大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理：機(jī)遇、挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)

徐琨

（西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 成都 611130）

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理：機(jī)遇、挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)

徐琨

（西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 成都 611130）

大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源的“云存儲(chǔ)”和“云計(jì)算”為高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著來(lái)自大信息積累和大應(yīng)用服務(wù)兩方面的四大挑戰(zhàn)。為應(yīng)對(duì)這些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校學(xué)生檔案管理部門(mén)應(yīng)搭建學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)、完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)采集分析、發(fā)揮學(xué)生檔案數(shù)據(jù)利用功能、防范學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)，樹(shù)立起“資源至上”、“價(jià)值至上”“、學(xué)生至上”和“安全至上”四種理念。

大數(shù)據(jù) 高校 學(xué)生檔案 檔案管理

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校學(xué)生檔案管理的機(jī)遇

麥肯錫全球研究所定義認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析等方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類(lèi)型和價(jià)值密度低四大特征。伴隨云時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)全面滲透到各行各業(yè)的職能領(lǐng)域。高校學(xué)生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，學(xué)生檔案管理工作隨著學(xué)生人數(shù)不斷劇增、檔案材料大量豐富，傳統(tǒng)的管理理念和模式已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)和達(dá)到信息迅速收集和處理的要求，而大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源的“云存儲(chǔ)”和“云計(jì)算”等新型分布式計(jì)算架構(gòu)和數(shù)字化服務(wù)方式，為高校學(xué)生檔案管理工作提供了無(wú)限空間，利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)驅(qū)動(dòng)，將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合、比較、統(tǒng)計(jì)、重組、分析，有利于充分挖掘和發(fā)揮其數(shù)據(jù)價(jià)值[1]258。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生檔案管理的四大挑戰(zhàn)

1.入學(xué)檔案收集方式多門(mén)多類(lèi)、錯(cuò)綜復(fù)雜。當(dāng)前，我國(guó)高校學(xué)生檔案資源收集主要包括三個(gè)方面。作為高校學(xué)生檔案主體部分的在校學(xué)生檔案；由其他高校轉(zhuǎn)入的隨動(dòng)學(xué)生檔案；已經(jīng)畢業(yè)學(xué)生未提走的遺留檔案，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的蓬勃發(fā)展，高校畢業(yè)生就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，擇業(yè)方式不斷轉(zhuǎn)變，高等學(xué)校學(xué)生人事檔案遺留在校的越來(lái)越多。因此，高校學(xué)生檔案來(lái)源錯(cuò)綜復(fù)雜，需要?dú)w檔的檔案數(shù)據(jù)龐大且形式多種多樣，傳統(tǒng)的靠庫(kù)房資源對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)已經(jīng)不能滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，如何高校地收集學(xué)生檔案，并實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集到數(shù)字信息化管理，是高校學(xué)生檔案工作者面臨的一大挑戰(zhàn)。

2.在校期間檔案信息收集范圍的擴(kuò)大。高等教育快速發(fā)展必將使高校學(xué)生人數(shù)迅速增長(zhǎng)，強(qiáng)化素質(zhì)教育和復(fù)合型人才的培養(yǎng)模式也使得學(xué)生檔案歸檔范圍逐步拓寬，歸檔內(nèi)容除一般的在校期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲狀況外，還增加了各類(lèi)誠(chéng)信檔案、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、科研創(chuàng)新能力鑒定等等，這些記錄材料使得學(xué)生檔案信息量大幅度增長(zhǎng)。而目前大多數(shù)高校對(duì)于學(xué)生人事檔案的管理依然延續(xù)手工紙質(zhì)操作，顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代迅速發(fā)展的檔案信息儲(chǔ)存需求，庫(kù)房資源已成為學(xué)生檔案管理存儲(chǔ)的瓶頸，大規(guī)模數(shù)字化檔案文件信息的處理和存儲(chǔ)迫在眉睫[2]22。

3.數(shù)據(jù)處理方式的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，多數(shù)僅限于對(duì)檔案總件數(shù)、男女學(xué)生比例和各省份學(xué)生招生情況的粗略采集，且更新周期較長(zhǎng)，一般一學(xué)年甚至多學(xué)年才完成一次，形成的數(shù)據(jù)形式單一，呈靜止?fàn)顟B(tài)，僅是簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有較明顯的滯后性和不完整性，缺乏對(duì)學(xué)生檔案的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤，無(wú)法及時(shí)掌握學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)信息，不能為學(xué)生個(gè)人評(píng)估和管理分析提供可靠依據(jù)。因此，依托大數(shù)據(jù)、運(yùn)用云計(jì)算，建立有效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和檢索系統(tǒng)，強(qiáng)化學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，提升信息資源的全面性和時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案的智能服務(wù)和知識(shí)服務(wù)勢(shì)在必行。

4.檔案服務(wù)方式的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用服務(wù)早已從被動(dòng)的“供給導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的“需求導(dǎo)向”，然而紙質(zhì)檔案為主的利用服務(wù)，依靠人工操作不僅查閱程序復(fù)雜、工作量大、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，服務(wù)效率低；而且由于沒(méi)有挖掘出學(xué)生檔案資源的核心信息，其數(shù)據(jù)價(jià)值密度小、準(zhǔn)確性低，服務(wù)效果差，根本無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)隨時(shí)隨機(jī)的檔案利用。如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析將學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行整合、量化、聚類(lèi)、相關(guān)性分析，建立數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)，將“死檔案”變成“活信息”用于優(yōu)化利用工作流程，為用戶(hù)提供個(gè)性化服務(wù)，切實(shí)提升學(xué)生檔案的整體服務(wù)質(zhì)量和水平，這對(duì)高效管理人員提出了挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的舉措

1.搭建學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，樹(shù)立“資源至上”理念。提高高校學(xué)生檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)。高校學(xué)生檔案作為學(xué)生個(gè)人人事檔案的重要組成部分，是國(guó)家、社會(huì)、組織選拔人才、培養(yǎng)人才和開(kāi)發(fā)人才的重要依據(jù)之一。學(xué)生檔案管理人員要更新傳統(tǒng)的手工管理，樹(shù)立起大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息管理意識(shí)，主配合學(xué)生事務(wù)相關(guān)的部門(mén)和單位，結(jié)合高校教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)深造等具體工作，促進(jìn)對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效管理。

構(gòu)建學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。通過(guò)對(duì)學(xué)生所有相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的收集、整合，實(shí)現(xiàn)學(xué)生數(shù)據(jù)信息與高校大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)資源共享。收集方面建立“大檔案”概念，擴(kuò)大數(shù)據(jù)采集范圍，除學(xué)生個(gè)人的動(dòng)態(tài)檔案數(shù)據(jù)外，還應(yīng)包括學(xué)生管理日常工作中所形成各類(lèi)信息資源。當(dāng)然，學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)上信息的有效整合和拉通的關(guān)鍵在于學(xué)生檔案管理人員認(rèn)真篩選和嚴(yán)格審核采集的數(shù)據(jù)信息，確保形成準(zhǔn)確可靠的原始數(shù)據(jù)。大力開(kāi)發(fā)學(xué)生事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高效學(xué)生檔案管理部門(mén)要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司或研發(fā)人員，合作完成針對(duì)學(xué)生檔案管理個(gè)性化需求的大數(shù)據(jù)分析工具，不僅能夠支持海量檔案信息資源的深入挖掘和處理，而且要能夠根據(jù)高校管理人員工作或?qū)W生用戶(hù)查閱的需要，保證與高校其它數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

2.完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)采集分析，樹(shù)立“價(jià)值至上”理念。數(shù)量大和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類(lèi)型繁雜是大數(shù)據(jù)的兩大顯著特征，高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)也不例外。由于學(xué)生入學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)亦或檔案歸檔工作人員的更換、變動(dòng)等各種原因，當(dāng)高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)被簡(jiǎn)單收集上來(lái)后，往往會(huì)有很多數(shù)據(jù)是重復(fù)的、無(wú)用的甚至是錯(cuò)誤的，根本不能對(duì)其進(jìn)行挖掘和分析。數(shù)據(jù)量的大幅增加導(dǎo)致冗余、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的混入，不但會(huì)降低服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的效率，還會(huì)給真正有效的數(shù)據(jù)造成干擾和偏差而導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)結(jié)果不準(zhǔn)確[3]60。因此，發(fā)掘核心的、有價(jià)值的數(shù)據(jù)，摒棄錯(cuò)誤干擾數(shù)據(jù)是進(jìn)行數(shù)據(jù)采集的首要條件。

在此基礎(chǔ)上，作為高校學(xué)生檔案管理人員，應(yīng)樹(shù)立明確的數(shù)據(jù)管理目標(biāo)，在采集和分析高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)時(shí)必須確立一個(gè)清晰的數(shù)據(jù)任務(wù)，也就是說(shuō)，要從巨大的數(shù)據(jù)資源中獲取具體目標(biāo)內(nèi)容，必須建立屬于該任務(wù)的數(shù)據(jù)抓取和推送兩大維度，并基于維度進(jìn)行學(xué)生檔案數(shù)據(jù)深入挖掘和分析，得出規(guī)律性或相關(guān)性成果，由此可以避免所有數(shù)據(jù)一鍋端，沒(méi)有邏輯分區(qū)，混作一談等現(xiàn)象發(fā)生。簡(jiǎn)單舉例，要了解高校學(xué)生心理健康狀態(tài)，先確立以學(xué)生心理檔案為數(shù)據(jù)資源，通過(guò)抓取學(xué)生心理測(cè)量指標(biāo)進(jìn)行精準(zhǔn)分析，得到各項(xiàng)指標(biāo)與學(xué)生心理變化發(fā)展趨勢(shì)之間的相關(guān)關(guān)系，將此數(shù)據(jù)信息推送至學(xué)生日常事務(wù)管理部門(mén)和工作人員用于學(xué)生決策的重要依據(jù)從而對(duì)高校學(xué)生心理健康工作做出科學(xué)預(yù)判和理性決策，對(duì)學(xué)生突發(fā)心理危機(jī)的進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和積極控制。

3.發(fā)揮學(xué)生檔案數(shù)據(jù)利用功能，樹(shù)立“學(xué)生至上”理念。以學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)為信息源，在不斷吸收融入各類(lèi)內(nèi)容全面的數(shù)據(jù)資源的同時(shí)，也要主動(dòng)、高效地向?qū)W生個(gè)人及管理者推送精準(zhǔn)的信息服務(wù)。例如，新生入校前，輔導(dǎo)員可以通過(guò)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)提供的學(xué)生個(gè)人信息，提前了解新生家庭狀況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想等內(nèi)容，盡快掌握學(xué)生的不同情況，因人而異制定相應(yīng)的學(xué)生個(gè)性化管理辦法；通過(guò)分析學(xué)生成績(jī)單、考情情況、圖書(shū)館出入記錄、校園卡及關(guān)聯(lián)賬消費(fèi)記錄的大數(shù)據(jù)，可以輔助預(yù)測(cè)學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活時(shí)間上的分配比例，盡早對(duì)可能存在問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行關(guān)注和引導(dǎo)；對(duì)畢業(yè)生而言，通過(guò)與學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)關(guān)聯(lián)的畢業(yè)生檔案查詢(xún)專(zhuān)遞系統(tǒng)，及時(shí)知曉個(gè)人人事檔案的畢業(yè)去向，避免檔案的丟失、損毀或造成死亡檔案的形成；用人單位也可以通過(guò)申請(qǐng)開(kāi)通一定權(quán)限的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)查閱權(quán)限，更為準(zhǔn)確地把握學(xué)生情況，信息對(duì)稱(chēng)、互通有無(wú)，進(jìn)而為其選撥適合、優(yōu)秀人才提供有力幫助等。由此可見(jiàn)，充分利用基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，集合學(xué)生檔案信息要素形成學(xué)生檔案的智慧分析庫(kù)，不僅能夠?yàn)楦咝９芾砉ぷ魈峁┛茖W(xué)化的決策依據(jù)，而且可以有效發(fā)揮高校學(xué)生檔案的服務(wù)功能和實(shí)效性。

4.防范學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)，樹(shù)立“安全至上”理念。一方面，隨著大數(shù)據(jù)相關(guān)應(yīng)用的日益普及和深入，云計(jì)算，各類(lèi)應(yīng)用程序，多樣化的數(shù)據(jù)采集硬件，使得海量數(shù)據(jù)被聚集和挖掘。然而，高校學(xué)生檔案屬于個(gè)人人事檔案范疇，涉及個(gè)人鑒定、評(píng)價(jià)和處分等與個(gè)人利益密切相關(guān)的內(nèi)容隱私，因此，保證檔案利用用戶(hù)的相對(duì)知情權(quán)、查閱權(quán)和保護(hù)檔案信息本人的隱私權(quán)需要認(rèn)真權(quán)衡，盡量采取措施避免個(gè)人隱私遭到泄露[4]98。例如，在設(shè)計(jì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)時(shí)，考慮通過(guò)對(duì)不同類(lèi)型的檔案用戶(hù)設(shè)置賬號(hào)登陸訪問(wèn)、查閱利用、操作下載和特殊申請(qǐng)等權(quán)限的方式，確保用戶(hù)獲得所需檔案信息的同時(shí)，最大限度保護(hù)檔案有關(guān)隱私。

另一方面，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)利用必然借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速擴(kuò)充的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，要求加大對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、服務(wù)器等硬件設(shè)備設(shè)施的投入，以減少故障發(fā)生頻率，確保數(shù)據(jù)不丟失，服務(wù)不中斷；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)支持，建立網(wǎng)絡(luò)信息安全管理有關(guān)制度，采用專(zhuān)業(yè)防病毒及漏洞檢測(cè)系統(tǒng)，加強(qiáng)日常維護(hù)和保養(yǎng)，定期進(jìn)行巡查，及時(shí)了解和掌握網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行情況，按要求排除存在的不安全因素和故障，變“事后處理”為“事前預(yù)防”，減少學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中的安全隱患，確保數(shù)據(jù)安全；通過(guò)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)異地備份降低數(shù)據(jù)不穩(wěn)定性和災(zāi)難性毀損的風(fēng)險(xiǎn)。

[1]盧瑩瑩.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校人事檔案管理探究[J].檔案管理,2014（12）.

[2]張冉妮,楊松平.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)世界,2015（1）.

[3]馬弢.對(duì)大數(shù)據(jù)分析相關(guān)問(wèn)題的思考[J].研究與開(kāi)發(fā),2013（6）.

[4]王玉.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案,2015（4）.

College Students'Archives Management in the Big Data Era:Opportunities,Challenges and Countermeasures

Xu Kun
(The Archives of Southwestern University of Finance and Economics,Chengdu 611130,China)

"Cloud storage"and"Cloud computing"of the information resources under the big data environment have brought new opportunities for the college students'archives management.On the other side,college students'archives management faces four challenges from two aspects of information accumulation and application service.In response to these opportunities and challenges,management department of college students'archives should build a big data management platform for students'archives,perfect data collection and analysis,give full play to utilization function and prevent risk of data management.It is necessary for management department of college students'archives to set up ideas such as"resource oriented","value oriented","student oriented"and"safety oriented".

big data;colleges and universities;students'archives;archives management

G271

A

2017-03-09

徐琨，西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案政策和高校學(xué)生檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.13