淺談如何做好電子檔案的管理和利用

王凱華

棲霞公路管理局

淺談如何做好電子檔案的管理和利用

王凱華

棲霞公路管理局

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)文稿為主要載體，隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生并逐漸成為檔案管理的主流形式。電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

電子檔案；電子檔案管理；電子檔案利用

一、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的本質(zhì)區(qū)別在于以電子數(shù)據(jù)的形式記錄檔案的準(zhǔn)確信息，因此優(yōu)越性突出。一是降低使用成本且安全性高。電子檔案借助于電子信息技術(shù)，直接在電子計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用，存儲(chǔ)成本較低；電子檔案可以多處備份，大大降低了檔案使用過程中丟失的風(fēng)險(xiǎn)，且在長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)過程中也不易出現(xiàn)失真和損毀現(xiàn)象。二是為人們提供簡(jiǎn)單快捷的檔案管理服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理需要大量的人力填寫、記錄和整理，特別是巨大的檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作更是降低工作效率。電子檔案要求檔案持有人將成型的檔案電子數(shù)據(jù)通過U盤等載體直接交給檔案管理工作者，有效提高了檔案管理工作的歸檔、變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)效率。三是以服務(wù)和用戶為主導(dǎo)。隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求隨之動(dòng)態(tài)變化，越來越多的檔案使用者不滿足于查看原始的文字資料，更要查看圖像、視頻、音頻等資料，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足檔案多樣化需求。

二、電子檔案管理存在的問題

隨著時(shí)代的發(fā)展，許多的檔案使用者對(duì)電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不能滿足人類的需求。

(一)依賴軟件設(shè)備

傳統(tǒng)檔案管理只需要將紙質(zhì)文件資料等分類存儲(chǔ)起來，而電子檔案依賴于電子計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件的參與。同時(shí)也給電子檔案帶來了安全隱患，一旦電子設(shè)備毀壞，電子文件的丟失將難以避免，并且在計(jì)算機(jī)運(yùn)行過程中，也會(huì)出現(xiàn)一些不穩(wěn)定的情況，如果電子檔案沒有及時(shí)備份，也會(huì)造成文件的損失。

(二)電子檔案的可靠性存在問題

電子檔案由于其信息與載體的可分離性，很容易被修改且不留痕跡，并且形成的文件材料上也無法進(jìn)行實(shí)際的簽字確認(rèn)。若有人對(duì)電子檔案進(jìn)行了修改或刪除難以被確認(rèn)，很難找到責(zé)任人。

(三)電子檔案管理人員的素質(zhì)較低。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時(shí)還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以長(zhǎng)期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識(shí)面較窄，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、等相關(guān)知識(shí)幾乎一片空白，面對(duì)新的需要顯得難以適應(yīng)、無所適從，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

三、如何做好電子檔案的管理和應(yīng)用

(一)加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力和保護(hù)意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。培養(yǎng)忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的檔案管理人員，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

(二)采取“雙軌制”歸檔法

電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

(三)規(guī)范檔案利用方式

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

(四)完善電子檔案管理機(jī)制

一套完整的管理體制對(duì)電子檔案的管理工作是相當(dāng)重要的，在建立完善的管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該通過績(jī)效考核歸納到電子檔案的管理內(nèi)容中，以此來激勵(lì)管理人員的工作積極性。同時(shí)還應(yīng)該投入一定的資金，在硬件設(shè)備上提供一定的支持，保證管理機(jī)制高速、有效的運(yùn)行。

四、小結(jié)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的?，F(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因此，要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的，真正做到有效提高檔案管理工作的歸檔、變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)效率。

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