淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則

王 晶

公主嶺市社會救助事業(yè)中心

一、民政社會救助檔案的概述

民政社會救助檔案是指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案，也包括救助專業(yè)檔案。具體而言，其主要是指救助專業(yè)檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))在居民最低生活保障救助、低收人家庭醫(yī)療救助、貧困孤殘人員供養(yǎng)救助、特殊困難人員臨時(shí)救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助及災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護(hù)機(jī)構(gòu)和救助管理機(jī)構(gòu))在對求助的流浪乞討人員實(shí)施救助過程中形成的、具有保存價(jià)值的、整理歸檔的各種文件材料。

二、民政社會救助檔案管理的必要性及其特征

民政社會救助檔案管理的必要性及其特征：(1)必要性。社會救助是社會保障的最后一道防線，是解決民生的首要工作內(nèi)容。在構(gòu)建城鄉(xiāng)社會救助體系過程中，形成了大量文件材料，如何規(guī)范管理這些文件材料，使之更好地服務(wù)民生，是民政檔案部門的重要工作內(nèi)容。并且民政社會救助檔案管理工作的有效性對于保障社會和諧發(fā)展具有重要意義，必須嚴(yán)格依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)來開展，以科學(xué)的管理形式確保各類文件得到科學(xué)的管理與保存，同時(shí)可以更好地為民政工作提供有價(jià)值的信息。(2)特征。第一、基礎(chǔ)性、工具性強(qiáng)。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項(xiàng)救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎(chǔ)信息，是各項(xiàng)救助工作延續(xù)的基礎(chǔ)和工具。第二、來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。第三、種類多。按救助工作的性質(zhì)，可分為基本生活救助、專項(xiàng)救助、臨時(shí)救助檔案等；按救助對象的特點(diǎn)，可分為城鄉(xiāng)居民最低生活保障、農(nóng)村五保供養(yǎng)、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助、臨時(shí)生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

三、民政社會救助檔案管理的管理體制與原則的分析

1、民政社會救助檔案管理體制的分析。民政社會救助檔案工作由民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受國家檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)。省級民政廳(局)和檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域社會救助檔案工作的指導(dǎo)，結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際，共同制定相應(yīng)的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和救助站應(yīng)有專(兼)職人員負(fù)責(zé)救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的救助檔案工作。具體表現(xiàn)為：(1)民政社會救助檔案管理的保管體制。救助檔案分散形成于縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))街道、居(村)三級機(jī)構(gòu)和救助站，雖然各單位的條件不同，但應(yīng)積極創(chuàng)造條件，使救助檔案的保管達(dá)到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。根據(jù)救助管理機(jī)關(guān)和救助對象以及社會利用的實(shí)際需求，救助檔案應(yīng)當(dāng)短期保管。具體說，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。(2)民政社會救助檔案管理的利用體制。救助檔案屬于部門檔案，又涉及公民的隱私，不宜對外開放，因此，其主要供救助管理部門和救助對象使用。上級單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱救助檔案，但要履行一定的查閱手續(xù)。救助檔案保管部門應(yīng)當(dāng)建立利用制度：細(xì)化利用條件；明確利用程序；建立安全利用的措施。(3)民政社會救助檔案管理的移交體制。救助檔案是短期保存的檔案，本不存在移交問題，期滿后應(yīng)當(dāng)鑒定銷毀，但考慮到歷史研究的需要，救助檔案保管期滿后，地方國家綜合檔案館可將適當(dāng)比例的檔案抽樣接收進(jìn)館。

2、民政社會救助檔案管理的原則。主要表現(xiàn)為：(1)民政社會救助檔案必須遵循分類管理原則。例如臨時(shí)生活救助檔案、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助檔案等等在文件材料的形成上有共同特征，都是待遇審批和待遇批準(zhǔn)后救助金的一次性發(fā)放，形成的材料比較簡單；對流浪乞討人員的救助不實(shí)行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進(jìn)行甄別和實(shí)施救助過程的真實(shí)記錄，所以這類檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)搞一個(gè)管理規(guī)定；最低生活保障檔案管理比較復(fù)雜，它是一個(gè)動態(tài)管理的過程，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。(2)民政社會救助檔案要求遵循分級管理原則。結(jié)合救助工作的有關(guān)規(guī)定，各級民政部門和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站的救助工作職責(zé)范圍不同，形成與其職能相關(guān)的救助檔案也有區(qū)別。省市級民政部門負(fù)責(zé)制定救助檔案管理的政策性文件和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，縣級民政部門、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站負(fù)責(zé)各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實(shí)體的管理。(3)民政社會救助檔案的依法管理原則。救助檔案屬于專業(yè)檔案，其管理無法可依，必須加強(qiáng)調(diào)研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規(guī)定，規(guī)范救助檔案的管理。

結(jié)束語

綜上所述，民政社會救助檔案管理工作對于提高民政工作效果非常重要，同時(shí)其也是民政工作開展中所不可忽視的一部分內(nèi)容。因此民政社會救助檔案管理人員要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，提高對檔案資源利用的重視程度，結(jié)合相關(guān)的管理體制及其原則，采取科學(xué)有效的策略，從而提高民政社會救助檔案資源的利用效率，幫助民政部門開展好各項(xiàng)工作。

[1]于濤等.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(10)

[2]洪坦秋.關(guān)于民政社會救助檔案管理的思考[J].大陸視野橋，2016(09)

[3]劉淑芹.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J].卷宗，2017(11)