◎姬海嬌

信息時(shí)代下做好檔案管理工作的措施

◎姬海嬌

在信息時(shí)代下，檔案管理工作既面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。要怎樣運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改善，成了現(xiàn)階段最迫切要解決的問題。檔案管理相關(guān)的部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變陳舊的檔案管理理念，才能使得檔案管理工作跟上信息時(shí)代的步伐，更好地服務(wù)社會(huì)。本文就是對(duì)在信息時(shí)代下檔案管理工作的改革措施進(jìn)行分析與研究。

信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

在信息時(shí)代下，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①檔案的生命周期被質(zhì)疑。傳統(tǒng)的檔案信息主要是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，然而紙質(zhì)文件很容易遭受那些不可抗拒因素的影響，例如：蛀蟲、火災(zāi)等因素都會(huì)造成檔案信息的毀壞，再加上備份比較困難，這樣就造成檔案管理工作嚴(yán)重的損失。②對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分類的方式面臨新挑戰(zhàn)。對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分類是某個(gè)時(shí)代的特定產(chǎn)物，然而隨著社會(huì)快速發(fā)展，信息量也逐漸增加，若還是使用傳統(tǒng)檔案分類的方式，很容易使得檔案管理工作混淆，降低了檔案管理工作的質(zhì)量及效率。③對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的方法面臨新挑戰(zhàn)。在我國近幾年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在迅速地發(fā)展，檔案文件也日益增加。但是電子文件很容易被改動(dòng)，這樣就使得檔案鑒定增加了工作量，所以更應(yīng)該對(duì)檔案鑒定加以重視，加快速度跟上信息時(shí)代的步伐，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

信息時(shí)代下做好檔案管理工作的對(duì)策

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，對(duì)檔案加強(qiáng)管理意識(shí)。在信息時(shí)代下，傳統(tǒng)模式的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，這就需要檔案管理相關(guān)人員改變傳統(tǒng)模式的管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理意識(shí)，這是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在。檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到在單位工作中檔案管理起著基礎(chǔ)性的作用，充分地認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案進(jìn)行管理的真正價(jià)值，為加強(qiáng)檔案管理工作的奠定好思想基礎(chǔ)。檔案管理相關(guān)人員既要提高自身思想觀念，更要抓好檔案管理中的工作重心，提高主動(dòng)為人服務(wù)的意識(shí)，這樣才能更好地為社會(huì)服務(wù)。

改革管理方式，對(duì)檔案管理提高效率。在信息時(shí)代下，人才的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，信息也日益增加。因此，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，以下就是創(chuàng)新的幾種措施：對(duì)檔案管理目標(biāo)機(jī)制加以完善，并建立健全的激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理的工作內(nèi)容直接與其工資掛鉤，從而有效地提高檔案管理相關(guān)人員工作的積極性；采取現(xiàn)代科學(xué)方式對(duì)其進(jìn)行管理，把傳統(tǒng)的檔案管理方式和網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)相結(jié)合起來，對(duì)檔案里管理系統(tǒng)加以完善，從而達(dá)到資源共享；管理相關(guān)人員必須加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，及時(shí)更新管理技術(shù)及方式。相關(guān)部門應(yīng)該定期對(duì)管理人員展開相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，從而提高管理人員的技能水平以及專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提高管理人員的管理能力；在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得以應(yīng)用，因此檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該對(duì)其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)新方式和理論進(jìn)行不斷地探索，提高管理水平，這樣才能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

建立和完善檔案管理的工作制度。檔案管理工作要不斷地對(duì)信息進(jìn)行收集、對(duì)以前的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，這是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，還涉及到對(duì)檔案信息的鑒別、交接、分類、借閱、登記和檢查等。由此可以看出，檔案的管理程序十分繁重，這就要求對(duì)其相關(guān)制度進(jìn)行完善，并落到實(shí)處，從而確保檔案管理內(nèi)容的完整性及真實(shí)性，以免檔案管理混淆以及棄檔等現(xiàn)象發(fā)生。所以，管理人員必須對(duì)檔案管理相關(guān)工作制度進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，這對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)理念起著促進(jìn)作用。另外，管理人員還必須要對(duì)檔案管理進(jìn)行保密，處理好公共服務(wù)關(guān)系，以免出現(xiàn)管理漏洞。

對(duì)檔案管理工作提高安全法制意識(shí)。在信息時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，尤其是在檔案管理工作方面，能有效提高檔案信息建設(shè)的水平。然而，目前信息技術(shù)沒有完善的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行約束，維修技術(shù)得不到保障，使得信息時(shí)代下的檔案管理工作有著很多的安全隱患，主要表現(xiàn)以下幾方面：電子的檔案信息很容易被更改；各種網(wǎng)絡(luò)病毒為電子檔案管理工作帶來了一定的安全隱患；管理人員由于保管不到位，從而造成磁盤及光盤等儲(chǔ)存了信息的設(shè)備丟失，這也對(duì)檔案安全管理造成了影響。對(duì)于這些問題，檔案相關(guān)管理部門應(yīng)采取相應(yīng)措施：必須提高管理人員對(duì)檔案安全的相關(guān)防范意識(shí)，對(duì)檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行完善，利于確保檔案信息的完整性以及真實(shí)性；應(yīng)該安排有關(guān)網(wǎng)絡(luò)維修人員定期進(jìn)行檢查以及維修，而且要對(duì)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行更新，以免受到病毒入侵；對(duì)檔案信息做好備份工作，并對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)工作，這樣既可以避免受到病毒的入侵，又能確保檔案存儲(chǔ)的安全。另外，檔案管理有關(guān)部門應(yīng)該對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)做好宣傳工作，管理人員必須熟讀，增強(qiáng)管理人員工作的責(zé)任感和安全管理意識(shí)，樹立依法行事的思想理念，若是發(fā)現(xiàn)管理人員觸犯檔案管理的法律法規(guī)，應(yīng)嚴(yán)格地予以處理。

（作者單位：鎮(zhèn)賚縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心）