事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析

孫 可

(吉林省食品藥品信息中心(吉林省食品藥品舉報(bào)中心)，長(zhǎng)春 130033)

事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析

孫 可

(吉林省食品藥品信息中心(吉林省食品藥品舉報(bào)中心)，長(zhǎng)春 130033)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位工作中的重要環(huán)節(jié)。想要在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的電子檔案管理，就要積極探尋合適的管理方法，提高工作人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方法在技術(shù)、工作效率方面與電子檔案管理方式相比有很多不足，因此，找到高效的電子檔案管理方法是事業(yè)單位當(dāng)務(wù)之急，它不僅可以提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，還可以提高檔案管理的安全性和傳輸性。通過(guò)分析事業(yè)單位電子檔案管理存在的問(wèn)題，找到合適的檔案管理方法。

事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案

Abstract: With the development of information technology, electronic file management has become an important part of the work of institutions. To achieve a new era of modern electronic file management, we must actively explore the appropriate management methods to improve the efficiency of the staff. Traditional archives management methods have many shortcomings in terms of technology and work efficiency compared with electronic archives management. Therefore, it is imperative to find efficient electronic file management method, which can not only improve the quality of work of institutions, but also improve the security and transmission of file management.

Keywords: Public institution; File management; Electronic file

新時(shí)期，企業(yè)辦公實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化發(fā)展，檔案的電子化管理成為了主要趨勢(shì)。電子化管理是將檔案信息手動(dòng)錄入到電腦系統(tǒng)中，經(jīng)過(guò)一系列的高級(jí)處理形成電子檔案，便于公司管理人員的工作。雖然電子化的檔案管理方式給人們的工作帶來(lái)了方便，但是仍然存在一些問(wèn)題，要找到高效管理方式，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的效率。

1 事業(yè)單位電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

在新時(shí)期的檔案管理中，電子檔案的管理難度有所增加，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。目前，事業(yè)單位招聘的管理人員并不具備專業(yè)的技術(shù)能力，且自我管理能力較差。新來(lái)的員工可能沒(méi)有實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，再加上工作量較大，且檔案管理的工作內(nèi)容較為分散，因此工作人員的精力不能完全集中到檔案管理中。另外，事業(yè)單位的人事變動(dòng)幾率較大，很多工作人員會(huì)經(jīng)常調(diào)動(dòng)，新來(lái)的員工也不能完全勝任工作，導(dǎo)致電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。

1.2 電子檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理都是采用紙質(zhì)的材料進(jìn)行文字及材料的記錄，但是電子檔案基本都采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這種方式收集管理雖然便捷，但是由于網(wǎng)絡(luò)連接的共享性質(zhì)，會(huì)對(duì)電子檔案的安全管理產(chǎn)生影響。電子檔案需要文件的發(fā)送、傳輸?shù)炔襟E，其中會(huì)存在一些安全隱患，有的會(huì)給電腦帶來(lái)病毒，有的會(huì)泄密、篡改。很多事業(yè)單位發(fā)生過(guò)電子檔案病毒入侵問(wèn)題，員工信息被泄露，帶來(lái)了巨大不便。

1.3 電子檔案管理方式不規(guī)范

電子檔案的使用已經(jīng)非常普遍，但是仍然缺乏統(tǒng)一的管理制度。之前使用的紙質(zhì)版檔案丟了就沒(méi)有備份，而現(xiàn)在硬盤U盤等都可以存儲(chǔ)，所以部分管理人員也就不太重視。另外，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案管理人員沒(méi)有分清楚哪些檔案需要備份保存，在存儲(chǔ)管理過(guò)程中出現(xiàn)了爭(zhēng)議。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策

憑借高效、便捷等特點(diǎn)，電子檔案在事業(yè)單位中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案也愈發(fā)普遍。電子檔案在一定程度上減少了人們的工作負(fù)擔(dān)，提高了人們的工作效率，但它的使用過(guò)程中也存在著很多風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息失竊的情況時(shí)有發(fā)生，檔案信息也曾被惡意篡改。為避免此類情況，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，完善相關(guān)的管理制度。

2.1 強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理技術(shù)保障

工欲善其事必先利其器，軟硬件設(shè)施的好壞直接決定了電子檔案能否平穩(wěn)有效運(yùn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅浪費(fèi)了過(guò)多紙張，其存儲(chǔ)也占用了過(guò)多的空間，其使用查詢過(guò)程耗費(fèi)了大量的人力、物力。相比之下，電子檔案的管理方法更為快捷方便，但是電子檔案對(duì)應(yīng)用軟件和硬件的要求十分嚴(yán)苛。為使電子檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，事業(yè)單位在對(duì)電子檔案軟件和系統(tǒng)進(jìn)行選擇時(shí)，應(yīng)避免使用盜版軟件，養(yǎng)成良好的殺毒習(xí)慣。電子檔案突破了原有檔案管理的束縛，提高了企業(yè)員工的工作效率，增加了事業(yè)單位對(duì)檔案信息的利用率，避免了紙質(zhì)檔案的浪費(fèi)，保證了檔案信息的安全。為避免檔案信息失竊，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)的使用力度，對(duì)已使用的軟件進(jìn)行及時(shí)升級(jí)和改造。

2.2 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人才建設(shè)

電子檔案運(yùn)行要依靠電子信息技術(shù)，但事業(yè)單位對(duì)人才的管理同樣重要。在使用電子檔案的過(guò)程中，信息管理人員應(yīng)熟悉電子檔案的各項(xiàng)管理工作，并能自如應(yīng)對(duì)工作中發(fā)生的各種變化，具有對(duì)信息價(jià)值判斷的能力，掌握主要的信息資料，按照事業(yè)單位的相關(guān)制度積極有效開展工作。進(jìn)行人才選拔時(shí)，要更加注重工作人員的能力，盡量降低人員調(diào)整的頻率，這樣才能有效提升工作效率。檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身的專業(yè)能力，跟上時(shí)代的要求，強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，向著高素質(zhì)人才的目標(biāo)發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，將不同的人才分配到合適的崗位中，以滿足各個(gè)崗位的需求。

2.3 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理安全保障體系的建設(shè)

電子檔案管理安全問(wèn)題是企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。從人員管理的安全角度來(lái)說(shuō)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，嚴(yán)格禁止文件的外流。應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)制度，對(duì)訪客的使用進(jìn)行適當(dāng)?shù)南拗?，為保障電子檔案安全運(yùn)行，首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的維護(hù)，確保硬件的質(zhì)量，避免使用來(lái)路不明的軟件，給事業(yè)單位的檔案材料帶來(lái)威脅。其次，事業(yè)單位應(yīng)提高員工的電子檔案管理意識(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全性檢查，更新殺毒軟件、安全軟件。最后，為避免電腦黑客的侵犯，事業(yè)單位可設(shè)置專業(yè)的防火墻。

2.4 加大檔案管理的資金投入

電子檔案的管理需要運(yùn)用大量的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如果事業(yè)單位積極向電子檔案管理部門投入充足的資金，改善檔案管理環(huán)境，那么工作人員的檔案管理效率將會(huì)得到提升。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，盡可能為檔案管理部門提供充足的資金，改善他們的設(shè)備及管理?xiàng)l件，使事業(yè)單位跟上時(shí)代的步伐，提高檔案管理工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案的出現(xiàn)使事業(yè)單位的工作效率有了大幅提升，這種管理方式可以滿足當(dāng)前快節(jié)奏的生活。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案的管理保存都比傳統(tǒng)方式更加便捷，但同時(shí)難度也有所提升。想要建立安全可靠的電子檔案系統(tǒng)，就需要事業(yè)單位積極投入發(fā)展資金，為技術(shù)提供保障。強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)能力，建立檔案的安全保障體系，從整體上全面進(jìn)行強(qiáng)化，改進(jìn)電子檔案的管理方法，推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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Analysisonelectronicarchivesmanagementmethodinarchivesmanagementofpublicinstitutions

SUN Ke

(Jilin Food and Drug Information Center (Jilin Province Food and Drug Administration Center), Changchun 130033, China)

G276

A

1674-8646(2017)17-0114-02

2017-06-12

孫可(1988-)，女，碩士。