淺談廣播電視檔案信息的電子化管理

文/林晶 馮海霞

淺談廣播電視檔案信息的電子化管理

文/林晶 馮海霞

檔案信息電子化管理是信息化時(shí)代現(xiàn)代工作方式的必然發(fā)展趨勢(shì)，作為廣播電視行業(yè)的檔案管理更需要加強(qiáng)電子信息化的升級(jí)換代，這對(duì)于具體的廣播電視節(jié)目制作而言是提高工作效率和效益十分現(xiàn)實(shí)的優(yōu)化舉措，對(duì)整個(gè)傳媒行業(yè)則是提升行業(yè)整體現(xiàn)代化水平的極其重要和關(guān)鍵的渠道與途徑。

一、檔案信息電子化管理常見(jiàn)問(wèn)題

1.認(rèn)知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時(shí)代的進(jìn)步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對(duì)于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識(shí)程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到電子信息化對(duì)提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無(wú)眠顧及新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學(xué)完整的體系

作為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國(guó)還沒(méi)有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過(guò)程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問(wèn)題。缺乏科學(xué)完整體系的問(wèn)題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國(guó)范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。科學(xué)完整的體系不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費(fèi)大量人、財(cái)、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來(lái)發(fā)展中作出正確決策。

二、優(yōu)化措施

1.根據(jù)檔案的類別與級(jí)別區(qū)別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級(jí)，不同類別和級(jí)別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案資料的發(fā)展趨勢(shì)必然是數(shù)量越來(lái)越多，規(guī)模越來(lái)越龐大。沒(méi)有分類和分級(jí)的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯(cuò)誤的災(zāi)難。

一般來(lái)說(shuō)，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對(duì)次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時(shí)較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級(jí)病毒庫(kù)、打補(bǔ)丁以及安全檢測(cè)等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。

相對(duì)次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢(shì)在于費(fèi)用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護(hù)和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費(fèi)金錢，只需要支付少量的上網(wǎng)費(fèi)用便可享受幾乎無(wú)止境的存貯容量。劣勢(shì)在于安全性相對(duì)不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的絕對(duì)控制權(quán)，無(wú)論出于何種目的，云儲(chǔ)存服務(wù)提供商或其他個(gè)人或集團(tuán)都有機(jī)會(huì)偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級(jí)的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對(duì)次要、普通的檔案信息通過(guò)“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

2.定期梳理檔案重要程度，調(diào)整安全級(jí)別

隨著時(shí)間推移和行業(yè)發(fā)展，檔案信息的數(shù)量增長(zhǎng)是無(wú)法回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。數(shù)據(jù)量的激增不僅使企業(yè)面臨著購(gòu)置存貯終端的巨額成本消耗，更重要的是，即使將所有數(shù)據(jù)全數(shù)采用在企業(yè)本地存貯的方式也不能完全保證數(shù)據(jù)的安全性。數(shù)據(jù)量的增加、存貯設(shè)備的增加、數(shù)據(jù)管理人員的增加都會(huì)加大產(chǎn)生安全漏洞的潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此，廣播電視檔案必須根據(jù)時(shí)間變化定期進(jìn)行梳理和篩選，將那些因?yàn)闀r(shí)間推移而使重要程度降低的檔案信息從重要、關(guān)鍵類劃分到相對(duì)次要、普通類的群落中，根據(jù)重新調(diào)整后的安全級(jí)別重新選擇管理介質(zhì)，以便本地存貯設(shè)備減輕負(fù)擔(dān)、減少由于購(gòu)置存貯終端產(chǎn)生過(guò)于沉重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

另外，加強(qiáng)監(jiān)督與檢測(cè)也是做好檔案信息電子化管理不可或缺的步驟。各級(jí)直屬與分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重視程度，通過(guò)定期或不定期的抽查了解所轄部門檔案管理的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，并將具體分管人員的績(jī)效考核與檔案監(jiān)督與檢測(cè)結(jié)果相結(jié)合，通過(guò)制定一一對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息電子化管理效果。

（作者單位：吉林電視臺(tái)）