試析事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

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試析事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

由于信息技術(shù)迅速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的信息化檔案管理也成為一個(gè)重要課題。主要針對(duì)事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展問(wèn)題展開(kāi)研究，分析事業(yè)單位檔案管理信息化的重要作用，提出了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展對(duì)策，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展提供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

在當(dāng)前信息化建設(shè)迅速發(fā)展的情況下，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息轉(zhuǎn)換，為事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，因此，能夠方便、快捷的查詢檔案文件，已經(jīng)成為事業(yè)單位工作的重要任務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1.1 提升檔案信息保存永久性

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式主要是利用紙質(zhì)的檔案進(jìn)行信息保存。紙質(zhì)檔案同時(shí)存在一些弊端，其一是不便于查詢，其二是很容易受到環(huán)境的影響，在潮濕的環(huán)境下紙質(zhì)檔案很容易發(fā)霉，一旦紙質(zhì)檔案發(fā)霉，會(huì)造成檔案信息消失。隨著實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行備份檔案信息，同時(shí)在電子磁盤中將檔案信息儲(chǔ)存，提升了檔案信息存儲(chǔ)的永久性。

1.2 提升檔案信息查詢效率

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作是比較繁瑣的，在進(jìn)行檔案信息使用、查詢時(shí)，程序十分繁瑣和復(fù)雜。利用信息化手段對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理后，檔案管理人員就能夠通過(guò)搜索關(guān)鍵詞匯對(duì)查詢的檔案信息進(jìn)行及時(shí)查找，進(jìn)一步提高了工作效率。

2 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

為了更好地做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能發(fā)揮著十分重要的作用。因此，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)與專業(yè)技能的培訓(xùn)，使他們能夠不斷提升對(duì)計(jì)算機(jī)和信息平臺(tái)的應(yīng)用能力，進(jìn)而提升綜合素質(zhì)，為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化順利發(fā)展，提供人才保障。

2.2 加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入力度

為了更好地對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中所應(yīng)用的信息化硬件、軟件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，必須不斷地加大資金投入力度，確保檔案管理工作有效開(kāi)展，不斷規(guī)范和完善事業(yè)單位檔案管理工作，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)

在逐步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展中，必須加強(qiáng)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)力度，對(duì)所需應(yīng)用軟件要及時(shí)的進(jìn)行配備、更新與開(kāi)發(fā)，更好地對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展起到促進(jìn)作用，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)有效推進(jìn)。

2.4 加強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

構(gòu)建完善的事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)，目的是為廣大的檔案信息需求者提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)檔案管理信息平臺(tái)加強(qiáng)宣傳與推廣，進(jìn)一步提升檔案管理信息化平臺(tái)影響力。同時(shí)，還要向一些比較先進(jìn)的檔案信息管理單位和部門，借鑒和學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，從而提升信息化檔案管理水平及工作效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化高效發(fā)展。

3 小 結(jié)

為了更好地適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，加快事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展是時(shí)代背景下檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)規(guī)范和完善事業(yè)單位人才管理機(jī)制具有重大的意義。新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)需要不斷適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)，這樣才能確保對(duì)未來(lái)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的多元化發(fā)展。

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[2] 李紅.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2013，(7).

[3] 粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013.

[4] 林華.信息時(shí)代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010，(21).

2016-12-24

劉洋(1982-)，女，碩士研究生，研究方向：檔案管理。

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1008-3383(2017)05-0212-01