ERP系統(tǒng)在科研項目管理中的應用

莊純才（中國石油集團長城鉆探工程有限公司工程技術(shù)研究院，遼寧 盤錦 124010）

ERP系統(tǒng)在科研項目管理中的應用

莊純才（中國石油集團長城鉆探工程有限公司工程技術(shù)研究院，遼寧 盤錦 124010）

隨著人工智能的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理也向著信息化、精細化邁進。以往的科研項目管理主要是以書面審批形式完成，從項目創(chuàng)建、經(jīng)費審批、服務需求計劃提報等都需要找不同審批人依次進行審核，而且存檔材料隨著時間的推移也容易出現(xiàn)丟失和損壞，給科研管理人員增加了不少負擔。ERP科研管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，從項目運行的不同環(huán)節(jié)依次進行審批的遞推，并且形成電子痕跡，方便了不同客戶不同需求的審查，同時對科研項目運行中發(fā)生的服務產(chǎn)品采購和物資需求等重要環(huán)節(jié)進行全過程管控。

ERP系統(tǒng)；科研管理；產(chǎn)品采購；物資需求

企業(yè)ERP管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)管理的運行模式。它是一個在全公司范圍內(nèi)應用的、高度集成的系統(tǒng)，覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應生產(chǎn)等管理工作，通過優(yōu)化企業(yè)資源達到資源效益最大化。目前，在科研項目管理中也發(fā)揮著重要作用。

1 ERP系統(tǒng)在科研項目創(chuàng)建和經(jīng)費管控中的應用

項目管理科經(jīng)費管理崗接收簽訂的計劃任務書后，線下按固定的格式整理完成科技項目的課題和專題清單，并導入系統(tǒng)，系統(tǒng)提供線上修改功能，可對導入的數(shù)據(jù)進行新增，修改，刪除等操作，地區(qū)公司科技處經(jīng)費管理崗需將課題拆分成專題，系統(tǒng)自動通過模板復制經(jīng)費結(jié)構(gòu)到專題下。

科技項目立項完成后，項目結(jié)構(gòu)，課題預算（年度預算），專題預算（年度預算），系統(tǒng)已生成，經(jīng)費管理崗需維護專題的經(jīng)費結(jié)構(gòu)預算，并報相關(guān)部門審批。待審批通過后，項目經(jīng)費結(jié)構(gòu)預算生成，后續(xù)可發(fā)生費用支出的財務入賬。若經(jīng)費結(jié)構(gòu)預算有部分追加，部分返回，需要維護結(jié)構(gòu)追加值和返回值，提交經(jīng)費管理崗審批，待審批完成后，預算的調(diào)整方能生效。同時，若金額超過單項科目預算，系統(tǒng)自動不讓通過，從而實現(xiàn)經(jīng)費的管控。

2 ERP系統(tǒng)在科研服務采購全過程管控中的應用

ERP系統(tǒng)在服務采購中的應用主要分為以下三個方面；

2.1 科研項目服務需求計劃提報：

項目管理崗根據(jù)項目組實際需求編輯錄入服務需求計劃，并提報審批。對地區(qū)公司和地區(qū)公司以上級科研項目，服務需求計劃由二級單位科技管理部門科長完成一級審批，此后二級單位科技管理部門主管領(lǐng)導進行審批，二級審批通過后，地區(qū)公司經(jīng)費管理崗完成審批，三級審批通過后，地區(qū)公司主管領(lǐng)導完成四級審批。對于地區(qū)公司二級單位項目,二級單位科技管理部門科長和二級單位科技管理部門主管領(lǐng)導批準后即完成審批。

2.2 科研項目服務采購訂單創(chuàng)建：

對于已完成審批后的服務需求計劃，需要在ERP系統(tǒng)中根據(jù)實際簽訂的合同完成采購訂單的創(chuàng)建，創(chuàng)建中需要錄入合同的金額、合同相對人、合同履行期限等相關(guān)信息。

2.3 科研項目服務采購訂單確認：

當科研項目中簽訂的采購合同完成驗收后，需要在系統(tǒng)中進行服務訂單確認，此時需要填寫本次付款的金額、合同相對人、稅率等，此操作步驟完成后，方可在財務系統(tǒng)中進行入賬。

3 ERP系統(tǒng)在科研物資需求管理中的應用

項目中凡是需要簽訂合同的物資（包括設備），項目管理崗都需要編輯錄入統(tǒng)購物資自采物資統(tǒng)購設備需求計劃，并提報審批。審批后自動提報物資采購管理部門，審批后，由物資采購管理部門對提報的物資計劃統(tǒng)一進行采購。

對地區(qū)公司和地區(qū)公司以上級科研項目，物資需求計劃由二級單位科技管理部門項目管理崗編輯錄入物資需求計劃，并提報審批，二級單位科技管理部門科長完成一級審批，此后二級單位科技管理部門主管領(lǐng)導進行審批，二級審批通過后，地區(qū)公司經(jīng)費管理崗完成審批，三級審批通過后，地區(qū)公司主管領(lǐng)導完成四級審批。對設備類需求計劃，裝備部裝備配置科完成五級審批。

4 結(jié)語

（1）ERP系統(tǒng)簡化了工作流程，規(guī)范了基礎(chǔ)管理工作：在審批流程上避免了紙質(zhì)審批的繁瑣，在經(jīng)費預算管控上，真正實現(xiàn)了分額不差的預算控制。

（2）ERP系統(tǒng)使科研項目管理更加精細化、合規(guī)化，同時降低了成本：根據(jù)計劃任務書，分別制定出物資需求計劃和服務采購計劃，并科學地建立各類物資儲備定額，加強物資庫存管理，同時加強物資的出入庫檢驗和庫存盤點等以減少物資損耗，可大大減少物資儲備和浪費。

（3）ERP系統(tǒng)滿足了信息共享、傳遞，減少了紙張的使用：通過信息及時、完整、準確的傳遞與共享，在提高工作效率的同時可極大降低管理打印費用，利用網(wǎng)上信息的傳遞、集成與共享，部分管理業(yè)務已實現(xiàn)無紙辦公上ERP后，各部門可節(jié)約50%左右的信息打印輸出，年節(jié)省可觀的打印費用。

莊純才，工程師，2008年畢業(yè)于東北石油大學石油工程專業(yè)。現(xiàn)在中國石油集團長城鉆探工程有限公司工程技術(shù)研究院從事科研管理工作。