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      全州社區(qū)檔案管理工作調(diào)研報(bào)告

      2017-03-11 15:45:19延邊朝鮮族自治州檔案局調(diào)研組
      蘭臺(tái)內(nèi)外 2017年1期
      關(guān)鍵詞:全州檔案管理社區(qū)

      延邊朝鮮族自治州檔案局(館)調(diào)研組

      全州社區(qū)檔案管理工作調(diào)研報(bào)告

      延邊朝鮮族自治州檔案局(館)調(diào)研組

      為深入貫徹落實(shí)《城市社區(qū)檔案管理辦法》(國(guó)家檔案局、民政部第11號(hào)令),進(jìn)一步推進(jìn)全州社區(qū)檔案管理工作,州檔案局組成調(diào)研組,通過州縣(市)聯(lián)動(dòng)、聽取匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)查看和座談?dòng)懻摰确绞?,圍繞社區(qū)總體概況、社區(qū)檔案工作在社區(qū)總體工作中的擺位和組織推進(jìn)情況,以及社區(qū)檔案收集整理、保管利用、信息化、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等方面進(jìn)行了專題調(diào)研。

      一、社區(qū)檔案工作基本情況

      全州8縣(市)共有34個(gè)街道,1個(gè)社區(qū)管理委員會(huì),157個(gè)社區(qū)。社區(qū)主要承擔(dān)民政、計(jì)生、衛(wèi)生、殘聯(lián)、司法、勞動(dòng)保障、婦聯(lián)、老關(guān)協(xié)等與群眾生活密切相關(guān)的工作職能。在推進(jìn)社區(qū)各項(xiàng)工作過程中,形成了大量具有保存價(jià)值的文件材料,也就形成了社區(qū)檔案,即城市社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會(huì)組織(以下簡(jiǎn)稱社區(qū)各類組織)和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

      全州社區(qū)檔案建檔工作,是依據(jù)吉林省民政廳、吉林省檔案局聯(lián)合印發(fā)《吉林省城市社區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》,于2003年啟動(dòng)實(shí)施。州檔案局將其作為一項(xiàng)重要工作,專題研究貫徹落實(shí)方案,協(xié)調(diào)州民政局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的意見》,在全州積極開展社區(qū)檔案建檔工作。同時(shí),以延吉市新興街道民安社區(qū)為社區(qū)檔案建檔試點(diǎn),通過社區(qū)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的形式,以點(diǎn)帶面,有力推進(jìn)了全州社區(qū)檔案建檔工作。截止到2004年年底,全州各個(gè)社區(qū)建檔工作基本完成,社區(qū)檔案工作逐漸步入了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

      從2005年開始,各縣(市)檔案局(館)以全面鞏固社區(qū)檔案工作階段性成果和進(jìn)一步提升其管理水平為目標(biāo),將其擺在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作同等位置,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),密切同民政、街道、社區(qū)的聯(lián)系,形成工作合力;強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升檔案人員素質(zhì);主動(dòng)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo),采取集中立卷等方式,保證了全州社區(qū)檔案工作健康有序發(fā)展。

      2015年,國(guó)家檔案局、民政部《城市社區(qū)檔案管理辦法》出臺(tái)后,全州各級(jí)檔案部門、街道和社區(qū)都非常重視,及時(shí)組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)。通過學(xué)習(xí),社區(qū)檔案管理人員在原有收集基礎(chǔ)上,能夠?qū)Q屆檔案和推進(jìn)工作類等檔案,放在一個(gè)重要位置進(jìn)行收集整理?!冻鞘猩鐓^(qū)檔案管理辦法》進(jìn)一步推動(dòng)了全州社區(qū)檔案工作,社區(qū)檔案的收集力度不斷加大,歸檔材料日趨齊全,管理工作進(jìn)一步規(guī)范。社區(qū)檔案管理為社區(qū)工作的順利開展提供了有力保障。

      二、社區(qū)檔案工作存在的主要問題及原因

      一是檔案收集整理工作不規(guī)范。社區(qū)業(yè)務(wù)窗口各自收集、整理、保管分管口形成的檔案,多數(shù)社區(qū)既沒有安排專人負(fù)責(zé),也沒有形成專門的檔案管理制度,為檔案集中統(tǒng)一管理埋下了隱患。二是檔案管理人員變動(dòng)頻繁。導(dǎo)致檔案工作無法有固定的人員去做,直接影響檔案工作各環(huán)節(jié)的連續(xù)性和規(guī)范化。三是檔案工作資金保障不充裕。制約了檔案安全保管、數(shù)字化等項(xiàng)工作的開展,嚴(yán)重影響檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)、新變化、新發(fā)展的步伐。四是檔案裝具用具不統(tǒng)一。不利于社區(qū)檔案的存放管理,檔案的安全保管存在極大隱患。五是檔案培訓(xùn)工作延伸不到位。多數(shù)社區(qū)檔案工作人員未能接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),對(duì)檔案業(yè)務(wù)掌握不夠,既不熟悉《城市社區(qū)檔案管理辦法》,又不熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)流程,造成檔案收集、整理、保管、利用不規(guī)范。

      社區(qū)檔案工作存在問題的原因是多方面的,綜合起來主要有以下幾個(gè)方面:一是責(zé)任意識(shí)較弱。部分社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,沒有把檔案工作列入重要議事日程和崗位目標(biāo)責(zé)任制,加之社區(qū)工作千頭萬緒,人員少、任務(wù)重、壓力大,造成檔案工作“說起來重要,干起來次要,忙起來不要”的尷尬局面。二是人員配備缺少硬機(jī)制。目前看,全州社區(qū)檔案管理人員絕大多數(shù)是兼職,加之檔案行政管理部門缺乏經(jīng)常性培訓(xùn)和指導(dǎo),對(duì)社區(qū)檔案人員配備缺乏有效、規(guī)范性要求,導(dǎo)致社區(qū)檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)。三是經(jīng)費(fèi)保障缺預(yù)算。社區(qū)檔案工作的正常開展,需要一定的資金投入。特別是檔案工作向電子化、數(shù)字化方向邁進(jìn)的現(xiàn)階段,更需要一定的資金支持。但從目前情況看,各級(jí)財(cái)政預(yù)算安排的社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)普遍不足,無法安排檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),直接影響了社區(qū)檔案工作的正常開展。四是部門重視程度不夠。盡管近幾年民政、檔案、街道等相關(guān)部門都為社區(qū)檔案工作做出了各自的努力,但由于編制、財(cái)力等方面限制,各部門在忙于自身業(yè)務(wù)的同時(shí),很難向社區(qū)檔案工作傾斜更多的力量。

      三、加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的幾點(diǎn)建議、

      社區(qū)檔案工作是社區(qū)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,已成為社區(qū)建設(shè)的重要組成部分,社區(qū)檔案工作水平將直接影響社區(qū)建設(shè)的整體水平。社區(qū)和各相關(guān)部門要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的重要性和緊迫性,本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的態(tài)度,提高認(rèn)識(shí),增強(qiáng)責(zé)任感,切實(shí)抓好社區(qū)檔案工作,更好地為社區(qū)全面健康發(fā)展服務(wù)。

      第一,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),納入日程。街道、社區(qū)要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,依法將檔案工作列入重要議事日程,并在人、財(cái)、物等方面給予檔案工作充分的保障,確保社區(qū)檔案工作正常開展。一是要建立檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制。街道、社區(qū)要建立與民政、社保、司法等各入駐部門的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,明確各部門派出機(jī)構(gòu)工作人員的檔案工作職責(zé),定期分析和解決問題,推動(dòng)檔案工作順利開展。二是要明確檔案工作人員。按照《檔案法》、《城市社區(qū)檔案管理辦法》等法規(guī)要求,社區(qū)檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理,選派素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng),相對(duì)穩(wěn)定的正式職工負(fù)責(zé)檔案管理工作。如社區(qū)因工作人員太緊張無法安排檔案人員,政府要從檔案事業(yè)發(fā)展大局著想統(tǒng)一給每個(gè)社區(qū)配備一名檔案協(xié)理員,以滿足檔案工作的需要。三是要合理設(shè)置檔案庫(kù)房。檔案是不可再生的重要信息資源。按照相關(guān)規(guī)定,各社區(qū)都要想方設(shè)法設(shè)置大小適中且能夠滿足工作需要的檔案庫(kù)房,購(gòu)置檔案柜,落實(shí)檔案管理“八防”措施,以確保檔案實(shí)體的安全。四是要及時(shí)解決檔案工作經(jīng)費(fèi)。按照《城市社區(qū)檔案管理辦法》的規(guī)定,社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)從社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)中列支。各社區(qū)在安排辦公經(jīng)費(fèi)時(shí),一定要保證檔案工作必要的經(jīng)費(fèi),以滿足檔案工作正常開支。有條件的社區(qū)還應(yīng)給檔案工作人員配備計(jì)算機(jī),購(gòu)買檔案管理軟件,建立目錄及全文數(shù)據(jù)庫(kù)和電子查詢系統(tǒng),開展社區(qū)檔案信息化工作,促進(jìn)社區(qū)檔案管理現(xiàn)代化。

      第二,加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)意識(shí)。開展社區(qū)檔案工作要堅(jiān)持從提高社區(qū)干部的思想意識(shí)入手,開展形式多樣、廣泛持久的檔案普法教育活動(dòng),大力宣傳《檔案法》、《城市社區(qū)檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)規(guī)范,增強(qiáng)社區(qū)工作人員對(duì)檔案及其法律法規(guī)的認(rèn)知意識(shí),使社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員充分認(rèn)識(shí)社區(qū)檔案在社區(qū)建設(shè)中的重要意義,以及社區(qū)檔案在社區(qū)發(fā)展中的重要地位和作用。要取得社區(qū)工作人員對(duì)檔案工作的支持,并為社區(qū)居民提供多種形式的現(xiàn)行文件和檔案信息服務(wù),使人民群眾了解檔案,支持檔案工作,能夠利用檔案解決工作生活中遇到的問題,營(yíng)造人人關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。要充分利用檔案工作平臺(tái),增強(qiáng)社區(qū)各項(xiàng)政策的透明度,維護(hù)廣大居民的合法權(quán)益。

      第三,加強(qiáng)培訓(xùn),提高素質(zhì)。開展社區(qū)檔案工作,發(fā)揮檔案作用,關(guān)鍵在于提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。針對(duì)社區(qū)檔案管理人員存在層次復(fù)雜、受教育程度和能力參差不齊等實(shí)際問題。縣(市)檔案局(館)要有計(jì)劃、有步驟地對(duì)社區(qū)專、兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高其檔案工作能力,增強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感,完成檔案管理工作;要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量,深入社區(qū),發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決,尤其要指導(dǎo)在社區(qū)服務(wù)大廳各業(yè)務(wù)部門(如民政、社保、司法等)的檔案人員及時(shí)收集、分類、整理和歸檔,以確保社區(qū)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

      第四,加強(qiáng)指導(dǎo),提升水平。檔案行政管理部門要加強(qiáng)與街道、社區(qū)的聯(lián)系、溝通與協(xié)調(diào),齊抓共管,形成合力,共同提升社區(qū)檔案管理整體水平。一要協(xié)助社區(qū)建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,依法管理檔案;二要指導(dǎo)社區(qū)檔案的收集、整理、保管,做到統(tǒng)一規(guī)范,符合標(biāo)準(zhǔn);三要督促社區(qū)檔案工作人員注重各種文件材料收集的齊全完整,確保檔案的依據(jù)和參考作用;四要積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),改革傳統(tǒng)的檔案整理和管理方式,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化;五要對(duì)社區(qū)建檔情況進(jìn)行定期檢查,針對(duì)問題,及時(shí)改進(jìn),促進(jìn)社區(qū)檔案工作健康、穩(wěn)步發(fā)展。

      第五,服務(wù)為本,突出特色。要找準(zhǔn)檔案工作為社區(qū)建設(shè)服務(wù)的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn),構(gòu)建新形勢(shì)下檔案服務(wù)社會(huì)新體系,切實(shí)突出為社區(qū)管理工作服務(wù)和為社區(qū)居民服務(wù)這兩個(gè)著力點(diǎn)。只有這樣,社區(qū)檔案工作才能得到認(rèn)可和快速發(fā)展。在開展社區(qū)檔案工作中要注重突出社區(qū)特色,深入調(diào)查研究,對(duì)有關(guān)本社區(qū)范圍內(nèi)的民俗風(fēng)情、名勝古跡、社區(qū)面貌變遷的檔案,發(fā)生過的重要事件、重大活動(dòng)的檔案,出現(xiàn)過的著名人物、新鮮事物的檔案等,要加大收集、整理、歸檔力度,以提高社區(qū)檔案的含“金”量,強(qiáng)化利用效果。要著重抓好下崗職工、特困家庭、孤寡老人、殘疾人、居民健康、社區(qū)名人等檔案。要根據(jù)各社區(qū)自身特點(diǎn),多提供居民最需要的社區(qū)信息服務(wù)。

      課題負(fù)責(zé)人:秦洪葉

      課題組成員:李范俊、高威、王兆偉

      執(zhí)筆人:李范俊、高威

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