淺談企業(yè)的5S管理

文/卿 玨

淺談企業(yè)的5S管理

文/卿 玨

企業(yè)管理是一門綜合性的技術(shù)，在眾多的管理手段當(dāng)中，內(nèi)部管理是企業(yè)管理的前提，而企業(yè)5S管理又是內(nèi)部管理當(dāng)中不可或缺的一部分，企業(yè)需要有效地使用這一管理利器以提高企業(yè)競爭力。本文通過深入剖析5S的內(nèi)涵，對企業(yè)在5S推行過程中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，指出在企業(yè)中有效推行該管理體系的精髓，重在領(lǐng)導(dǎo)支持，宣傳造勢，培訓(xùn)到位，制度健全，執(zhí)行完善等一套科學(xué)有效的管理模式與方法，真正使企業(yè)的管理水平躍上新的臺階。

5S管理；管理體系；企業(yè)管理

在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，市場競爭日趨激烈。在眾多的企業(yè)競爭力當(dāng)中，企業(yè)內(nèi)部管理是不可缺少的一環(huán)，是確保企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量、員工工作效率以及安全的基礎(chǔ)。5S自從其進(jìn)入中國之日起，便被很多企業(yè)快速接受，在企業(yè)中產(chǎn)生了巨大的管理效應(yīng)，但并非所有的企業(yè)均能有效地利用這一管理利器，真正實現(xiàn)管理水平質(zhì)的提高。本文通過對一些企業(yè)在推行5S管理中存在的問題與經(jīng)驗進(jìn)行剖析探討，旨在為企業(yè)管理人員提供些有關(guān)5S管理方面的理解、實施以及確保實施效果方面的參考與幫助。

一、什么是5S?

1．5S的概念

5S 起源于日本，指的是由5個日文發(fā)音S開頭的整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）以及素養(yǎng)（SHITSUKE）所構(gòu)成的管理體系。日本5S管理理念在上世紀(jì)八十年代末引入我國，我國企業(yè)在 5S 現(xiàn)場管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合我們國家對生產(chǎn)安全、成本控制的具體要求，在原來 5S 基礎(chǔ)上增加了安全 (safety) 、節(jié)約（save）等要素， 形成”6S”或“7S”等。但無論后來如何擴(kuò)展延伸，整個管理體系的基礎(chǔ)還是5S。

2．5S當(dāng)中每個S的執(zhí)行要點

1）整理（SEIRI）：就是對日常當(dāng)中生產(chǎn)、工作當(dāng)中的物品，包括材料、用具、工具、文件等等進(jìn)行整理，在整理的過程當(dāng)中需要很好地判斷哪些物品有用，哪些物品無用。一般而言如果一件物品已失去其原有的使用功能或過期無法再繼續(xù)使用，那該物品必須拆卸或丟棄，為其他的物品的放置騰出位置與空間；對于尚可使用的物品，則視具體的情況進(jìn)行處理，筆者認(rèn)為為了減少浪費(fèi)，使用周期在半年以上的物品需要專門規(guī)劃出一個具體的位置另行存放。

2）整頓（SEITON）：在該階段，需要對物品所存放的區(qū)域進(jìn)行良好的規(guī)劃，有效地利用好空間，在便于工作使用以及安全要求地前提下，盡量節(jié)省空間。在做好物品的區(qū)域規(guī)劃以及定點放置后，還需要對各種物品進(jìn)行標(biāo)識，以便之后的查找取用以及安放，有效提高物品的管理與工作效率。同時，如果在該區(qū)域有物流的需要則要考慮在該區(qū)域物流的方向。在該S的管理當(dāng)中，另外最為重要的一點是區(qū)域的標(biāo)識與確定，需要將每一個區(qū)域進(jìn)行劃線區(qū)分，否則在實施一段時間后，前期整頓工作的成績與效果將會受到嚴(yán)重影響甚至前功盡棄。另外，筆者需要特別指出的是，在整頓當(dāng)中，涉及到安全的項目也必須引起重視，要充分考慮工作人員的安全，比如要盡量避免超高堆放，以及危險物品的存放地點符合相關(guān)要求與規(guī)定等。

3）清掃（SEISO）：意指對整理、整頓后的場所進(jìn)行深層次的清掃，將所有的垃圾與不必要的東西清除干凈，創(chuàng)造一個干凈整潔的工作環(huán)境。在該S的工作過程中，重點需要注意對工作場所進(jìn)行徹底的清潔，該動作將為之后的清潔定下標(biāo)準(zhǔn)。

4）清潔（SEIKETSU）：指的是對前面的3個S的成效進(jìn)行保持，每日做好工作場所的清潔維護(hù)與維持，保持一個干凈整潔整齊有序的環(huán)境。

5）素養(yǎng)（SHITSUKE）：即努力提高人員的素質(zhì)與修養(yǎng)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度以及良好工作、生活的習(xí)慣。該S為整個管理體系當(dāng)中的最高目標(biāo)。在管理體系推行過程當(dāng)中，會對員工素養(yǎng)的形成進(jìn)行有效地推動，同時，在員工素養(yǎng)提高的過程當(dāng)中又會反過來推進(jìn)企業(yè)的管理體系朝著更高層次發(fā)展。

在整個5S的管理體系當(dāng)中，每一個S均相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個管理體系的整體。整理是整頓的基礎(chǔ)，只有在完成了科學(xué)的整理之后，整頓工作才能有效完成。同時，整頓又是整理工作的延伸與固化。清掃是清潔的前提，清潔是清掃的成果的維護(hù)與提升。素養(yǎng)是整個5S管理體系的最終成果與目標(biāo)。只有不斷地強(qiáng)化維持前面的4個S，素養(yǎng)的提升才能有保證。才能使員工養(yǎng)成自律以及遵規(guī)守紀(jì)的習(xí)慣，才能有效提高工作效率。總之，整理、整頓以及清掃是前提與手段，清潔是提高，素養(yǎng)是核心與目標(biāo)。整個5S管理體系當(dāng)中，所有5個S缺一不可，如果缺少了哪一環(huán)，該管理體系肯定不會有理想的結(jié)果甚至是失敗。

二、為何有些企業(yè)的5S推行效果不理想甚至無疾而終?

如上所述，5S推行是一項系統(tǒng)工程，在各個環(huán)節(jié)均應(yīng)有相應(yīng)的支持與付出。在引進(jìn)的企業(yè)當(dāng)中有些企業(yè)能收獲很好的效果，但有些卻成了一個走過場的形式，最后不了了之，這樣的企業(yè)不在少數(shù)。筆者通過對肇慶某些企業(yè)的考察調(diào)研，發(fā)現(xiàn)因為以下的原因，導(dǎo)致其5S推行沒能達(dá)到預(yù)期效果：

1．最高領(lǐng)導(dǎo)不重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在下屬建議推行5S管理體系時，并未真正意識到5S推行的重要性與要求，只是象征性地支持，并未在工作當(dāng)中引起重視，導(dǎo)致該管理體系在推行過程中的效果大打折扣，最后不了了之。因為5S管理在初期會給人一種繁復(fù)、瑣碎的感覺，比如需要將工具、用品及時歸位，每日的及時清掃等等，甚至有時還會與正常生產(chǎn)發(fā)生一定程度的短期沖突，由此招致相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的抱怨與抵觸。此時，如果最高領(lǐng)導(dǎo)稍有不堅定，則極有可能會使該項目流產(chǎn)，在企業(yè)當(dāng)中無法推行。

2．部門經(jīng)理不支持。5S的管理需要全員參與，如果部門負(fù)責(zé)人嫌麻煩，不支持甚至不參與或者少參與，均會導(dǎo)致該項目執(zhí)行的效果不佳。一些部門負(fù)責(zé)人的不支持，源于5S的推行執(zhí)行重復(fù)繁瑣，尤其是初期階段更是如此，一旦部門經(jīng)理出現(xiàn)懈怠，則整個管理體系在該部門甚至是全公司都會受到極大的影響。在此時，5S的項目負(fù)責(zé)人需要付出比平時更大的耐心，幫助部門經(jīng)理解決實際困難，比如設(shè)計出更為合理化的工作流程等，給予部門最大的支持。筆者親歷了一件事，在某企業(yè)，5S的管理推行了一段時間，但有一個部門每次在檢查評比的過程當(dāng)中總是問題多多，且得不到改善。后來筆者選取了一個合適的時間在其部門進(jìn)行“現(xiàn)場辦公”，現(xiàn)場對該部門人員進(jìn)行講解，同時幫助其進(jìn)行相應(yīng)的物品歸類及安放設(shè)計，從整理開始，將其負(fù)責(zé)的區(qū)域進(jìn)行了徹底規(guī)劃與改善，再加上事后的定期跟蹤指導(dǎo)，該部門的問題終于得到了完美的解決。

3．宣傳不到位。宣傳不到位會影響整個項目在參與人員當(dāng)中的理解與支持力度，只有將5S管理的優(yōu)勢，尤其圍繞個人工作效率的提高、良好習(xí)慣的形成以及個人安全保障的提高進(jìn)行宣傳、培訓(xùn)到位再加上適當(dāng)?shù)莫剳痛胧?，才能取得全員的支持與參與。一些企業(yè)在推行5S的時候缺少宣傳這一環(huán)節(jié)，甚至可以說是“靜悄悄”地進(jìn)行，導(dǎo)致有些員工根本不清楚企業(yè)此次管理活動的推廣，這樣的5S管理效果與結(jié)果可想而知。

4．培訓(xùn)的缺失。5S的理念不甚復(fù)雜，但如果要充分理解其中的含義以及操作方法，沒有有效的培訓(xùn)是無法做到的。然而，不少企業(yè)往往只是象征性地培訓(xùn)一下就急急上馬，導(dǎo)致在執(zhí)行的過程中出現(xiàn)了員工無法說出哪5個S的尷尬局面。筆者甚至見到過一個很有意思的情況，某企業(yè)的5S檢查者在筆者問他“什么是5S”時，該位負(fù)責(zé)人居然只能結(jié)結(jié)巴巴地答上4個S，更別提每個S所包含的真正內(nèi)容與執(zhí)行要點了。事后才了解到該負(fù)責(zé)人是中途接手該項目的管理的，因此導(dǎo)致該企業(yè)的5S管理一團(tuán)糟，只是有個形式的存在而已。有些時候，員工對5個S均能倒背如流，但問及其具體的含義以及如何操作時，卻說不出個所以然，這也表明培訓(xùn)只是淺層次地完成了而已。為了有效解決該類問題，企業(yè)在進(jìn)行5S培訓(xùn)的時候最好除了理論方面的知識培訓(xùn)外，還需要有足夠的實踐培訓(xùn)或現(xiàn)場示范培訓(xùn)，讓員工真正懂得如何理解并做好每一個S，從而避免浮于表面。

5．“不舍得”心態(tài)。在“整理”環(huán)節(jié)，企業(yè)因長期未有效整理，出現(xiàn)了多年使用不上的物品堆積在一起的情況，結(jié)果在整理時才發(fā)現(xiàn)有著如此之多的物品。但在處理時，卻覺得“這個可能用得上，那個丟棄了可惜”的心態(tài)，結(jié)果整理之后發(fā)現(xiàn)，情況并未改觀，還是有那么多閑置的物品需要占用空間，并未做到有效地整理，之后的整頓效果也大打折扣。

6．沒能有效堅持。5S的管理貴在持之以恒，如果只是“三分鐘熱度”，那最終的結(jié)果必然是失敗的。因為在執(zhí)行過程當(dāng)中有著諸多的細(xì)節(jié)管理與糾正，需要極大的耐心與堅持。在5S的執(zhí)行過程當(dāng)中，會遇到很多的困難與阻力，比如多次培訓(xùn)效果不佳、糾正整改的配合不力，覺得枯燥無味等，如果無法有效堅持，那前面所有的工作均會失去意義，局面得不到有效地改觀。相反如果能有效地堅持下去，隨著良好習(xí)慣的形成以及意識的提高，企業(yè)整體工作環(huán)境水平、人員素質(zhì)、工作效率均將能得到極大地改善。

三、如何有效地在企業(yè)當(dāng)中推行5S?

由該企業(yè)5S管理推行過程中出現(xiàn)的問題及經(jīng)驗可知，5S的理念比較簡單，但要引進(jìn)并使之全面發(fā)揮其作用卻不簡單，必須有一套科學(xué)有效的管理模式與方法。

1．首先，需要取得單位最高領(lǐng)導(dǎo)的支持，這是5S在企業(yè)推行成功的前提。因為在推行5S的過程當(dāng)中，推行者需要來自于各部門全方位的配合，而推行者往往又與該些部門的負(fù)責(zé)人處于同等級別的位置，在推行當(dāng)中難免會碰到來自于這些部門員工甚至領(lǐng)導(dǎo)人的阻力，只有來自于高層的支持，才能讓整個管理系統(tǒng)順利有序地推進(jìn)。

2．宣傳與造勢

5S管理體系的推進(jìn)與實施需要全員參與，而在推行前的宣傳與造勢則尤為重要，通過該階段的工作，讓整個企業(yè)所有員工均感受到5S推行的必要與緊迫性，提高其參與的興趣。同時，也會在企業(yè)當(dāng)中營造一種積極向上的氛圍。該宣傳與造勢，可請企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)在高級別的會議上進(jìn)行宣導(dǎo)與要求，或者在全單位召開專題會議，同時在其他層次會議由具體負(fù)責(zé)5S的負(fù)責(zé)人進(jìn)行分享與信息傳遞與宣傳，結(jié)合會議的宣傳與分享，還可在企業(yè)的宣傳欄進(jìn)行公布或在企業(yè)范圍內(nèi)采用電子郵件、微信、懸掛橫幅或其他有效方式進(jìn)行宣傳。

3．培訓(xùn)

在宣傳工作完成后，培訓(xùn)便成為了一下階段的重要任務(wù)。該階段的培訓(xùn)，可分為三級進(jìn)行，首先是企業(yè)級，再是部門級，然后是班組級。企業(yè)級的5S培訓(xùn)對象為各部門該項目的負(fù)責(zé)人，其在接受培訓(xùn)后尚需要對本部門班組負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，以此類推，直至所有人員均接受了培訓(xùn)，為接下來的推行打下良好的基礎(chǔ)。

4．組建推行小組

企業(yè)5S的推行并非某個部門的事，需要各部門積極參與。因此，在培訓(xùn)完成后，需要組建一個專門推行小組，該小組成員來自于企業(yè)主要的部門，同時該小組成員也是日后進(jìn)行5S管理小組的成員。

5．制定推行計劃與管理制度

推行小組成立后，小組成員應(yīng)該共同制定相關(guān)的5S在本企業(yè)的推行計劃、以及相應(yīng)的管理制度，報最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，形成企業(yè)管理文件，成為企業(yè)5S管理之依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)。該制度需要考慮以鼓勵為主，懲罰為輔，同時提供相應(yīng)的員工參與的機(jī)會，比如設(shè)立合理化建議的平臺，讓員工參與進(jìn)來，同時形成持續(xù)改善匯報制度，讓5S的管理保持持續(xù)改善、有效提高。

6．推行以及檢查

執(zhí)行推行小組制定的計劃，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行5S管理體系的推行，依每個S的要求與方法逐步進(jìn)行工作開展。在此過程中，項目負(fù)責(zé)人以及小組成員需要提供必要的支持與指導(dǎo)及要求，進(jìn)行有效地指導(dǎo)、監(jiān)督甚至示范，確保項目的順利進(jìn)行。同時，為保證項目的有力推進(jìn)，需要在企業(yè)設(shè)立看板，進(jìn)行看板管理。對各部門的成績與問題進(jìn)行公示與報道。因為5S管理是一個循環(huán)往復(fù)的過程，因此做好日常的工作檢查與指導(dǎo)必不可少。不定期的巡視檢查與糾正，可由項目負(fù)責(zé)人或其指派者進(jìn)行。定期的檢查則由項目小組完成，形成對該項目推動與執(zhí)行的考評參考依據(jù)。一般而言，在推行的初期，定期的檢查頻率可適當(dāng)安排緊密些，比如一周一次，隨著人員意識以及習(xí)慣的形成，之后的檢查周期可適當(dāng)放寬至兩周或四周。

多年的實踐證明，5S是一個企業(yè)管理的利器，能有效提高工作效率與產(chǎn)品品質(zhì)，確保產(chǎn)品交期并形成良好工作習(xí)慣，提高人員素養(yǎng)，有效預(yù)防安全事件的發(fā)生，于企業(yè)、于員工均能獲益。但推行5S管理并非一朝一夕之功，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門、員工充分理解，把握其精髓，務(wù)實創(chuàng)新，貴在堅持，真正使企業(yè)的綜合管理水平躍上新的臺階！

[1]于麗．淺談水電廠7S管理[J]．企業(yè)管理，2016（12）．

[2]徐飛． 6S管理在中核運(yùn)行秦山三廠的應(yīng)用及創(chuàng)新[J]．企業(yè)管理，2016（12）．

[3]趙梓同．6S管理視域下公司的現(xiàn)代化發(fā)展路徑研究[J]．經(jīng)營管理者，2016（7）．

（作者單位：廣東理工學(xué)院）