淺議數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺建設(shè)的必要性

文·王德健 于濤

淺議數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺建設(shè)的必要性

文·王德健 于濤

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，給檔案信息化建設(shè)帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。2013年，前國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上的講話中指出：“數(shù)字檔案館（室）是數(shù)字時代或者大數(shù)據(jù)時代檔案館（室）的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館（室），是對傳統(tǒng)檔案館（室）的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館（室）。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室），是實現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化、把我國建成檔案強國的一項迫切任務(wù)和重要內(nèi)容?！?/p>

所謂數(shù)字檔案館，是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用的需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺為社會提供檔案信息服務(wù)。建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

一、六網(wǎng)六平臺的含義

我們所說的數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺，主要指局域網(wǎng)文書檔案管理平臺、政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺、局域網(wǎng)科技檔案管理平臺、局域網(wǎng)專業(yè)檔案管理平臺、局域網(wǎng)檔案電子查閱平臺、互聯(lián)網(wǎng)開放檔案查閱平臺。以上六網(wǎng)六平臺構(gòu)建起了數(shù)字化檔案館的網(wǎng)絡(luò)骨架，是實現(xiàn)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上進行檔案數(shù)字化建設(shè)，可實現(xiàn)館藏檔案信息化和接收檔案數(shù)字化。

（一）局域網(wǎng)文書檔案管理平臺

局域網(wǎng)文書檔案管理平臺，即檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)信息化管理體系。通過服務(wù)器和交換機構(gòu)建起檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)布局，實現(xiàn)單位內(nèi)部計算機之間互相通信，實現(xiàn)各個終端計算機和服務(wù)器進行通信，在此基礎(chǔ)上檔案信息由原來的單機目錄式管理模式上升到檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、全文瀏覽式管理模式，從而實現(xiàn)了檔案館內(nèi)部各科室對檔案著錄、查詢、管理、利用等功能的信息化操作。同時，館藏文書檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化，無需進入庫房，就可以對現(xiàn)存檔案信息進行查詢、打印和下載。相比較傳統(tǒng)的檔案借閱出庫、復(fù)制打印、歸還入庫而言，檔案數(shù)字化管理開啟了檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求。

（二）政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺

檔案數(shù)字化包括數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室兩個方面。在具體運作中，往往是兩者各做各的、互不相干，從而造成檔案室數(shù)字化成果難以與檔案館有效對接，使檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。隨著信息化建設(shè)工作的全面推進，政府已經(jīng)投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺，就是通過利用已有的政務(wù)辦公信息網(wǎng)絡(luò)平臺來構(gòu)建全區(qū)的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系，進行行政區(qū)域內(nèi)的無縫隙檔案管理和利用。在政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺上，各個檔案室就好比是檔案館的下設(shè)科室，通過政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺設(shè)置各單位的全宗權(quán)限，實現(xiàn)各單位的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲、發(fā)布利用、進館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。在政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺上，檔案館工作人員可以對各單位所提交的數(shù)據(jù)進行檢查，避免時間和人力的無效損耗。檔案館工作人員還可以通過政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺，對各單位進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并發(fā)布相關(guān)的檔案法律法規(guī)信息，有效遏制檔案工作無章可循，各自發(fā)展的局面。

政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖

同時，政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺還能夠?qū)崿F(xiàn)各單位之間的檔案互查，如甲單位要借閱乙單位的某份歸檔文件，只需要在政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺上發(fā)出借閱申請，檔案館工作人員核實甲單位借閱該文件的權(quán)限后，就可以開放該檔案權(quán)限給借閱人利用。申請借閱時間到期后，該權(quán)限會自動取消，借閱人將無權(quán)瀏覽該文件，這樣就實現(xiàn)了單位與單位之間文件借閱的無障礙便捷利用。

（三）局域網(wǎng)科技檔案管理平臺

科技檔案承載著一個地區(qū)基本信息。隨著科技進步，科技檔案發(fā)展異常迅速，但科技檔案管理卻嚴重滯后。主要表現(xiàn)為，一是對科技檔案的監(jiān)管嚴重缺失，對科技檔案的收集只局限在設(shè)備檔案和基建檔案等，導(dǎo)致大量科技檔案散落在各個機構(gòu)中，無法集中管理。二是缺乏系統(tǒng)的科技檔案綜合利用，不能及時為地方經(jīng)濟發(fā)展提供有效的綜合數(shù)據(jù)。而今，信息化的發(fā)展為科技檔案管理指明了方向，即在綜合檔案館中構(gòu)建科技檔案局域網(wǎng)，建立獨立的科技檔案管理平臺，加強對科技檔案的進館歸檔接收力度，做到該進館的科技檔案及時歸檔進館。并對進館的科技檔案進行數(shù)字化，實現(xiàn)科技檔案分類管理，把該歸類的科技檔案逐一歸類實現(xiàn)電子化，實現(xiàn)在線大數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計和科技科研工作，提高科研信息數(shù)據(jù)利用的便捷性和準(zhǔn)確性。

（四）局域網(wǎng)專業(yè)檔案管理平臺

專業(yè)檔案是職能機構(gòu)所形成的與本專業(yè)活動息息相關(guān)的專業(yè)性較強的檔案，如公檢法的刑偵訴訟檔案以及與百姓息息相關(guān)的民生檔案，婚姻檔案、社保檔案等?；谔厥獾奈募幚沓绦蚝吞厥獾奈募问降仍颍@些檔案為了方便自身利用都由本單位檔案室進行保管。根據(jù)《檔案館工作通則》和國家檔案局9號令的相關(guān)要求，只要是本單位永久保存的檔案，從檔案產(chǎn)生之日起10年后必須進館進行集中化管理。在綜合檔案館中，為了有效的管理這些專業(yè)檔案，需構(gòu)建專業(yè)檔案局域網(wǎng)，建立獨立的專業(yè)檔案管理平臺，對專業(yè)檔案進行條目化和原文數(shù)字化，并根據(jù)行業(yè)檔案管理條例保持原單位的基本數(shù)據(jù)格式，依照國家專業(yè)檔案基本分類目錄進行專業(yè)檔案電子分類管理，讓專業(yè)檔案的利用高效運轉(zhuǎn)起來，實現(xiàn)專業(yè)檔案網(wǎng)上查閱等。

（五）局域網(wǎng)檔案電子查閱平臺

在檔案館內(nèi)構(gòu)建電子查閱局域網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置對外開放的電子閱覽室。查閱人可到檔案館進行電子目錄查閱以及開放檔案查閱利用，并根據(jù)相應(yīng)權(quán)限申請進行檔案電子原文查閱，以確保檔案使用的安全。另外，在硬件和軟件構(gòu)建上與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行物理隔離，確保各系統(tǒng)的獨立運行。

（六）互聯(lián)網(wǎng)開放檔案查閱平臺

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字檔案館可以構(gòu)建起互聯(lián)網(wǎng)開放檔案查閱平臺，用戶在家里通過互聯(lián)網(wǎng)登陸檔案館網(wǎng)站，即可查閱已經(jīng)開放的檔案和瀏覽檔案信息等，為老百姓提供了便捷的檔案利用途徑和方式。同時老百姓也可以對檔案工作提出自己的意見，對檔案工作便民化、親民化提供了可行性，使檔案工作真正實現(xiàn)為民服務(wù)的目的。

二、檔案信息化建設(shè)中的問題

在檔案信息化建設(shè)中存在的最突出問題是人才問題，要每年要有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提升檔案室、檔案館人員的信息化技能。

另外，檔案信息化的發(fā)展在很多地方出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象，例如檔案信息化規(guī)章制度的建立和落實上沒有與已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范同步。因此，要建立一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲、保管、利用等技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，全面夯實數(shù)字檔案館（室）建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。并對管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份等方面做出全面的、可操作的具體規(guī)定，使數(shù)字檔案館（室）建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

檔案信息化是一個巨大的系統(tǒng)工程，涉及單位多、檔案數(shù)量多、建設(shè)周期長、軟硬件依存度高、管理難度大，檔案局（館）應(yīng)全力以赴構(gòu)建公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺?？梢栽O(shè)想，隨著數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺的全面實施成功，檔案館的檔案信息資源將極大豐富，公共服務(wù)的能力將極大提高，并極大地促進檔案信息資源在各級黨政機關(guān)以及社會各界共享使用。

（作者單位：煙臺經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館/ 煙臺東森軟件科技有限公司）