高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的思考

文/馮香婷

高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的思考

文/馮香婷

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，隨著社會的發(fā)展、信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)越來越受到重視。本文主要從高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)的背景和意義進(jìn)行闡述，分析當(dāng)前現(xiàn)狀和存在的問題，提出高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)在新形勢下的應(yīng)對措施。

一、高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)的背景和意義

隨著數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛，學(xué)生檔案信息系統(tǒng)就是最典型的應(yīng)用之一。學(xué)生檔案信息系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)一樣，可以看作是一種特殊的社會資源，具有信息系統(tǒng)的共性特點(diǎn)，可以存儲、檢索和收集，等等。為了更好地規(guī)范管理高校學(xué)生檔案，多數(shù)高校都根據(jù)自身實(shí)際建立了學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，目的就是保證檔案集中管理，促進(jìn)教學(xué)科研等各項工作的順利開展。對于高校來說，建立學(xué)生檔案信息系統(tǒng)非常必要，能夠充分發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的功能，解決人工檔案管理費(fèi)時耗力、低效率運(yùn)行的問題，提高了檔案管理的效率。

二、高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀以及存在的問題

高校實(shí)施檔案管理已有六十余年，最初僅僅是較為傳統(tǒng)的管理模式，經(jīng)過不斷改革、發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到規(guī)范化、信息化的管理模式，能夠在全國統(tǒng)一推行，建立了一套較為完整的學(xué)生檔案信息系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，幾乎所有的高校均建立了學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，促進(jìn)了學(xué)生檔案統(tǒng)一管理。在檔案信息管理的過程中，主要載體是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其貫穿檔案管理的各個階段。隨著國家對檔案信息化建設(shè)的高度重視，近幾年也取得了一定的成績。一些高校投入資金建立了專門的信息中心，有自己的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子歸檔工作等。但是，在取得成績的同時，學(xué)生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)也面臨著一定的問題。大學(xué)生普及、招生面擴(kuò)大等情況，給大學(xué)生檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。一是，學(xué)校各方面對學(xué)生檔案信息化管理工作的認(rèn)識較為模糊，重視程度不夠，管理缺乏專業(yè)性的技術(shù)，在使用過程中，遇到問題解決起來較為困難。二是，學(xué)校對學(xué)生檔案信息化建設(shè)的投入資金不夠，所需的硬件設(shè)備配備不足。三是，缺乏專業(yè)化的人才隊伍，由于高校對檔案信息化工作的重視程度不夠，導(dǎo)致從事相關(guān)工作的人員都不是科班出身，對于學(xué)生檔案信息系統(tǒng)知識和技能了解掌握得不夠，多數(shù)學(xué)校還采用以往較為傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理。四是，檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)限制較多，學(xué)生檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

三、高校學(xué)生檔案信息化管理的應(yīng)對措施

隨著社會信息化程度的不斷提高，高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的需求也將不斷提高。同時，高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，對高校規(guī)范化管理學(xué)生檔案起著非常重要的作用，為了充分發(fā)揮高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)的最大效力，實(shí)現(xiàn)收集、發(fā)布、檢索、利用等方面的功能，各大高校要高度重視學(xué)生檔案信息化建設(shè)，投入一定的人力，將高校學(xué)生檔案信息化水平提高到一個新階段。

1.配齊學(xué)生檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。各大高校要大力推進(jìn)高校信息化建設(shè)，就必須投入一定的資金和人員，專門致力于高校信息化的建設(shè)工作。學(xué)生檔案信息化管理所需的辦公設(shè)備，以及設(shè)備的更新和維護(hù)，都要得到保障。檔案信息化管理需要的人力得到保障，是做好信息化工作的前提。

2.大力推動實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理，最重要的一項就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，進(jìn)而提高學(xué)生檔案管理的工作成效。以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易丟失，不易保存，管理和利用也受到限制。高校學(xué)生檔案信息化管理不僅容易存儲，查閱方便，而且儲存量大，工作效率高。在建設(shè)檔案信息化的過程中，要事先做好謀劃和方案，避免浪費(fèi)人力、物力和財力。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)的時候，要關(guān)注其可操作性，保證其安全和穩(wěn)定。

3.健全機(jī)制提高管理人員素質(zhì)。要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化，高校必須要有詳細(xì)的計劃，明確職責(zé)，建立健全檔案管理機(jī)制，保障檔案信息安全，能夠被有效利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的科學(xué)管理。同時，檔案管理人員要不斷提高綜合素質(zhì)，重點(diǎn)提高計算機(jī)操作水平和網(wǎng)絡(luò)化技能，定期組織各種技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的檔案管理管理技能。

（作者單位：廣東醫(yī)科大學(xué)）