善安置檔案，其工齡、工資、社保等待遇都受到影響，對(duì)此追悔莫及。

肖麗紅：人事檔案材料是個(gè)人辦理就業(yè)、考研、公務(wù)員招考、因公出國政審、職稱評(píng)審、工齡認(rèn)定、入團(tuán)入黨、退休辦理等業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。如果沒有妥善辦理檔案轉(zhuǎn)移和掛靠，會(huì)帶來許多麻煩。按照人社部的相關(guān)規(guī)定，個(gè)人嚴(yán)禁攜帶、保管檔案，人事檔案不能私自拆封，必須保證個(gè)人信息的完整和真實(shí)。

需要做出提示的是，應(yīng)屆高校畢業(yè)生檔案被檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)接收、成為流動(dòng)人員人事檔案后，即可按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，轉(zhuǎn)出機(jī)構(gòu)要在檔案內(nèi)附上檔案材料目錄清單，通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿》绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，不得個(gè)人自帶檔案。

記者：有些流動(dòng)人員自己保管檔案，也有檔案保管費(fèi)的因素。

肖麗紅：以前有這種情況。我想說明的是，《通知》中還提到了檔案保管費(fèi)的問題。事實(shí)上，自2015年1月1日起，流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)均實(shí)行免費(fèi)服務(wù)，不再收取任何費(fèi)用。自2016年1月1日起，取消人力資源社會(huì)保障等部門所屬公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人才集體戶口管理服務(wù)費(fèi)，取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目費(fèi)用?！锻ㄖ返囊粋€(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，就是明確規(guī)定不得將參加社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)審等業(yè)務(wù)與檔案保管相掛鉤，杜絕以檔案為載體的捆綁收費(fèi)、隱形收費(fèi)行為。

記者：您前面提到，《通知》已經(jīng)明確，今后對(duì)初次就業(yè)的流動(dòng)人員不再辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)，這該怎么理解？

肖麗紅：轉(zhuǎn)正定級(jí)是在高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行“統(tǒng)包統(tǒng)配”的計(jì)劃分配制度下，用人單位為見習(xí)期滿的畢業(yè)生辦理的一種人事手續(xù)。隨著市場(chǎng)化就業(yè)制度的逐步建立，以及就業(yè)和社會(huì)保障領(lǐng)域法律法規(guī)的不斷完善，再到不同性質(zhì)單位就業(yè)的畢業(yè)生有相應(yīng)的人事管理制度予以規(guī)范，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)為流動(dòng)人員辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)已經(jīng)失去了原有的人事管理作用。為便于人才流動(dòng)、簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)，《通知》提出對(duì)初次就業(yè)流動(dòng)人員今后取消辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。

記者：不再辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)，會(huì)對(duì)初次就業(yè)的流動(dòng)人員帶來哪些影響？

肖麗紅：以往，畢業(yè)生簽三方協(xié)議后會(huì)有一個(gè)報(bào)到證。工作一年以后，需要填轉(zhuǎn)正定級(jí)表，并加蓋與報(bào)到證上用人單位一致的公章，這樣就完成了檔案上的轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。取消轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位和國有企業(yè)在招考、聘用、招用流動(dòng)人員時(shí)，可參考檔案中的勞動(dòng)合同、企業(yè)錄用手續(xù)等材料及就業(yè)登記、勞動(dòng)用工備案、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)記錄，認(rèn)定參加工作時(shí)間和工作年限。也就是說，在辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)，其檔案內(nèi)的畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證不再作為調(diào)動(dòng)的必備材料，工齡認(rèn)定按簽訂勞動(dòng)合同和繳納社保的年限計(jì)算。

記者：《通知》提出，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)在接收檔案時(shí)，對(duì)缺少材料的要實(shí)行告知承諾制，轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不再開具行政（工資）介紹信。請(qǐng)問，在具體落實(shí)過程中將如何實(shí)行檔案接收告知承諾制？

肖麗紅：由于流動(dòng)人員就業(yè)的流動(dòng)性強(qiáng)，其人事檔案可能會(huì)在多家檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)之間轉(zhuǎn)遞，如材料補(bǔ)充不及時(shí)，就可能出現(xiàn)檔案材料不全的問題，從而影響檔案再次轉(zhuǎn)遞。對(duì)此，《通知》從既方便群眾辦事又維護(hù)檔案嚴(yán)肅性的角度考慮，提出實(shí)行檔案接收告知承諾制，對(duì)缺失不同材料的情況分別提出處理意見：對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的，可采取先存后補(bǔ)方式予以接收；對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人做出書面知情說明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收，或與原工作單位（機(jī)關(guān)事業(yè)單位或國有企業(yè)）協(xié)商退回并補(bǔ)充材料。

記者：請(qǐng)您解釋一下，“關(guān)鍵材料”指的是什么？

肖麗紅：一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。

記者：為什么轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不再開具行政（工資）介紹信？

肖麗紅：行政（工資）介紹信是辦理行政關(guān)系轉(zhuǎn)接、明晰工資發(fā)放情況的材料。在改革開放初期，流動(dòng)人員從機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)等“下?！?，他們的人事關(guān)系和檔案在檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)托管，在檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)也按照“單位人”管理模式開具行政（工資）介紹信。隨著干部人事制度的深化改革和公共服務(wù)的不斷發(fā)展，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)也逐步轉(zhuǎn)變職能為政府基本公共服務(wù)的提供者，與流動(dòng)人員之間無行政隸屬關(guān)系，不為其發(fā)放工資，且流動(dòng)人員的薪酬和工資關(guān)系在他們與用人單位簽訂的勞動(dòng)合同中已經(jīng)明確，不需要檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)重復(fù)確認(rèn)。所以，按照簡(jiǎn)政放權(quán)、優(yōu)化流程的要求，《通知》提出檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不再開具行政（工資）介紹信。另外，《通知》還要求，現(xiàn)已保管的流動(dòng)人員人事檔案，除因用人單位或本人申請(qǐng)檔案轉(zhuǎn)遞外，一律不得以任何理由進(jìn)行清退。

記者：流動(dòng)人員一般流動(dòng)性較強(qiáng)，還有不少人在外地工作。過去，不少長期在外工作的流動(dòng)人員為查詢一份檔案，不得不專程趕回哈爾濱，不僅麻煩，而且成本不低。現(xiàn)在這方面有什么相應(yīng)的便民舉措？

肖麗紅：自今年6月1日起，黑龍江省人才服務(wù)局對(duì)人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)改造，使人事檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通，并推出了“掌上查詢”服務(wù)平臺(tái)。以往，流動(dòng)人員要親自到省人才服務(wù)局的辦事大廳，才能查詢本人檔案去向?，F(xiàn)在，只要添加黑龍江省人才服務(wù)局的官方微信公眾號(hào)“龍江人才”（ID：ljrc123），三步就能查詢到人事檔案的去向：第一步，關(guān)注“龍江人才”的官方微信公眾號(hào)；第二步，點(diǎn)擊頁面下方的“查詢中心”，進(jìn)入“人事檔案查詢”子欄目；第三步，輸入身份證號(hào)碼和姓名，即可查詢。

記者：除了查詢檔案，“龍江人才”微信公眾號(hào)還有哪些功能？

肖麗紅：我們?cè)凇褒埥瞬拧蔽⑿殴娞?hào)中設(shè)置了“辦事指南”功能，方便前來辦事的人員提前了解流程、做好準(zhǔn)備；在“熱點(diǎn)問答”欄目中，我們與網(wǎng)友進(jìn)行互動(dòng)，及時(shí)解決網(wǎng)友遇到的各類實(shí)際問題。除此之外，通過“龍江人才”微信公眾號(hào)，還可以查詢集體戶籍、下載各類文件，流動(dòng)黨員可以在“黨員之家”頻道上微型黨課、接受“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育，局里下達(dá)的通知、文件也會(huì)第一時(shí)間發(fā)布在上面。

記者：感謝您的詳細(xì)解答。

肖麗紅：不客氣。