廣播電視工程檔案收集歸檔的有效策略

文/戴品

近年來，我國廣播電視事業(yè)不斷發(fā)展，節(jié)目類型、形式、播出報(bào)道的方式都有了明顯的改善。這一情況的出現(xiàn)，在豐富人們視野的同時(shí)也加大了檔案管理人員的工作量，相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和資訊不斷增多，如何做好信息的收集歸檔，對資料進(jìn)行立卷、保管和利用就成為了單位研究的重點(diǎn)。長期以來，我國的廣播電視工程不斷探索檔案管理的新辦法，以質(zhì)量提高為根本，堅(jiān)持自主創(chuàng)新和發(fā)展，逐漸建立了一整套檔案管理的新方法。

一、工程檔案的前期管理

(一)制度體系是檔案前期管理的基本保證

檔案的收集歸檔是廣播電視工程工作的基礎(chǔ)，要保證工程的順利完工，防止資料的丟失和信息的泄露，就必須根據(jù)規(guī)范化的制度，落實(shí)科學(xué)的管理工作。具體而言，各個(gè)部門都要履行好自身的職責(zé)，對信息和資料進(jìn)行分類處理和歸檔，按照不同的活動類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按時(shí)開展工作，實(shí)施程序化控制，確保信息得到及時(shí)處理。

(二)前期管理歸納文件與材料

作為最重要的參考依據(jù)，廣播電視工程檔案的前期歸檔工作顯得尤為重要，它涉及到工程的建設(shè)、處理、具體的施工和設(shè)備的維修等等。因此，要做好原始檔案的記錄和歸類，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，規(guī)范交接程序和準(zhǔn)則，為后期管理工作提供保證。

二、工程檔案的收集歸檔的有效策略

廣播電視工程檔案數(shù)量多，各個(gè)時(shí)間段的工作重點(diǎn)和播出的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)不同，檔案的數(shù)據(jù)資料也具有非常大的差異。要掌握完整的信息，落實(shí)制度化管控，就必須結(jié)合實(shí)際有效的做好檔案的收集和歸檔。

(一)分類組卷

分類組卷是廣播電視工程檔案收集整理的主要原則，也是對工作人員的技術(shù)能力要求非常高的一項(xiàng)工作。由于工程檔案信息較多，在實(shí)際管理中必須實(shí)施分類處理，解決信息繁雜引起的消息不暢通的問題，并對工程檔案管理進(jìn)行全面控制，按照不同的類型和內(nèi)容分類組卷。

具體而言，一是要做好立項(xiàng)和選項(xiàng)，分析當(dāng)?shù)氐木C合情況后，做出簡單的項(xiàng)目審核，分卷進(jìn)行規(guī)劃工作；二是要編制各類文件，形成初期管理圖紙；三是將整理和歸納結(jié)合起來，嚴(yán)格審查相應(yīng)的資料，用多組卷的方式進(jìn)行作業(yè)。

(二)案卷排列和編目

對廣播電視工程中的檔案資料進(jìn)行排序和目錄的編制，能夠保證第一時(shí)間做好查詢工作，一旦需要檢索信息，也可以快速完成工作，減少工作量，縮短工作時(shí)間。當(dāng)然，在案卷的排列過程中要以獨(dú)立卷為單位，按照順序統(tǒng)一梳理資料，頁號編寫位置和單面書寫的文字材料頁號編在右下角，方便查閱。

(三)工程檔案檢索目錄的填寫

信息技術(shù)的推廣和普及，為廣播電視工程檔案的收集歸納工作提出了新的要求，利用信息軟件填寫目錄，可以以單元為單位做好信息的管理，及時(shí)做好保存資料的工作，從而減少工作時(shí)長。對于案卷目錄的填寫，則要從不同的時(shí)期入手，制作規(guī)范化模版。模版文件是要對于信息具有專業(yè)性的格式，通常是文書格式，經(jīng)過工作人員的技術(shù)性操作，最終形成了文書，讀取的時(shí)候是非常的方便，簡單。具體而言，以技術(shù)為主導(dǎo)的工程檔案歸檔收集保存資料信息的時(shí)間較長，能夠及時(shí)的備份信息，防止丟失現(xiàn)象的發(fā)生，并自動的進(jìn)行檢索、核對、維護(hù)、校正，確保工作順利開展。

三、結(jié)束語

工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)很強(qiáng)的工作，主要是保障廣播電視臺資源的保存和后期維護(hù)使用。每個(gè)階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強(qiáng)。對此，相關(guān)的工作者要立足根本，耐心、細(xì)心的進(jìn)行作業(yè)，解決工程檔案收集歸檔中遇到的各類問題，按照文件的屬性和類型分類組卷，做好數(shù)據(jù)的編寫工作，及時(shí)更新目錄和信息，做好備份處理。針對重要文件，還要建立數(shù)據(jù)庫，以多重密碼的方式管理檔案，提高辦公化水平。

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