淺析提高高校綜合秘書工作效率的途徑

程曉芳

【摘要】隨著當前我國高等教育的不斷發(fā)展，高校綜合秘書作為高校院系工作的基層工作者，是院系領導的參謀與助手，是教師與領導進行溝通的橋梁，是院系管理的重要力量，對推進院系工作有效開展起著十分重要的作用，本文從三方面入手探討如何提高高校綜合秘書工作效率。

【關鍵詞】高校綜合秘書 工作效率 工作職責

一、轉變工作觀念，明晰綜合秘書的工作職責

當前很多人對秘書工作依舊持有偏見，覺得就是從事接電話、寫文件等機械性的工作，只有無法勝任高校教學工作的人才會做綜合秘書的工作，因此很多人在綜合秘書的崗位上常常抱有消極工作態(tài)度，從而使得工作效率很難得到有效提升，因此，要想提升高校綜合秘書工作就應當首先轉變觀念，認識到綜合秘書在整個高校教育教學過程中的重要性，意識到高校秘書工作雖然很繁瑣很辛苦，但是卻很光榮，要真正意識到自身的責任和價值，從而才能夠全身心投入到工作中來。

其次，高校綜合秘書還應當明晰自身的職責，對于綜合秘書來說，其職責主要有以下幾點：第一，高校文書工作，也是最為基礎性和前提性的工作，比如草擬、校核以及呈送相關文件等；第二，人事工作，即對高校所有教師進行考勤，并對相關獎懲以及職稱評聘等工作負責；第三，會議工作，即包括會前準備、會中調度和會后文件整理等工作；第四，檔案管理工作，對院系檔案進行及時的收集、整理并進行妥善保管；第五，日常事務性工作，協(xié)助領導完成其他方面的工作并做好日常的辦公室維護等。只有明晰了綜合秘書的職責才能夠使得工作更加有針對性，工作效率才會得到進一步的提升。

二、不斷學習，加強自身修養(yǎng)

首先，高校綜合秘書死異鄉(xiāng)具有政策性的工作，為了更好地貫徹黨的方針政策，所有的高校綜合秘書都應當有較高的理論修養(yǎng)以及政治敏感性，要對社會主義基本理論有所熟悉，從而使得秘書工作的系統(tǒng)性、原則性、創(chuàng)造性以及預見性得到加強。

其次，當前我國高校很多綜合秘書都不是專業(yè)出身，為了提升自身的綜合素質加強自身的修養(yǎng)，應當在工作之余努力學習經(jīng)濟學、法學、管理學、檔案學、計算機等相關知識，不斷拓展自身知識面，使得自己掌握的知識越來越多，只有這樣在工作的過程中才會掌握主動權，在工作中表現(xiàn)的游刃有余，提升自身的工作效率。

再次，要多向其他優(yōu)秀教師和領導學習。當前高校的領導和教師都是某一個行業(yè)或者是領域中的專家學者，有這豐富的實踐經(jīng)驗，綜合秘書和領導之間接觸的比較多，有諸多學習的機會，這就要求高校綜合秘書在工作的過程中要多向他人學習，從而在學習的過程中不斷進步，在實踐的過程中使得自身修養(yǎng)得到不斷提升。

三、完善工作方法，學會統(tǒng)籌安排

高校綜合秘書每天面對的工作量之大超乎想象，面對這些工作，行政秘書應當學會分清主次、看得出輕重緩解，決不能眉毛胡子一把抓，在日常的工作過程中注重對經(jīng)驗進行積累；對領導資源進行靈活的組織和使用，對高校的物力、人力以及信息等資源進行科學的配置；積極主動地制定相關的工作計劃和目標，將所有事情依照輕重緩急進行劃分。比如，如果是要到高校行政樓辦事情，就可以將所有需到行政樓各部門處理的事情都攜帶上，這樣不僅使得秘書工作時間得到節(jié)約，工作效率得到提升，還避免因為疏漏出現(xiàn)工作上的差錯。

另外，還應當進一步加強和教學秘書之間的溝通與聯(lián)系，高校綜合秘書要積極協(xié)助行政秘書相關工作，對其工作要積極配合，只有這樣才能夠從全局出發(fā)做好高校教育教學的服務工作。

四、注重協(xié)調溝通，積極構建良好的人際關系

由于高校綜合秘書自身處于承上啟下的環(huán)節(jié)，起到突出的溝通和交流作用，因此人際關系相對比較復雜，這就要求高校綜合秘書在工作的過程中應當積極處理好自身與其他職能部門之間的關系，要做好與其他部門領導的協(xié)調與溝通工作。

協(xié)調和院系領導之間的關系。因為院系領導層主要是由系主任、系副主任以及總支書構成，因為自身立場存在一定的差異，對問題的看法和態(tài)度也就會有所不同，這就需要高校綜合秘書在其中發(fā)揮潤滑劑的作用，要不搞小圈子，從團結的角度來進行協(xié)調和溝通，從而為高校教育教學營造一個良好的氛圍。

加強與高校各職能部門之間的協(xié)調。高校綜合秘書要做好和學校教務處、人事處以及財務處等職能部門之間的溝通與協(xié)調，在堅持原則性的同時也要做到靈活處理，要將各部門實際遇到的問題及時向領導反饋，真正起到上傳下達的作用。

協(xié)調與兄弟院系之間的關系。隨著當前高校規(guī)模的不斷擴大，高校中各院系之間的聯(lián)系也越來越密切，一些項目和課題的申報往往需要多個院系聯(lián)合才能完成，這就需要高校綜合秘書要做好協(xié)調溝通工作，在各院系之前搭建紐帶和橋梁，為高校教育教學營造團結友好的氛圍。

五、突出人文關懷，營造良好的外部環(huán)境

高校應當積極營造良好氛圍，加強綜合秘書的認同感，通過創(chuàng)新多元化的激勵機制，來積極調動綜合秘書的工作主動性與積極性，使得綜合秘書在工作過程中有更多的認清，能夠更好地投入到工作之中，為高校教育教學進行服務。這就要求高校應當加強對綜合秘書的人文關懷，要為綜合秘書積極創(chuàng)造競爭的平臺和晉升的機會，要真正做到任人唯賢，要加強對綜合秘書的培訓工作，通過培訓深造使得高校綜合秘書工作積極行得到提升的同時，自身的業(yè)務素質以及職業(yè)技能也到提升，使得自身的工作潛力得到最大限度的挖掘，從而使得工作效率得到進一步提高。

六、結束語

綜上所述，高校綜合秘書是整個高校教育教學過程中十分重要、必不可少的重要組成部分，是院系領導的參謀與助手，是教師與領導進行溝通的橋梁，是院系管理的重要力量，對高校各項事務的有效運轉起到至關重要的作用，正因為如此，應當從多方入手提升高校綜合秘書工作效率，不僅要轉變觀念、明晰責任，同時還要不斷充電學習，提升自身的修養(yǎng)，此外高校還應當積極為綜合秘書的發(fā)展提供培訓平臺與機會，使得綜合秘書工作方法能夠得到不斷創(chuàng)新，工作效率得到逐步提升。

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