采用信息手段實(shí)現(xiàn)圖書館的精細(xì)化管理

唐耿懷

龍口市圖書館

采用信息手段實(shí)現(xiàn)圖書館的精細(xì)化管理

唐耿懷

龍口市圖書館

隨著信息時代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都實(shí)現(xiàn)了信息化，圖書館是一個重要的公共服務(wù)場所，是豐富人們的精神文化生活的重要陣地，在精神文明建設(shè)不斷推進(jìn)的過程中，應(yīng)該要積極加強(qiáng)對圖書館管理的創(chuàng)新，結(jié)合時代特征，利用信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等，為圖書館的精細(xì)化管理和高效管理奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。本文對信息時代圖書館精細(xì)化管理的必要性和改革策略進(jìn)行分析和探討，旨在為圖書館轉(zhuǎn)型發(fā)展提供理論依據(jù)。

圖書館；信息管理；高效管理；策略

引言

圖書館是為人們提供精神食糧的場所，各地都在加強(qiáng)公共圖書館的建設(shè)，旨在為人們提供良好的閱讀場所。隨著信息時代的快速發(fā)展，圖書館的管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，產(chǎn)生了一種全新的管理模式。精細(xì)化管理與信息化管理的結(jié)合，可以使得圖書館的管理水平得到快速提升，精細(xì)化管理又稱作零缺陷管理，是上世紀(jì)五十年代日本企業(yè)管理中的一種全新理念，該理念認(rèn)為管理是由很多細(xì)節(jié)構(gòu)成的，在管理過程中，應(yīng)該要注重每一個細(xì)節(jié)，要爭取在細(xì)節(jié)上取得最優(yōu)，并且不斷改進(jìn)和完善，使得整體管理水平得到提升。在信息時代，圖書館的發(fā)展過程中加強(qiáng)對精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，可以提高圖書館的管理效率，促進(jìn)圖書館管理過程中的各項(xiàng)工作得以準(zhǔn)確及時地完成。比如建立信息管理系統(tǒng)，使得圖書館的圖書資源檔案得到有序管理，并且還可以借助信息化手段，為人們提供更多信息資源，便于人們利用新媒體平臺進(jìn)行查閱。當(dāng)前圖書館管理過程中的信息化水平還不夠高，對精細(xì)化管理產(chǎn)生很大影響，很多圖書館圖書館管理人員在進(jìn)行管理的過程中對信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低，最終導(dǎo)致圖書館不全面、不規(guī)范，對圖書館的發(fā)展有很大的阻礙作用。

一、圖書館精細(xì)化管理的必要性

圖書館管理方法的創(chuàng)新是對圖書館管理工作效率進(jìn)行提升的一個重要措施，當(dāng)前很多圖書館雖然在努力加強(qiáng)對管理模式的改進(jìn)，積極制定圖書館管理的規(guī)章制度，對圖書館的各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，但公共圖書館在長期發(fā)展過程中所形成的諸多問題，并不能一時得以解決。精細(xì)化管理是圖書館管理過程中的一個重要步驟，關(guān)鍵是做到責(zé)任的落實(shí)，只有將圖書館管理目標(biāo)明確化、具體化，才能讓圖書館管理人員對自己肩負(fù)的責(zé)任更加清晰，才能將各種任務(wù)落實(shí)到每一個環(huán)節(jié)，從細(xì)節(jié)上加強(qiáng)對工作狀態(tài)的控制，提高整體管理水平。因此，在圖書館圖書館精細(xì)化管理過程中必須要做到目標(biāo)化管理，應(yīng)做好清晰的圖書館發(fā)展的規(guī)劃。隨著當(dāng)前精神文明建設(shè)的不斷推進(jìn)，圖書館對工作人員的要求越來越高，而且也需要更多專業(yè)化人員充實(shí)圖書館管理人員的隊伍，因此圖書館的工作人員不斷增加，尤其是一些大型的公共圖書館，其服務(wù)類別不斷拓展，服務(wù)的輻射范圍也不斷擴(kuò)大，各類工作人員數(shù)量增加，圖書館應(yīng)該要建立一套精細(xì)化的發(fā)展規(guī)劃。精細(xì)化管理是圖書館發(fā)展的必由之路，實(shí)施精細(xì)化管理，最大限度地發(fā)揮和強(qiáng)化圖書館的職能作用，使得用戶日益增長的信息需求得以滿足。此外，精細(xì)化管理也是提高圖書館服務(wù)質(zhì)量的必經(jīng)之路。讀者服務(wù)工作是圖書館一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，隨著圖書館的設(shè)施不斷現(xiàn)代化，服務(wù)也變得更加多元化，圖書館的服務(wù)能力必須要不斷提升，實(shí)行精細(xì)化管理，可以使得信息化技術(shù)在圖書館管理過程中的應(yīng)用更加深入，而且使得服務(wù)工作不斷量化、規(guī)范化，使得圖書館服務(wù)工作質(zhì)量得到提升，讀者更加滿意。

二、信息時代圖書館管理策略

（一）建立精細(xì)化的文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫

由于圖書館的服務(wù)方式不斷拓展，輻射范圍不斷擴(kuò)大，閱讀人群數(shù)量不斷增加，因此圖書館必須要豐富館藏資源，要增加圖書、電子信息等，使得群眾能夠從圖書館中獲取更多有用的信息。傳統(tǒng)的粗放式管理模式對現(xiàn)在已經(jīng)不再適用，在信息化時代進(jìn)行圖書館管理，應(yīng)該要通過數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的文獻(xiàn)資源信息數(shù)據(jù)庫，對圖書館的文獻(xiàn)資源進(jìn)行集中化管理。文獻(xiàn)資源信息數(shù)據(jù)庫是圖書館管理的中心，針對不同類別的文獻(xiàn)資源應(yīng)該要建立不同的存儲空間，每一個存儲空間又要進(jìn)一步分區(qū)，比如按照文獻(xiàn)資源的格式、文獻(xiàn)資源的形成時間、文獻(xiàn)資源的等級等進(jìn)行分區(qū)，再對各類文獻(xiàn)資源進(jìn)行分類，將其填入到不同的分區(qū)中，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理和控制。比如在圖書館管理過程中，可以按照傳統(tǒng)紙質(zhì)書籍和電子檔案進(jìn)行整體分類，在紙質(zhì)書籍中，又要根據(jù)書籍的類別進(jìn)行分類，放置在不同的書架上，在圖書館管理系統(tǒng)中要對各類書籍的放置位置進(jìn)行匯總，便于查詢。在電子檔案中也要按照類似的方法進(jìn)行分類，按照資源的類別進(jìn)行分類，然后存儲在不同的數(shù)據(jù)庫中，在電子圖書館上進(jìn)行展示，便于人們借助信息技術(shù)手段對各種資料進(jìn)行查閱。文獻(xiàn)資源信息化管理過程中應(yīng)該要實(shí)現(xiàn)自動查詢和統(tǒng)計，查詢功能包括文獻(xiàn)資源查找、模糊查找、精細(xì)查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括文獻(xiàn)資源統(tǒng)計、數(shù)量、各類材料統(tǒng)計等功能，要對這兩種功能進(jìn)行完善，從而使得圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員能夠?qū)D書館館藏資源的基本情況有所了解，從而對各種資源進(jìn)行盤活利用。

以某圖書館為例，該圖書館為市公共圖書館，文獻(xiàn)資源數(shù)量較多，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)不再適用，圖書館管理過程中正在逐漸實(shí)現(xiàn)完全信息化，配置了很多信息設(shè)備，該圖書館對圖書館自動化管理功能進(jìn)行完善，開發(fā)圖書館信息管理系統(tǒng)，對文獻(xiàn)資源目錄進(jìn)行管理，包括文獻(xiàn)資源類號、序號，形成材料的時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等詳細(xì)信息都在系統(tǒng)中匯總，可以通過計算機(jī)軟件自動生成目錄和超鏈接，點(diǎn)擊相關(guān)的目錄就可以直接轉(zhuǎn)到相應(yīng)的信息目錄下，對各種文獻(xiàn)資源進(jìn)行查看。

（二）建立規(guī)范的圖書館管理制度

在信息化時代背景，應(yīng)該要對傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行改革，要結(jié)合信息化時代的背景特征，對圖書館的管理制度進(jìn)行重新制定，從而使得圖書館的管理水平得到有效提升，能夠?qū)D書館的各個部門的人員進(jìn)行管理。

首先，應(yīng)該要對圖書館信息管理制度進(jìn)行完善，在圖書館的各個部門要逐漸推行信息化工作模式，圖書館管理人員要學(xué)會盡快接觸各種信息系統(tǒng)，采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文獻(xiàn)信息、電子信息等方面的歸納、整理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，對圖書館管理過程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。對于圖書館現(xiàn)有的工作人員，應(yīng)該要引導(dǎo)他們加強(qiáng)對新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并且要對其進(jìn)行考核，經(jīng)過多次考核不合格的人員，可以對其工作崗位進(jìn)行調(diào)整。對于新招聘的工作人員，應(yīng)該要加強(qiáng)對其信息技術(shù)、管理水平等方面的綜合考核，確保其滿足不同崗位的需求之后經(jīng)過實(shí)習(xí)，實(shí)習(xí)合格之后方可入職。

其次，要加強(qiáng)圖書館信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理。比如在日常工作中要加強(qiáng)對各種計算機(jī)設(shè)備的配備，要加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè)。尤其是各種通信設(shè)備、計算機(jī)設(shè)備等硬件設(shè)備，是進(jìn)行信息化管理的基礎(chǔ)，在圖書館管理過程中實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)該要對各種管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，應(yīng)該要根據(jù)圖書館信息化管理的要求對計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行配備，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等，在這個過程中應(yīng)該要爭取更多上級財政的支持，圖書館管理部門要將需要的設(shè)備羅列出來，向上級部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)之后與采購部門進(jìn)行溝通，對工作中所需要的各種硬件設(shè)備進(jìn)行采購和配置。

第三，要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，完善用戶服務(wù)管理制度。“大數(shù)據(jù)”時代的信息管理要為圖書館提供完整、準(zhǔn)確、及時的信息數(shù)據(jù)，因此要建立精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，按照用戶的信息需求以及檢索行為，從海量檔案數(shù)據(jù)中及時精準(zhǔn)地找到用戶所需的信息和數(shù)據(jù)，并且將這些信息和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給用戶，使得用戶獲得更加精準(zhǔn)的服務(wù)。

結(jié)語

綜上所述，圖書館管理創(chuàng)新是圖書館發(fā)展過程中的一個重要內(nèi)容，在傳統(tǒng)的管理過程中主要采用人工管理方式，很容易出錯，也容易導(dǎo)致一些文獻(xiàn)資源的丟失。隨著信息時代的快速發(fā)展，圖書館面臨的挑戰(zhàn)越來越大，管理信息化是圖書館檔案發(fā)展的一個重要趨勢，為了提高人事檔案的管理效率和精細(xì)化程度，減少管理過程中的出錯率，在圖書館的圖書館管理過程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)，加強(qiáng)對各種信息技術(shù)、通信技術(shù)的應(yīng)用，完善信息化管理制度，提高圖書館管理過程中的信息化水平。

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唐耿懷（1963-），男，山東省龍口人，龍口市圖書館，大本，館員，研究方向：圖書館管理。