新形勢下加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

文/鄧決

新形勢下加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

文/鄧決

交通運(yùn)輸業(yè)是支撐區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性行業(yè)。隨著電子政務(wù)和辦公自動化（Office Automation）發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，對于網(wǎng)上信息資源的需求和處理要求越來越高。對傳統(tǒng)的交通運(yùn)輸檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化加工處理，轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息資源，能夠減少人工錄入檔案完整性缺失的發(fā)生幾率，提高檔案信息利益效率，豐富檔案利用方式，對于提高交通運(yùn)輸檔案管理水平具有十分重要的意義。為此，交通運(yùn)輸部辦公廳于2014年發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下交通運(yùn)輸檔案工作的意見》，明確提出“要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、檔案存儲數(shù)字化，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，把‘死檔案’變成‘活信息’”。

一、交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理原則

1.開放性原則。檔案的機(jī)密程度與檔案的利用范圍和程序息息相關(guān)。交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化應(yīng)以能夠?qū)ι鐣婇_放、不涉及檔案機(jī)密或者商業(yè)秘密檔案為首選，來滿足社會公眾的利用需求。對于涉密檔案，待其保密期滿或者可以解密時(shí)及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，提升檔案的利用效率。

2.價(jià)值性原則。交通檔案的內(nèi)容豐富，全部實(shí)行數(shù)字化必然會增加工作量，也不利于后期的查詢、利用。為此，要集中有限的人力、物力資源把珍貴的交通運(yùn)輸檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理，減少對珍貴檔案的損毀，共享寶貴的檔案文獻(xiàn)資料。

3.行業(yè)性原則。檔案的形成有其特殊性和行業(yè)性規(guī)律，不同的檔案部門所收集到的檔案有鮮明的特色。交通運(yùn)輸檔案的數(shù)字化要突出地把本部門、本行業(yè)的特色檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，要把體現(xiàn)交通運(yùn)輸部門特色檔案資源盡可能地進(jìn)行系統(tǒng)化、完整性的數(shù)字化處理。

二、交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理流程

1.數(shù)字化準(zhǔn)備階段。在決定開展交通檔案數(shù)字化之前，要做好檔案的各項(xiàng)數(shù)字化準(zhǔn)備工作。首先，要根據(jù)檔案數(shù)字化工作量，做好檔案設(shè)備購買、人員安排以及工作方案等工作；其次，要對需要數(shù)字化的檔案紙張、數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行清點(diǎn)，檢查檔案卷、件、頁是否齊全，為批量掃描、轉(zhuǎn)化做好準(zhǔn)備。

2.數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換。交通檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理主要包括檔案信息的采集、處理和存儲等，是后期檔案數(shù)字化加工的前提和基礎(chǔ)。具體來說，就是要進(jìn)行數(shù)字信息化采集，例如對交通紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行掃描，根據(jù)紙質(zhì)檔案的清晰度、字跡狀況等，掃描后還要對掃描后的檔案進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)采集，對于錄音檔案的音頻信息還需要進(jìn)行必要的除噪音。

3.后期數(shù)據(jù)整理。交通運(yùn)輸檔案有大量的圖表、音像檔案，在對各種檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后還需要進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)整理，例如，掃描后的數(shù)字檔案都集中在一起，還需要認(rèn)真檢查卷、件、頁是否準(zhǔn)確，標(biāo)題與正文部分是否對應(yīng)一致，如果發(fā)現(xiàn)掃描不清晰或者漏頁的，還需要重新處理，經(jīng)核實(shí)準(zhǔn)確無誤之后將數(shù)字化的檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)中，便于直接快捷檢索查詢。

三、交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理措施

根據(jù)交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理原則和流程特點(diǎn)，做好交通運(yùn)輸檔案的數(shù)字化應(yīng)做到：

1.規(guī)范交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化錄入。規(guī)范檔案數(shù)字化軟件操作，安排專人將交通運(yùn)輸檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)錄入計(jì)算機(jī)，對于一些數(shù)字化檔案管理較為薄弱的單位，要認(rèn)真做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接工作，防止檔案在進(jìn)行數(shù)字化過程中重要數(shù)據(jù)信息的遺失，要保證交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化信息的真實(shí)和可調(diào)查性。及時(shí)完善檔案數(shù)字化制度，保證檔案數(shù)字化管理始終嚴(yán)格按照制度規(guī)范的進(jìn)行。

2.建立完善的交通檔案數(shù)據(jù)庫。規(guī)范不同類型的交通運(yùn)輸檔案的使用操作方法，按科目分類，最大限度保證信息的完整和安全。

3.加大交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化硬件投入力度。具體來說，就是要添購高速掃描儀、微縮膠片掃描儀；為了做好電子文件的歸檔以及備份管理，要增加數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、電子文件中心管理系統(tǒng)等等；增設(shè)數(shù)字簽名、電子簽章系統(tǒng)以及VPN網(wǎng)關(guān)等，做好數(shù)字信息的安全保護(hù)和修復(fù)。

4.加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作管理人員的培訓(xùn)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高從事交通運(yùn)輸檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使其盡快了解并掌握交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化管理技能，必要時(shí)可以通過“請進(jìn)來、送出去”的方式加大培訓(xùn)效果，即將數(shù)字化檔案管理專家邀請到機(jī)關(guān)進(jìn)行專業(yè)知識傳授，將從事檔案工作的人員送往專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)檔案信息化工作的需要。

（作者單位：湖北省荊州市道路運(yùn)輸管理局）