推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探析

李 然

(佳木斯市疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 佳木斯 154002)

推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探析

李 然

(佳木斯市疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 佳木斯 154002)

推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化已成為事業(yè)單位內(nèi)部管理最為重要的內(nèi)容之一。結(jié)合個(gè)人從事檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化展開粗淺分析與探討。

事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化，不僅能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，提高事業(yè)單位工作的精準(zhǔn)度，還能有效地開展事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，提高事業(yè)單位科學(xué)決策的合理性。所以，事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，已經(jīng)成為提高事業(yè)單位綜合競爭力最有效的途徑。結(jié)合個(gè)人多年從事檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)文獻(xiàn)，對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)剖析，提出推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的幾點(diǎn)建議，以供參考。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案是對歷史情況最為客觀的記錄，也是確鑿的原始材料與歷史證據(jù)。對事業(yè)單位而言，檔案管理工作在事業(yè)管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。事業(yè)單位的檔案材料不僅是事業(yè)單位建設(shè)、發(fā)展的第一手資料，更是評價(jià)事業(yè)單位職工職業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)。通過對事業(yè)單位信息材料的匯總，促進(jìn)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定的發(fā)展；通過對事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用，為事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作提供重要的參考依據(jù)；通過對事業(yè)單位職工個(gè)人檔案的查詢，更加準(zhǔn)確的判斷職工的個(gè)人素質(zhì)與個(gè)人能力，幫助事業(yè)單位的部門領(lǐng)導(dǎo)更加客觀的評價(jià)職工，挖掘優(yōu)秀人才，并對事業(yè)單位的各類人員做出科學(xué)合理的調(diào)整。因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，提高事業(yè)單位職工的工作積極性有著至關(guān)重要的作用。隨著我國事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)量的不斷加大，工作難度的不斷提高，為了更好的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，應(yīng)該持續(xù)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化，只有如此，才能確保事業(yè)單位穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理方式相對落后

雖然大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)采取了電子化檔案管理，但是，仍有個(gè)別單位采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，在檔案查詢過程中要前往特定的地點(diǎn)，在查閱過程中浪費(fèi)大量的時(shí)間，紙質(zhì)資料又容易丟失、破壞，致使檔案資料殘缺不全，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，影響了檔案管理人員的工作效率。

2.2 檔案管理制度不健全

雖然檔案管理人員都是由事業(yè)單位安排的專業(yè)人員，但是，仍有部分事業(yè)單位在檔案管理工作上缺乏健全的管理制度，致使整個(gè)檔案管理工作效率低下，檔案信息錄入錯(cuò)亂、不完整等情況更是屢屢出現(xiàn)，難以保證后期檔案查詢、應(yīng)用工作的順利開展。

2.3 對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識

無論是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，還是事業(yè)單位檔案管理人員，仍有一部分人對檔案管理工作的重視缺乏正確的認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案管理工作在事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展中的重要意義，對事業(yè)單位檔案管理工作的投入力度不足，信息化水平過于低下，檔案管理工作流于形式，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。

3 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的具體措施

3.1 升級檔案管理方式

事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理工作時(shí)應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息保存方式，存儲文字資料、照片、錄像等數(shù)據(jù)，在進(jìn)一步提高檔案管理工作效率的同時(shí)，使檔案管理、信息查閱更加便捷、省力。此外，在檔案管理過程中，還要做好檔案資源的維護(hù)工作，進(jìn)行數(shù)字化掃描，對重要的檔案進(jìn)行備份，并且要嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理工作的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，最大限度的統(tǒng)一并且規(guī)范數(shù)字檔案資源，促進(jìn)檔案資源的共享。目前，我國檔案局針對檔案管理工作，出臺了相應(yīng)的檔案管理行業(yè)準(zhǔn)則，這為規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)作出了巨大的貢獻(xiàn)。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門在前期開發(fā)檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該以此標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端進(jìn)行規(guī)范，讓事業(yè)單位的檔案管理人員參與到OA系統(tǒng)的開發(fā)中，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)與具體需求，打造出與檔案管理軟件無縫對接的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案文檔的一體化管理。

3.2 完善檔案管理制度

事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，挑選責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作者實(shí)施檔案管理工作，并對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力，確保檔案管理工作向規(guī)范化方向不斷發(fā)展。在完善檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展情況構(gòu)建檔案庫館，并做好事業(yè)單位內(nèi)各部門的配合工作，合理劃分檔案管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理工作。根據(jù)國家檔案局出臺的檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)定與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在制定符合檔案管理工作業(yè)務(wù)和管理情況制度時(shí)，明確要求檔案管理工作的歸檔立卷、收集、整理等工作，通過對檔案業(yè)務(wù)文件的管理，確保整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理人員切實(shí)掌握并了解檔案管理制度的相應(yīng)規(guī)范，確保檔案管理制度的順利執(zhí)行。

3.3 增強(qiáng)檔案管理意識

事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理重要性的宣傳與引導(dǎo)，充分運(yùn)用信息傳播手段與多媒體技術(shù)，普及事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化事業(yè)單位職工的檔案意識，真正重視起檔案管理工作，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4 去粗取精，重新組合

在事業(yè)單位檔案管理工作中，存在著許多無用檔案或制作較為粗糙的檔案，這些檔案不僅增加了檔案管理人員的工作數(shù)量，還占據(jù)了大量的檔案管理資源。因此，必須對這些檔案進(jìn)行清理，只保留那些有價(jià)值的檔案，并對檔案資料進(jìn)行重新組卷。這是推進(jìn)事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的第一步。第一，要對檔案進(jìn)行分門別類的清查，將有相互聯(lián)系的文件組合到一起，重新進(jìn)行編碼，制作目錄，確保重新組合之后的檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。第二，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索檔案資料是根據(jù)檔案分類號進(jìn)行的，要做好分類號的制作工作，加強(qiáng)對分類的審查力度，及時(shí)糾正不合理的分類，做到前后標(biāo)引一致，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

4 結(jié)語

檔案管理工作的規(guī)范化，已經(jīng)成為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作最為重要的內(nèi)容之一，它對進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)有著至關(guān)重要的作用。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化已成為事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢。

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Probe into the standardization of archives management in public institutions

LI Ran

(Center for Disease Control and Prevention of Jiamusi, Jiamusi 154002, China)

It is one of the most important contents of the internal management of public institutions to promote the standardization of archives management. Combined with the individual experience of archives management, the standardization of archives management in institutions was analyzed and discussed.

Public institutions; Archives management; Standardization

2017-05-10

李然(1982-)，男，本科，館員。

D630.1

A

1674-8646(2017)14-0120-02