增強縣級綜合檔案館服務(wù)能力的幾點思考

文/馮云祥

增強縣級綜合檔案館服務(wù)能力的幾點思考

文/馮云祥

隨著社會群體檔案意識的不斷提高，對檔案信息的需求也在不斷增加。國家檔案局適時提出了“增強檔案服務(wù)能力”的戰(zhàn)略，縣級檔案館如何適應(yīng)這一戰(zhàn)略，通過快捷、準(zhǔn)確、方便的服務(wù)手段，為社會各界提供全方位的檔案信息查閱服務(wù)，成為目前需要研究和探索的新課題。

一、縣級檔案館服務(wù)水平的現(xiàn)狀

經(jīng)過幾年的實踐與探索，縣級檔案館服務(wù)進入了轉(zhuǎn)型階段，由以前單一地提供公文、史料查閱的模式逐步向提供同民眾切身利益密切相關(guān)的多元檔案信息轉(zhuǎn)變,服務(wù)重心也由政府機關(guān)、科研機構(gòu)、史志部門轉(zhuǎn)向了廣大人民群眾。檔案館的服務(wù)能力也比以前有了明顯提高,但就滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求而言，仍顯得捉襟見肘。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）服務(wù)資源不足。檔案館服務(wù)能力的提高,必須要有數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源作為基礎(chǔ)。而現(xiàn)實的情況卻是，絕大多數(shù)縣級館，館藏的百分之八十到九十為反映公務(wù)活動的文書檔案，而與人民群眾日常生活密切相關(guān)的各類專門檔案比重甚小。盡管近年來不斷加大收集、征集力度，也接收了一部分民生檔案，如知青檔案、婚姻檔案等，但仍遠遠不能滿足公眾的需求。

（二）服務(wù)水平不高?？h級檔案館由于人力、財力、物力等諸多因素的限制，導(dǎo)致服務(wù)水平偏低。主要表現(xiàn)在：服務(wù)方式單一，仍以坐等利用者上門的被動服務(wù)為主；服務(wù)內(nèi)容單調(diào)，基本上是提供檔案原件閱覽然后復(fù)印蓋章提供證明的低層次服務(wù)，缺少高質(zhì)量、深層次的檔案編研服務(wù)；服務(wù)手段落后，由于條件限制，不能完全將館藏檔案進行數(shù)字化，手工檢索仍然占主導(dǎo)地位，影響了服務(wù)效率。

（三）服務(wù)效果不佳。一是館藏資源不足，導(dǎo)致利用范圍狹窄；服務(wù)水平不高，致使檔案利用率低。二是宣傳不得當(dāng)，目前縣級檔案館對自身所開展的工作未能做到同步宣傳，廣大群眾對檔案館的了解甚少，不知道館里有什么資料，在查詢文件時不知道應(yīng)該提供什么有效的查找數(shù)據(jù)，大大降低了檔案館的服務(wù)效果。

二、縣級檔案館增強服務(wù)能力的思考

為社會各界提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)是檔案工作的根本目的，對于條件比較落后的縣級檔案館而言，在新的歷史時期，面對公眾日益增長的檔案信息需求和不斷高漲利用檔案的熱情，縣級檔案館應(yīng)如何提高服務(wù)水平，最大限度地發(fā)揮檔案的作用？筆者認為，應(yīng)該重點加強以下四方面：

（一）豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，夯實基礎(chǔ)。提升檔案服務(wù)能力，要以加強檔案資源建設(shè)為基礎(chǔ)。只有具備豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)，我們才有提供高效服務(wù)的資本。因此，必須加強檔案接收和征集工作。在充分調(diào)研摸底的基礎(chǔ)上，結(jié)合縣情，實時修訂檔案接收范圍，及時將重大活動檔案、惠及民生檔案、地方特色檔案接收進館；拓展征集對象，面向社會團體、民間組織及個人開展征集活動，只要是有價值的資料，就列入征集范圍。要將檔案資源體系覆蓋到各個方面、各個領(lǐng)域、各種形態(tài)和載體，把檔案館打造成檔案信息“航母”。

（二）更新觀念，廣泛宣傳，開門迎客。轉(zhuǎn)變過去以紙質(zhì)文件管理為重點、以保密和服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為中心的檔案理念與服務(wù)體系，建立滿足人民群眾利用的大服務(wù)體系，滿足檔案形式多元化、檔案服務(wù)大眾化、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實要求。加大宣傳力度，多種形式，多個場地，多種渠道，宣傳檔案法律法規(guī)新政與檔案業(yè)務(wù)工作，重點突出館藏和工作成果展示，敞開大門，將一個公開、透明的檔案館展現(xiàn)在公眾面前，告訴公眾，我知道你需要什么，我能給你提供什么，我能幫你解決什么，吸引公眾走進檔案館，主動了解檔案工作，提高公眾的認知度。

（三）加快信息化建設(shè)，搭建平臺，提高服務(wù)效率。一方面努力更新現(xiàn)代化服務(wù)設(shè)備，加大人力投入，加快館藏數(shù)字化進程，逐步實現(xiàn)目錄檢索直至全文檢索。另一方面，加強與各職能部門的溝通協(xié)調(diào)，加快與各方尤其是涉及民生檔案部門的檔案信息整合進程，建立起以檔案館為中心，以政府職能部門及各基層組織為支撐點的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。規(guī)范本區(qū)域內(nèi)檔案管理軟件，利用綜合檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一提供檔案查詢和檢索，為公眾創(chuàng)造“一站式”信息獲取環(huán)境，切實提高服務(wù)效率。

（四）改進服務(wù)模式，深度開發(fā)，增強服務(wù)實效。要從傳統(tǒng)的被動、簡單的服務(wù)模式中走出來，向主動、深層次的服務(wù)模式發(fā)展。要加強編研力量，提高編研人員的素質(zhì)，強化編研工作。從“編史修志”的框框中走出來，走進現(xiàn)實，走進生活，走進公眾心里。著重對社會熱點、重點問題進行深入研究，提高編研成果的針對性、目的性、時效性。撰寫出具有較高使用價值、實用性較強，易于傳播的編研成品，擴大檔案社會影響，更好地服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)和民生工作。同時，加強愛國主義教育基地建設(shè)。緊緊圍繞中心工作，針對不同群體，適時推出主題鮮明，形式靈活多樣的各種專題展、特色展，充分發(fā)揮檔案館的社會教育功能，為社會主義文化大發(fā)展大繁榮服務(wù)。

檔案館是檔案工作服務(wù)社會的公共平臺和窗口，做好檔案服務(wù)工作，對于提高黨的執(zhí)政能力，密切黨的群眾的聯(lián)系，構(gòu)建和諧社會具有重要意義。為此，我們必須更新觀念，開拓創(chuàng)新，全面提高檔案館服務(wù)能力和服務(wù)水平，切實發(fā)揮檔案的價值和作用，更好地服務(wù)社會，服務(wù)于民。

(作者單位：鎮(zhèn)賚縣檔案局)