基于新時期下加強會計檔案管理的分析

◎金秀芳

基于新時期下加強會計檔案管理的分析

◎金秀芳

市場經(jīng)濟的快速前行和發(fā)展，推動著高校體制改革步伐的逐步快速前行，借此對高校會計檔案管理的很多細節(jié)提出新的要求。故而高校應(yīng)從完善檔案管理制度這一環(huán)節(jié)為出發(fā)點，提升會計檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，在加大會計檔案管理投入的基礎(chǔ)上，不斷加強會計檔案管理監(jiān)督規(guī)范，并進行全方位的檔案管理制度化建設(shè)。本文就如何做好新形勢下的高校會計檔案管理工作開展深入探究。

社會主義和諧社會的構(gòu)建，是建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的內(nèi)在要求。長期以來，準確、有效和全面的檔案服務(wù)，是黨和國家工作的最新要求，更是檔案工作的最本質(zhì)任務(wù)。如今，高校改革開放的深入發(fā)展，教研經(jīng)費呈現(xiàn)逐年遞增的態(tài)勢，高校為加強教學(xué)質(zhì)量，需引進大量的人才，因而會計檔案的數(shù)量也開始迅猛的遞增。

高校新時期開展會計檔案管理的作用

高校經(jīng)濟活動的憑據(jù)。在社會主義和諧社會構(gòu)建的過程中，會計檔案是經(jīng)濟活動的第一手動向資料，主要的工作職責(zé)是記錄原始的數(shù)據(jù)憑證，并起到調(diào)節(jié)發(fā)展狀況的重要作用，因而是黨和國家在進行社會主義經(jīng)濟管理的不可或缺的服務(wù)性工具。可以被稱之為不可替代的經(jīng)濟檔案。高校的會計檔案在學(xué)校經(jīng)濟活動以及教育科研活動中擔(dān)當記錄工作。

高校領(lǐng)導(dǎo)的決策依據(jù)。從管理學(xué)角度考慮問題，可以獲悉領(lǐng)導(dǎo)決策的前提或者先導(dǎo)是信息和數(shù)據(jù)，決策數(shù)據(jù)有將近一半來源于會計檔案。故此財務(wù)部分提供的數(shù)據(jù)是否準確，是領(lǐng)導(dǎo)作出決定的關(guān)鍵依據(jù)，也是保障決策準確性的可靠因素。最近幾年，部分高校為契合學(xué)校的發(fā)展前景，開始努力擴張學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模，并征用土地進行新的校區(qū)建設(shè)。但是在新的工程建設(shè)中，部分老職工由于原有的土地和資產(chǎn)處置事項不夠明晰，因而出現(xiàn)集體性阻撓施工的行為，進而影響整個工程的施工進度。學(xué)校為盡快的解決事件，領(lǐng)導(dǎo)與部分職工代表進行協(xié)商，但是在協(xié)商過程中雙方對于有些問題爭論不休，都不愿做出實質(zhì)性的讓步行為，最后由單位檔案部門提供原始的資產(chǎn)分配憑證，為領(lǐng)導(dǎo)解決該事件提供數(shù)據(jù)依據(jù)，讓事件得以圓滿解決。

各項財務(wù)糾紛處理的憑證。學(xué)校內(nèi)部各個部門之間，學(xué)?；蛘咝值茉盒Ｖg以及社會各個單位之間，都會存在經(jīng)濟往來活動，長此以往，很多老賬就沉積下來，部分賬目出現(xiàn)不明確或者失繳的狀況。那么此刻相關(guān)的財務(wù)糾紛處理就需要借助會計檔案。某院校曾發(fā)生過這樣事件，教師拿著多年前已經(jīng)退換的學(xué)校內(nèi)部集資證明向財務(wù)部門所要集資款項，由于當年的集資款項已經(jīng)全部退還，因而已經(jīng)做賬。所要財務(wù)主管部門去財務(wù)檔案庫房找到當年的檔案，由于當年退款時，該教師原始憑證丟失，因而上繳書名說明書進行簡單的說明，并交由領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，在附帶整個支出匯總表，但是時間久遠，該教師遺忘這件事。故此嚴謹?shù)臅嫏n案管理能夠化解上述糾紛。

高校會計檔案管理出現(xiàn)的問題

檔案認識觀念滯后。部分高效的領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)人員由于思想觀念比較陳舊，所以不能意會到會計檔案管理的重要相，所以沒有將會計檔案管理看成工作的重要環(huán)節(jié)，并未能將相關(guān)的工作都列入到學(xué)校的日常議事中。部分財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)管理時只重視會計憑證、會計賬簿、會計報告等紙質(zhì)材料的管理，疏忽管理會計電子檔案的存儲和備份工作。有的領(lǐng)導(dǎo)在管理時更看重文書檔案的管理，沒能重視管理學(xué)校的固定資產(chǎn)明細，并將其折合成資料管理，很多會計自身的管理意識比較淡薄，并管理態(tài)度極為端正，因而在檔案管理中出現(xiàn)敷衍了事的情況，故此上述行為也嚴重制約學(xué)校的財務(wù)活動和檔案管理效率。

會計檔案管理制度不完善。第一，會計檔案管理程序不夠規(guī)范，由于部分高校制定的法律法規(guī)有《會計法》、《會計檔案管理辦法》這些相關(guān)的法律和法規(guī)，雖然這些法規(guī)規(guī)定會計管理條例，但是高校會計管理需要結(jié)合高校自身的特點，制定具體的財務(wù)管理條例，否則高校的會計檔案工作在檔案管理行業(yè)中缺乏專業(yè)性和針對性。加之，地域的不同，高校之間的管理也千差萬別，特別是一些地域最近幾年主要是實現(xiàn)國庫集中支付、政府集中采購的預(yù)算和決算模式，因而導(dǎo)致高校財務(wù)工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性，很多時候管理處于無據(jù)可依、無章可循。第二，會計檔案管理制度不完善，目前很多高效的會計檔案管理不夠?qū)I(yè)，并且很多工作均由一般的財務(wù)人員兼職管理，更有甚者是有出納監(jiān)管會計檔案的管理工作。這種管理模式就已經(jīng)嚴重的違反《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。還有部分單位的財務(wù)部門，為了方便直接部門查閱相關(guān)的資料，就要求在規(guī)定的期限內(nèi)，不及時的向?qū)W校遞交相關(guān)的會計檔案，但是這種行為會嚴重制約學(xué)校檔案管理工作的整體管理制度。第三，會計檔案管理制度不健全，當前管理中會計檔案管理中系統(tǒng)版本不慎健全，這就是造成管理數(shù)據(jù)不一致的重要原因。特別是部分電算化會計檔案的管理，受到管理技術(shù)和管理模式飛速發(fā)展的影響，會計操作開始逐步軟件升級，并從前期的低級版本逐步上升到會計信息管理，如果不能及時的備份或者歸檔數(shù)據(jù)，導(dǎo)致就版本中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)或者文件不能夠在新版本中解讀，將會給單位的經(jīng)濟管理帶來較大的損失。

加強高校檔案管理措施的有效途徑

完善會計管理制度。各大高校在會計管理中需要根據(jù)《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)制度的要求并結(jié)合本校的實際狀況，建立健全學(xué)校的基本管理條例，這是將檔案管理工作納入到學(xué)校整體管理規(guī)劃的前提條件。另外，學(xué)校的固定資產(chǎn)采購計劃、招標投標合同和預(yù)算決算分析等內(nèi)容，都要納入到學(xué)校檔案管理工作的總體發(fā)展要求中，這是讓檔案管理工作更具規(guī)范性、更為明確化、職責(zé)劃分更為清晰、也更有法可循的前提。

加大培養(yǎng)財務(wù)人員的力度。由于高校的會計檔案在高效的各項資料中有著極為重要的影響，故此要想將這項工作真正的做到位，就應(yīng)配備專門的會計檔案管理人員，在這些人員的努力下，提升高校的財務(wù)會計工作。并結(jié)合當前的財務(wù)狀況，調(diào)查獲悉目前學(xué)校內(nèi)缺少即能懂得財務(wù)還能懂得檔案的專門性人才，故此部分財務(wù)人員能力限制將不利于高校的會計檔案管理工作有序推行下去。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要在此契機下不斷的加強人員對財務(wù)工作的重視力度，并讓其看到高校檔案管理工作的意義，然后定期選派專業(yè)的人員參與專業(yè)化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識。只有這樣，高校的會計檔案工作才能在形式下不斷的發(fā)展壯大。才能滿足日益增長的會計檔案管理工作要求。管理過程中一方面需要專門的培訓(xùn)管理人員的業(yè)務(wù)能力，更要增設(shè)其他的管理形式和管理培訓(xùn)教育理念，讓檔案管理人員接受整體教學(xué)模式，拓展新的業(yè)務(wù)發(fā)展形勢，在加強職業(yè)道德教育的前提下，養(yǎng)成認真負責(zé)工作的良好態(tài)度，并且要求培訓(xùn)活動要做到長期不懈，在完善常規(guī)制度化管理的前提下，讓管理人員認真的學(xué)習(xí)，且不斷的充實現(xiàn)有知識體系，在熟練掌握會計檔案管理技能的前提下，從源頭上做好檔案管理的規(guī)范化以及標準化模式，最終提升管理的高效性。

開展會計電算化管理。結(jié)合檔案管理的相關(guān)要求能夠獲悉，高校會計檔案管理需要在專門的場所內(nèi)開展，并且要求檔案室具有防磁、防塵和防潮等相關(guān)硬件條件的限制。另外，在全面實現(xiàn)電算化檔案管理時，要求接收入庫的電子會計單管要全部裝入特有的存儲媒介中，并將所有的電子信息全部做歸檔，通過查詢建立明確的管理程序以及授權(quán)審批制度。當前會計核算系統(tǒng)已經(jīng)全部聯(lián)如到局域網(wǎng)內(nèi)，因而病毒能夠在特有的路徑中傳播進來。例如，可以從外來的各類移動硬盤或者光盤設(shè)備上傳播進來，因而檔案室的計算機系統(tǒng)需做定期的查殺和升級，若有軟件安裝的需要，需要聘請專門的計算機維護人員做好相關(guān)的安裝，基于此，才能從源頭上解決問題，避免計算機系統(tǒng)被病毒入侵。另外會計電算化檔案的庫房要規(guī)避磁場，并要求遠離大功率發(fā)電設(shè)備的要求。如果所有的數(shù)據(jù)都存儲到數(shù)據(jù)資料庫內(nèi)，那么要求檔案存儲室的溫度恒定在15-30度，濕度也應(yīng)維持在45%-65%的范圍內(nèi)，并在庫房內(nèi)配備溫度濕度測試儀，根據(jù)要求做即時的調(diào)整，這是從根本上解決電算化會計檔案管理出現(xiàn)任何事故的風(fēng)險源頭。

會計檔案主要是高校經(jīng)營管理過程中，記載會計核算類工作，通過對高校的會計資源進行整合和數(shù)據(jù)記錄，進而整理數(shù)據(jù)檔案資料。高校的檔案數(shù)據(jù)是為數(shù)據(jù)信息提供決策的有力依據(jù)，能夠為高校的發(fā)展提供更好的數(shù)據(jù)支持，便于領(lǐng)導(dǎo)層的決策。由于會計檔案中存儲各類原始的經(jīng)濟憑證，所以是解決經(jīng)濟糾紛的有力證據(jù)，在此管理中不僅需加強會計管理的質(zhì)量，更要重視完善相關(guān)的法律和法規(guī)。

（作者單位：天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）