利用信息技術(shù)有效提高校園辦公的效率

文/羅煙

伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的氣息，電腦、平板、智能手機等信息工具越來越普及，利用信息技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化是現(xiàn)代辦公不可或缺的方式，它取代了許多傳統(tǒng)的人工作業(yè)，使得工作的效率大大提高。

一、校園信息技術(shù)使用現(xiàn)狀

21世紀(jì)初就已經(jīng)有數(shù)字化校園的概念，但真正實現(xiàn)數(shù)字化校園或數(shù)字化校園全面應(yīng)用的學(xué)校少之又少。數(shù)字化校園其實就是信息技術(shù)使用的體現(xiàn)和結(jié)果。信息技術(shù)的應(yīng)用包括計算機軟硬件、智能終端、網(wǎng)絡(luò)通訊等。在校園里，信息技術(shù)包含技術(shù)和管理兩個方面，它是一個為達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)而采用和發(fā)展信息技術(shù)的綜合結(jié)構(gòu)。

一般高校會引進(jìn)一些先進(jìn)的信息系統(tǒng)，比如：教務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等，但絕大多數(shù)高校的這些系統(tǒng)是在獨立運行，并未將它們有機結(jié)合。單個看來是節(jié)省了工作時間，但整體看則做了大量重復(fù)性的工作。新生入學(xué)時，財務(wù)系統(tǒng)錄入了一遍學(xué)生信息，教務(wù)管理系統(tǒng)又重新錄入或?qū)肓艘槐閷W(xué)生信息；教務(wù)管理系統(tǒng)有學(xué)生調(diào)換班級時，財務(wù)系統(tǒng)還需要再做相應(yīng)的調(diào)整。如此重復(fù)性操作的情況在很多學(xué)校都有出現(xiàn)。

許多學(xué)校在使用一些信息系統(tǒng)時，由于操作能力不足、技術(shù)支撐不足、后期升級未跟進(jìn)等原因?qū)е轮型就Ｖ故褂没驔]有充分使用。比如采購系統(tǒng)，需要采購部門、用戶、供貨部門三方共同完成采購任務(wù)，其中任一部門的任一操作員因技術(shù)水平差而不能操作采購系統(tǒng)時，就會導(dǎo)致本項采購業(yè)務(wù)中斷。信息技術(shù)是新時代的產(chǎn)物，很多老員工不一定能接受或不容易接受這類新事物，所以導(dǎo)致相關(guān)工作停滯不前的情況多有發(fā)生。

二、如何有效使用信息技術(shù)

有效的使用信息技術(shù)，才能使信息更快更準(zhǔn)地收集、傳遞、處理、執(zhí)行、反饋。信息技術(shù)表面看只與技術(shù)有關(guān)，實質(zhì)需要技術(shù)和管理的綜合應(yīng)用才能行之有效。其管理成分包括使命、職能、信息需求、處理流程；技術(shù)成分包括用于實現(xiàn)管理體系結(jié)構(gòu)的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則、系統(tǒng)配置等。有效的使用信息技術(shù)，需要緊跟實際需求，軟件結(jié)合硬件，配套資源投入和制度管控，必要時及時更新或升級新技術(shù)。

首先，管理層應(yīng)高度重視信息技術(shù)這一提高辦公效率的方式。

新事物再好，不被人重視、不被人使用也稱不上好事物。一些新的信息技術(shù)，如：指紋考勤、微信支付、在線課堂、手機APP等，正在人們的學(xué)習(xí)、工作和生活中普及。管理層可以引入這些新技術(shù)為校園各部門不同的工作服務(wù)，借助服務(wù)對象手中的信息工具能更加順利的開展工作。管理層引入新技術(shù)后，加大力度(包括技術(shù)力量、政策制度等)結(jié)合實際工作使用，讓其發(fā)揮最佳效益。

第二，信息系統(tǒng)的選型至關(guān)重要

校園內(nèi)可運用信息技術(shù)的場合較多，如：使用門戶網(wǎng)站展示工作和開展工作，校園一卡通用校園卡實現(xiàn)校園內(nèi)消費統(tǒng)一管理，樓宇電子屏及時發(fā)布校園通知、信息公示(好人好事、實事播報等)等等。信息系統(tǒng)的正確選型直接關(guān)系到使用效果，用戶的需求是選型的關(guān)鍵。

實例分析如下：(1)門戶網(wǎng)站設(shè)計或引入前應(yīng)做好需求分析，網(wǎng)站不僅包含各系部子網(wǎng)，還應(yīng)與含有最新最全的用戶數(shù)據(jù)的系統(tǒng)保持用戶數(shù)據(jù)自動同步；網(wǎng)站功能應(yīng)包含網(wǎng)上報名，課程、成績等信息查詢，網(wǎng)上報修、訂餐等實用性功能；門戶網(wǎng)站要有時效性，現(xiàn)在學(xué)生都有手機，為方便用戶瀏覽門戶網(wǎng)站，還應(yīng)具備手機版門戶網(wǎng)站。(2)校園一卡通是當(dāng)今高校的重要組成部分，一卡通系統(tǒng)的選型應(yīng)把握“時效性”和“長久性”兩個概念?！皶r效性”要求一卡通要滿足現(xiàn)有的需求并采用先進(jìn)的技術(shù)，老式的一卡通只有劃卡消費功能，如今一卡通要具備劃卡消費和身份認(rèn)證兩大功能，實現(xiàn)功能多樣性，校園卡可以與銀行卡合并使用一張卡?！伴L久性”要求一卡通長期穩(wěn)定運行，根據(jù)需求的變化及時做好更新和升級。(3)樓宇電子屏是學(xué)生獲取信息的重要渠道，除了信息公示這一需求以外，采用聯(lián)網(wǎng)型電子屏更方便管理者統(tǒng)一發(fā)布和管理信息，一站式管理不僅節(jié)省時間而且保證了每一個信息點的信息及時、同步。

第三，員工積極接受新事物以更加有效的運用信息技術(shù)

一旦將信息技術(shù)用于日常辦公，員工在與其相關(guān)的技術(shù)能力上也需要隨之跟上。首先是思想意識上要跟上，運用信息技術(shù)一方面可以取代筆墨、紙張，可以省去來回徒步的時間，節(jié)約了人力、物力等辦公成本；另一方面新技術(shù)迎合新需求是時代的要求，我們必須與時俱進(jìn)。其次，針對每一項技術(shù)的運行進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓員工熟練掌握新技術(shù)，更好的運用新技術(shù)。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，利用信息技術(shù)協(xié)同校園辦公顯得越來越重要，學(xué)會使用信息技術(shù)、善用信息技術(shù)也成為每一位辦公人員的必備技能。利用信息技術(shù)不僅能有效提供校園辦公的效率，還減少了辦公投入，有效的降低了辦公成本。

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