文/孫喜鴻

河北省高速公路京秦管理處成立于1999年，負(fù)責(zé)京秦高速公路的營(yíng)運(yùn)管理。包括養(yǎng)護(hù)、收費(fèi)、路政、行政、黨群、會(huì)計(jì)、科研和其他各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。為了全面提高管理處及下屬單位檔案管理工作水平，確保管理處檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，使檔案工作更好地為管理處的經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展提供有效服務(wù)，尤其對(duì)基層收費(fèi)站檔案建設(shè)工作進(jìn)行了規(guī)范，收費(fèi)站的檔案分8類(lèi)共45卷。通過(guò)規(guī)范化管理，檔案的作用日益突顯。實(shí)踐證明，高速公路的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理，檔案的開(kāi)發(fā)利用已成為高速公路發(fā)展中不可缺少的重要組成部分。從以下幾方面論述：

一、檔案管理制度化

(一)凡是反映管理處工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料、圖像、照片、錄音、錄像及其他事物資料等，均應(yīng)整理歸檔。

(二)各部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理職責(zé)范圍內(nèi)的檔案，并負(fù)管理職能。

(三)各部門(mén)檔案員要確保接收的文件材料檔案的齊全性、完成性、準(zhǔn)確性。

(四)檔案員要嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》，不準(zhǔn)隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自將重要檔案借出或復(fù)印。

(五)對(duì)違反保密規(guī)定，造成泄密或被盜密者，按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

(六)檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

二、檔案管理規(guī)范化

(一)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。在制度健全的基礎(chǔ)上，做好職權(quán)分工，每一環(huán)節(jié)，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，層層傳遞，直到歸檔。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案人員績(jī)效考核制度的管理，通過(guò)考核，激勵(lì)員工的工作熱情，創(chuàng)造激情，奮斗的熱情。

(二)有固定的場(chǎng)所。做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案的保管和保護(hù)提供設(shè)施齊全的場(chǎng)所。管理處先后建立1000多平的檔案室，購(gòu)置鐵質(zhì)文件柜、刻錄機(jī)、空調(diào)、除濕器、密集架、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等一系列重要設(shè)施，提高庫(kù)容量，增加了安全防范能力，為檔案的管理、提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，改善了檔案保管條件。

(三)有固定的歸檔過(guò)程。在整理檔案過(guò)程中，工序繁多，按照文件在形成過(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律，以件為單位進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、錄入、掃描、裝訂、裝盒，使之有序化。要以“簡(jiǎn)化整理”為宗旨，推進(jìn)文件整理，兼顧計(jì)算機(jī)和手工兩種整理方式，達(dá)到對(duì)文件歸檔的高效化。我們把材料的收集，整理，歸檔工作分成四個(gè)階段：收集階段、預(yù)立卷階段、定稿組卷階段、上架階段。

三、檔案管理信息化。

(一)引進(jìn)培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)人才。既懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，又懂得檔案管理的復(fù)合型人才。

(二)建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)。切實(shí)樹(shù)立便捷化、數(shù)字化的理念，從人力、物力、財(cái)力統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一部署，同步實(shí)施，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

(三)推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。檔案管理人員應(yīng)用各種軟件，將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)文件，然后將數(shù)據(jù)文件分類(lèi)管理，確保電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣。

四、檔案管理精細(xì)化

(一)分級(jí)管理。根據(jù)上級(jí)單位要求和收費(fèi)站的實(shí)際情況，管理處建立綜合檔案室，各單位分別建立自己的檔案室。

(二)基層單位精細(xì)分類(lèi)。收費(fèi)站的檔案分成8類(lèi)共45卷。8大類(lèi)分別是：收費(fèi)管理、制度建設(shè)、行政綜合、后勤管理、隊(duì)伍建設(shè)、黨工團(tuán)婦建設(shè)、文明創(chuàng)建、監(jiān)控管理。所有的檔案一目了然，為數(shù)據(jù)分析，領(lǐng)導(dǎo)決策提供大量的理論依據(jù)。

五、檔案管理法制化

(一)重點(diǎn)貫徹《檔案法》、《保密法》，有效提升了維護(hù)檔案規(guī)范性、真實(shí)性及安全性的自覺(jué)意識(shí)，“法制化”“ 痕跡化”管理的理念已深入各個(gè)管理環(huán)節(jié)。

(二)突出專(zhuān)業(yè)性特別強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案，是單位在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它客觀(guān)反映了單位一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程，不僅是經(jīng)濟(jì)決策和財(cái)務(wù)審計(jì)的重要依據(jù)，也是執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律、保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、保障經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的有力武器，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，一定按著《會(huì)計(jì)法》歸檔，尤其是移交的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

六、檔案管理團(tuán)隊(duì)化

(一)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才。定期向社會(huì)招收一些檔案專(zhuān)業(yè)的高校畢業(yè)生作為檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

(二)培訓(xùn)現(xiàn)有人員。通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家舉行定期的培訓(xùn)教育，提高現(xiàn)有員工的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德水平，讓檔案管理人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，增加先進(jìn)的管理理念，不斷豐富自己的科學(xué)文化知識(shí)，提升職業(yè)道德水平，使其有一定的責(zé)任感，在工作時(shí)能夠認(rèn)真、仔細(xì)的對(duì)待。管理處為進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，對(duì)本系統(tǒng)員工實(shí)施針對(duì)性的培訓(xùn)，在核心崗位培養(yǎng)少而精的檔案管理的“專(zhuān)才”，在非核心崗位、一般性?xún)?nèi)業(yè)崗位，培養(yǎng)了大量的檔案管理“通才”，建立一支穩(wěn)定、專(zhuān)業(yè)、進(jìn)入狀態(tài)快的檔案管理隊(duì)伍。

(三)建立考核機(jī)制。建立業(yè)務(wù)考勤和績(jī)效考核制度，獎(jiǎng)罰分明，獎(jiǎng)勤罰懶，體現(xiàn)多勞多得；同時(shí)舉行青工比武，推動(dòng)業(yè)務(wù)水平的提高，實(shí)現(xiàn)能者上，平者讓?zhuān)拐呦碌挠萌酥贫龋蚱啤案珊酶蓧囊粋€(gè)樣”的大鍋飯局面，對(duì)那些對(duì)工作不思進(jìn)取、懶散怠慢的員工實(shí)行淘汰制。

總之，檔案是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是單位發(fā)展的需要，是改革創(chuàng)新的需要。高速公路單位應(yīng)注重檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理，努力提升檔案管理水平，使檔案能更好地為高速公路事業(yè)、為社會(huì)、為改革創(chuàng)新服務(wù)，實(shí)踐證明，京秦高速檔案規(guī)范管理的作用日益突顯，而且作用越來(lái)越大。