電力檔案管理工作中常見的問題及措施

鄒 璇 何 楊

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

電力檔案管理工作中常見的問題及措施

鄒 璇 何 楊

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

檔案管理是電力企業(yè)管理工作中的核心環(huán)節(jié)，對企業(yè)健康發(fā)展具有積極的意義。但是，目前電力企業(yè)檔案管理過程中還存在一定的問題，因此，必須樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，認(rèn)真做好企業(yè)檔案管理工作，不斷創(chuàng)新和提升企業(yè)檔案管理工作水平，使檔案管理工作在企業(yè)未來經(jīng)營發(fā)展工作中發(fā)揮出更加積極的作用。基于此本文分析了電力檔案管理工作中常見的問題及措施。

電力檔案管理工作；問題；措施

1、電力企業(yè)做好檔案管理的重要性

第一，檔案能夠有效地反映出電力企業(yè)發(fā)展的軌跡，是企業(yè)向前發(fā)展的重要依據(jù)。如果無法做好檔案管理工作，導(dǎo)致檔案丟失、檔案數(shù)據(jù)失真等，都可能對企業(yè)檔案質(zhì)量造成影響，失去檔案的作用。通過規(guī)范化的檔案管理工作，有助于促進(jìn)企業(yè)全面改革工作的進(jìn)行，為電力企業(yè)效益提升提供保障。第二，企業(yè)檔案中包括財(cái)會(huì)信息檔案，能夠有效地反映出企業(yè)運(yùn)營全過程，包括收入、盈利、虧損等，能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)做出決策調(diào)整，保證各項(xiàng)投資的合理性。

2、電力檔案管理工作中常見的問題

2.1 電力企業(yè)對檔案管理工作的重視度不夠

許多電力企業(yè)有著“重經(jīng)營、輕檔案”的思想，沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，因而對檔案管理工作的重視度不夠，在管理工作上的投入極少，甚至完全忽視了檔案管理的各項(xiàng)事務(wù)，造成管理力度不足的問題，還容易導(dǎo)致信息丟失、分類不準(zhǔn)確、保管不力等影響到信息安全性的問題。

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

由于電力企業(yè)對檔案管理工作的不夠重視，當(dāng)前從事檔案管理工作的很多都不是檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的。部分人認(rèn)為檔案管理工作只不過是簡單的將資料收集和存放起來，這就造成了檔案工作人員服務(wù)意識(shí)淡薄的情況。有些檔案工作人員思想觀念陳舊，長期處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，繼而造成了檔案內(nèi)容匱乏以及檔案收集被動(dòng)的情況。大多數(shù)管理部門都不會(huì)去主動(dòng)歸檔，如果負(fù)責(zé)檔案的工作人員也不做，那么一定會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整的情況出現(xiàn)。此外，當(dāng)前大多數(shù)檔案管理人員都無法全面掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案技術(shù)，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作受到限制。

2.3 電力企業(yè)檔案管理模式落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的到來和智能大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，很多行業(yè)都在開始了業(yè)務(wù)模式的更新和技能信息化的對接。然而，電力企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式卻一成不變，還是沿用落后的管理知識(shí)和落伍的管理方式進(jìn)行檔案管理，對檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)的簡單化手寫歸檔，流程化閱讀方式，機(jī)械化檔案收集和歸檔模式。電力企業(yè)的傳統(tǒng)工業(yè)化時(shí)代的檔案管理無法與互聯(lián)網(wǎng)和智能時(shí)代進(jìn)行完美對接，由原有的手動(dòng)完成變?yōu)楝F(xiàn)在的電腦操作，其本質(zhì)并沒有發(fā)生改變，如何與新興技術(shù)的合理銜接平穩(wěn)的度過磨合期是電力企業(yè)檔案管理工作停滯不前的一個(gè)重要原因。

2.4 工程項(xiàng)目檔案收集不全面、不準(zhǔn)確

在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理工作因不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，往往并不能引起充足的重視，進(jìn)而相關(guān)文件材料的控制管理并不能與生產(chǎn)建設(shè)相同步；加之工程建設(shè)的人員流動(dòng)性大，信息收集不及時(shí)，事后追補(bǔ)成為常態(tài)，工程項(xiàng)目檔案的齊全和真實(shí)性有待核查。

3、電力檔案管理應(yīng)對措施

3.1 提高電力企業(yè)對檔案管理工作的重視度

電力檔案是電力工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件和真實(shí)記錄，是投入使用后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營情況的反映，意義重大。因此要在電力系統(tǒng)工作中必須打破這種“重經(jīng)營、輕檔案”的思維模式，將檔案管理與績效考核成績掛鉤，以強(qiáng)制增強(qiáng)員工檔案管理意識(shí)，有效提升各種資料、案卷的歸檔率與歸檔及時(shí)性。

3.2 提高電力企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

電力企業(yè)首先要做的就是對現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行考核與評鑒，將一些專業(yè)能力不強(qiáng)的檔案管理工作人員予以轉(zhuǎn)崗或者裁員。其后，電力企業(yè)要以具有競爭力的薪資福利來聘請專業(yè)檔案管理人才，從而充實(shí)自身檔案管理人才庫。再次，電力企業(yè)還要定期開展檔案管理培訓(xùn)工作，要求全體檔案人員都要參加，在培訓(xùn)結(jié)束后還要對其進(jìn)行考核，從而確保培訓(xùn)效果。新入職的檔案管理人員也要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，通過培訓(xùn)后方可正式上崗。此外，由于不同的檔案人員各方面條件都不一樣，在對其進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)還可以針對其能力特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)。例如，有些檔案人員精通檔案管理技術(shù)但卻不熟悉計(jì)算機(jī)軟件操作，那么就要重點(diǎn)培養(yǎng)他們的計(jì)算機(jī)操作能力。而有些檔案人員雖然精通計(jì)算機(jī)知識(shí)，但他們的檔案專業(yè)能力卻有所欠缺，這就需要重點(diǎn)提升他們的專業(yè)技能。

3.3 改變企業(yè)原有管理模式

要想使得電力企業(yè)在新興互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代得以發(fā)展，一定要保證企業(yè)與新興科技水平的對接做得平滑順暢。企業(yè)可以通過成立觀察組和訪問組到國外或者在互聯(lián)網(wǎng)帶動(dòng)下發(fā)展快速的企業(yè)中進(jìn)行訪問學(xué)習(xí)，回來后以檔案管理部門作為實(shí)驗(yàn)點(diǎn)進(jìn)行操作，成立專門的技術(shù)組對管理設(shè)備進(jìn)行改良或購進(jìn)一批先進(jìn)的設(shè)施，對原有設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，同時(shí)，企業(yè)可招聘一些有計(jì)算機(jī)和信息化學(xué)歷背景的員工進(jìn)行特殊培養(yǎng)，讓其對企業(yè)檔案管理工作流程加以改進(jìn)，形成一套新的檔案管理模式，并不斷更新?lián)Q代。

3.4 做好工程檔案與實(shí)際工程的同步建設(shè)，采取全過程控制

首先，注重檔案信息的日常收集與積累工作，將事后被動(dòng)的收集轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺e極的準(zhǔn)備，同時(shí)確保真實(shí)客觀的記錄歸檔，在保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的同時(shí)，保持檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。再有，可豐富檔案形式，增添圖像、視頻等格式的文件，提倡檔案管理人員深入現(xiàn)場或是單位部門中了解情況，實(shí)時(shí)錄像記錄，確保重要信息資料的記錄和歸檔。

總之，在信息技術(shù)發(fā)展帶動(dòng)下，企業(yè)檔案管理工作也取得了一定的進(jìn)步，但仍然存在一定的問題，影響檔案管理整體的質(zhì)量，對此需要進(jìn)一步研究。本文分析了電力檔案管理工作中常見的問題及措施，以期提供一些借鑒。

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[2]劉萍.新時(shí)期如何做好電力檔案管理工作[J].東方企業(yè)文化，2014，(22)：179.

[3]李云霞.探析電力檔案管理工作中經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2012，(31)：38-40.