淺議事業(yè)單位檔案管理問題及對策

劉 輝

公主嶺市中小企業(yè)服務中心

淺議事業(yè)單位檔案管理問題及對策

劉 輝

公主嶺市中小企業(yè)服務中心

當前形勢下，我國不斷深入事業(yè)單位改革，我國的事業(yè)單位通過自身的轉(zhuǎn)制、重構(gòu)、重組以及轉(zhuǎn)型等措施獲得了全新的發(fā)展，我們在保證事業(yè)單位有序、高效以及協(xié)調(diào)運行的同時，事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮了很大的作用，所以，筆者認為，將事業(yè)單位檔案管理工作進行進一步規(guī)范對于當前我國事業(yè)單位建設和發(fā)展具有十分重要的意義。

檔案管理；問題；策略

一、單位檔案管理存在的問題

1、未對檔案管理給予足夠的重視

未對檔案管理給予足夠的重視是現(xiàn)在普遍存在的問題，尤其是很多單位領(lǐng)導并沒有認識到檔案管理的重要性，導致未能給予其足夠的人力和財力支持。這樣的想法導致檔案管理水平低下，只要相關(guān)資料不丟失、不被泄漏就行，因此，導致大量資料未能進行整理，這給后期的查檔造成了很大的麻煩。

2、事業(yè)單位檔案管理基礎的業(yè)務比較薄弱

當前形勢下，有些事業(yè)單位檔案管理的基礎工作比較薄弱，比如說，雖然有些事業(yè)單位已經(jīng)建立起了檔案管理制度，但是，這些事業(yè)單位的領(lǐng)導并沒有真正去落實，很多檔案都存在整理不規(guī)范以及組卷不規(guī)范的問題，還有一些事業(yè)單位并沒有開展檔案鑒定的工作，他們也沒有按照法定的程序來進行檔案管理，只是擅自決定銷毀那些應該歸檔保存文件以及材料。

3、事業(yè)單位檔案管理制度落后，并且缺少科學性和技術(shù)性

現(xiàn)在單位發(fā)展注重效益，辦公室、財務部才是主要的改革發(fā)展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認為，檔案管理就是簡單的存檔調(diào)動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學技術(shù)在各行業(yè)都有應用，但是在事業(yè)單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網(wǎng)、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。

4、對檔案管理的重要性沒有認識到位，思想態(tài)度懈怠

檔案分為很多不同的類型，事業(yè)單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關(guān)系到國家發(fā)展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經(jīng)歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒有對此有所重視。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

要克服上文中所列舉的事業(yè)單位檔案管理的不足之處，對檔案管理進行創(chuàng)新性管理，首先需要事業(yè)單位的相關(guān)負責人轉(zhuǎn)變思想，認識到檔案管理的重要性，從制度上入手，在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理系統(tǒng)，加強對檔案的有效利用，采用先進的檔案管理技術(shù)，并選用專業(yè)性強、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進行管理。從根本上提高事業(yè)單位檔案管理水平，筆者根據(jù)自身多年的事業(yè)單位檔案管理從業(yè)經(jīng)驗，對管理的創(chuàng)新性手段進行了歸納總結(jié)：

1、提高認識，完善職責

要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊的進行，必須在事業(yè)單位內(nèi)部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關(guān)職責。事實上，對檔案管理工作加大宣傳力度是做好工作的前提條件，但是這種宣傳也必須建立在完善的機構(gòu)上。我們要通過宣傳，提高事業(yè)單位各級領(lǐng)導干部對于檔案管理工作的認識，還應該完善檔案管理機制，明確各個負責人的相關(guān)責任，也可以根據(jù)內(nèi)部機構(gòu)的設立配備兼職性質(zhì)的管理人員，在單位建立起一個檔案管理的網(wǎng)絡，提高檔案管理的效率。

2、加強對檔案管理工作的重視程度

首先企事業(yè)單位的領(lǐng)導人員要從傳統(tǒng)的觀念中轉(zhuǎn)變出來，增加對檔案管理工作的重視程度，因為這是保證企事業(yè)檔案管理工作順利進行的前提。因此，提出以下幾點措施作為參考，第一，要把公司的檔案管理工作提上日程，并派專門的人員進行督辦，制定一些規(guī)則制度和獎勵措施，從根本上調(diào)動員工的工作積極性。與此同時，加強他們對信息和資料的了解程度，使管理人員工作起來能夠得心應手。第二，企事業(yè)單位要定期對檔案管理人員進行詢問和考核，對于優(yōu)秀人員給予獎勵，對于存在缺點的員工給予鼓勵，這樣做不僅可以將管理人員的潛質(zhì)激發(fā)出來，而且還可以提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

3、增強檔案人員綜合素質(zhì)

在知識經(jīng)濟時代，檔案人員素質(zhì)狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構(gòu)建一支穩(wěn)定的檔案人員隊伍，不斷提高專業(yè)水平與管理能力，已成為當前事業(yè)單位檔案管理工作的必經(jīng)之路。由于檔案管理工作的專業(yè)性、實踐性較強，如果缺乏豐富的工作經(jīng)驗，開展檔案管理工作將存在一些困難，難以符合檔案收集與管理需求。因此，既要確保事業(yè)單位檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，還要加強培訓，幫助檔案管理人員優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、增強綜合素質(zhì)。一方面，完善職業(yè)道德減少，幫助檔案管理人員樹立正確的職業(yè)道德觀念；另一方面，不斷完善專業(yè)水平，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強文字駕馭能力、綜合分析能力等，培養(yǎng)更多復合型檔案管理人才，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。

4、增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌

“計算機網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運用使檔案信息管理逐漸邁入了現(xiàn)代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機?！蔽覀儜撟⒁庾屖聵I(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據(jù)實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發(fā)展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。