金屬鎂一體化項目工程檔案管理措施及探討

張艷蕊(中咨工程有限公司，北京 100044)

金屬鎂一體化項目工程檔案管理措施及探討

張艷蕊(中咨工程有限公司，北京 100044)

金屬鎂一體化項目是青海柴達木循環(huán)經濟試驗區(qū)重點投資項目，以金屬鎂為主導產品，衍生其它九個產品為輔的產業(yè)集群，新建11個裝置及公輔工程，項目規(guī)模之大、投資之大、關聯(lián)度之高、跨行業(yè)、跨地區(qū)給項目管理帶來極大的挑戰(zhàn)，同時也給工程項目檔案資料管理提出了更高的要求。

工程檔案;促進工程建設;措施

金屬鎂一體化項目建設是依托柴達木盆地豐富的礦產資源，是青海投資重點項目，以金屬鎂為主導產品，衍生其它九個產品為輔的產業(yè)集群，該項目在鹽湖地區(qū)構筑“主題鮮明、特色突出”的循環(huán)經濟產業(yè)鏈，涵蓋了鹽化工、煤化工、有色冶金等多產業(yè)間融合發(fā)展。由于項目規(guī)模之大、關聯(lián)度之高、跨行業(yè)、跨地區(qū)給項目管理帶來極大的挑戰(zhàn)，項目確立了IPMT聯(lián)合管理新模式，通過這種新的項目管理模式，達到優(yōu)化工程組織，確保安全，提高工程質量，減少投資費用，加快工程進度，有力推動金屬鎂一體化重大工程項目實現(xiàn)又好又快的建設，同時給整個工程資料檔案資料管理提出了更高的要求。

1 建立組織機構、明確部門及崗位職責

(1)項目建設伊始，青海鹽湖金屬鎂一體化項目IPMT聯(lián)合建設指揮部成立了文檔控制中心，項目根據(jù)職能劃分為項目檔案管理中心和過程文檔控制中心，項目檔案管理中心設置到指揮部總工辦檔案室，過程文檔控制中心設立在11個裝置項目部。

(2)部門職責及崗位職責 ①文控中心部門職責：制定項目各階段文檔管理程序文件；負責項目文檔管理程序文件的維護和適時更新；在項目初期和項目實施過程中在文檔控制中心內部組織各類業(yè)務培訓；定期產生、制作各類文檔狀態(tài)、文檔管理報表，以滿足項目各類需要；定期召開分包商文檔控制中心會議，對新規(guī)定、新問題對分包商進行講解和宣貫；向各分包商提出項目交工文件編制要求，提供相關的咨詢、指導、培訓等。②文控崗位職責：負責項目相關文件硬拷貝和電子版的檢查、發(fā)布、傳遞、整理和存檔等工作；負責制作本組文件管理的各類報表；負責各組硬拷貝文件歸檔工作；負責組織、檢查范圍內分包商交工文件的編制、整理工作；配合完成項目交工文件的歸檔工作；負責前期文件的整理、歸檔工作；負責項目竣工文件及竣工驗收文件歸檔工作。

2 文檔控制中心界面關系

文檔控制中心在文檔管理的界面主要有兩類：對內界面和對外界面。對內界面關系：文檔控制中心是內部文件傳遞的樞紐，所有項目正式文件，都必須經過文檔控制中心的檢查、認可，方可發(fā)布成為正式文件，各部門之間的正式文件傳遞原則上都要以文檔控制中心為樞紐。對外界面關系：建設單位與設計單位(總體院和設計分包商)、監(jiān)理單位、EPC總包、施工分包商、供貨商、第三方檢驗等界面關系，所有項目正式文件，都必須經過過程文檔控制中心的檢查、認可，方可發(fā)布成為正式文件。

3 搭建文檔管理體系并嚴格執(zhí)行

體系搭建階段是項目文檔管理工作各階段中最重要的階段，只有從文檔一體化角度出發(fā)，根據(jù)國家及相關行業(yè)標準，綜合青海鹽湖工業(yè)股份有限公司要求及青海鹽湖鎂業(yè)有限公司現(xiàn)狀，搭建符合青海鹽湖金屬鎂一體化項目實際情況，在全項目執(zhí)行計劃下，初步建立項目文檔控制的執(zhí)行計劃和策略，也就是項目文件體系的框架；與項目管理層就文件管理策略進行溝通，達成共識；與項目內部各部門深入溝通，了解各部門的工作流程，共同策劃各類文件的流轉流程，從而搭建起整個項目文件管理體系。嚴格執(zhí)行項目文檔管理體系文件，對項目內部人員進行文檔管理理念、目標、策略和體系文件的宣貫；與監(jiān)理單位就文件管理的思路，方法進行溝通，在對項目分包商、設計單位、供貨商發(fā)布有關基礎設計和EPC項目文檔管理的各類程序文件的同時，并在進場前進行文檔管理培訓；負責組織、檢查承包商工程資料編制、收集情況；對分包商進行交工資料收集、整理、編制的培訓；有關規(guī)定及相關行業(yè)標準懸掛上墻，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化，在文檔的管理過程中發(fā)揮了較好的作用。

4 檔案的安全保管和提供利用

為實現(xiàn)檔案的安全保管，公司專門設立了檔案庫房，面積為720平方米，檔案柜6組102列，安裝了防盜門、防盜窗、遮光窗簾，放置了溫濕度計、防火器材、鼠藥，達到了檔案室防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的“八防”的要求，保證了檔案的安全存放，使檔案在管理、監(jiān)測方面有了可靠的物質保障。檔案管理人員所配備的電腦均設有密碼，非工作人員不得使用。庫房設有專職人員每天上班負責檢查登記庫房溫濕度，下班負責關閉門窗及電源。本項目檔案裝具也均采用無酸材質，符合國家標準。鎂業(yè)公司以積極開發(fā)檔案的利用價值為落腳點，為提高檔案的查準率和查全率，編制了該項目檔案案卷目錄、卷內目錄、全引目錄等檢索工具，建立了借閱臺賬和利用登記薄，截至目前先后為相關部門提供了大量的文字、圖紙等檔案資料，借閱人次達1998人次，檔案的利用效果良好，為公司業(yè)務發(fā)展提供了快捷、方便、有效的服務。

5 結語

總之，通過金屬鎂一體化項目5年的大型項目群工程建設，充分認識到資料檔案管理工作是工程建設期的一項重要的基礎性工作，必須有一整套行之有效的檔案管理機制，嚴格控制項目建設過程中資料檔案的管理流程，才能確保工程建設期間檔案材料的齊全完整與準確，充分發(fā)揮其在企業(yè)生產經營建設可持續(xù)發(fā)展中的無可比擬作用。

[1]趙紅雨.重大建設項目檔案精細化管理初探[J].機電兵船檔案， 2016，(05).

[2]何冀華.做好重大建設項目檔案管理的“三個超前介入”和“三抓”[J].科技信息.2014，(14).