精細化管理在辦公室接待工作中的有效作用

鐘宏音

摘要：辦公室的行政管理部門是一個單位非常重要的運轉部門，辦公室的工作效率關系著整個公司的發(fā)展。然而辦公室接待工作涉及的內容繁多，而且事項非常復雜，這就需要在公司的辦公室接待中實行精細化管理來提高整體的辦公室辦公效率。本文主要講述了辦公室接待中實行精細化管理的作用，以及精細化管理在辦公室接待中的具體應用和注意事項。

關鍵詞：精細化管理；辦公室接待；有效作用

辦公室作為一個公司的綜合管理部門，辦公室的工作效率在公司起著至關重要的作用，而辦公室接待工作作為辦公室工作中的一個很重要的工作，辦公室的接待工作水平的高低展示著整個公司人員的素質，也代表了公司的整體形象，這就決定著包括燃氣公司在內的任何一個公司都應該提高對辦公室接待工作的重視。

一、辦公室接待實行精細化管理的作用

一個公司的辦公室接待實施精細化管理對公司有著重要的積極的作用，尤其對燃氣公司更是有積極地意義。

（一）使工作規(guī)范化，制度化

公司辦公室接待工作實施精細化管理可以使員工在工作中行為都規(guī)范化，制度化，通過實施精細化管理，使公司發(fā)現(xiàn)原來公司就存在的一些不合理的現(xiàn)象，將工作的具體流程進行梳理，找出解決問題的途徑，方便員工更好的做好應該做的工作。

（二）有效整合公司資源

公司辦公室接待實施精細化管理可以降低辦公室中的一些人力的浪費，明確每個員工的責任，提高工作的效率，節(jié)省了辦公的開銷。

（三）可以有效減少工作中的矛盾

辦公室接待工作實施精細化管理可以提前把很多的工作都考慮周全，將工作中可能出現(xiàn)的問題提前考慮清楚并且給于解決方案，避免以后了以后的麻煩的同時增加了公司圖案按對合作的意識。

二、精細化管理在辦公室接待中的具體應用

（一）員工的意識精細化

辦公室接待工作是整個公司最需要細心的一項工作，從公司的人員的調配參觀路線的確定，再到公司的會議室的安排，車輛的調動等一系列的工作都需要精細不能出差錯，這就需要公司的接待人員唏噓將精細化的意識帶到工作中。

1.辦公室接待人員大局意識的精細化

辦公室接待工作時展現(xiàn)的是一個公司的形象，具體表現(xiàn)在工作的執(zhí)行力上面。接待人員的任何一個態(tài)度一個動作一句話都會對企業(yè)有著很大的影響，這就需要員工培養(yǎng)大局意識，站在公司的角度思考問題，以公司的榮辱作為自己的榮辱來處理公司接待中的具體事項。

2.辦公室接待人員創(chuàng)新意識的精細化

工作人員的接待工作是統(tǒng)一額流程化的，但接待人員所面對的客戶都是不相同的，這就要求公司的接待人員面對不同的客戶時也有不同的應對表現(xiàn)，通過不斷修改接待過程中的不足，改進接待過程中的細節(jié)進行不斷的工作創(chuàng)新，所以接待工作中對細節(jié)的創(chuàng)新也是至關重要的。

3.辦公室人員管理意識的精細化

辦公室的管理人員和辦公室具體的操作人員都必須要按照嚴格的公司制度來進行公司的每一項工作的展開，只有每個人都嚴格按照規(guī)則，認真的完成工作，才能使公司的辦公室接待工作變得緊張有序。

4.辦公室接待人員的服務意識的精細化

辦公室接待工作的主要任務就是為客人提供服務，讓客人感覺滿意。一個溫暖的微笑，一句禮貌用語的應用都可以表現(xiàn)出接待人員的素質和單位的整體形象。辦公室作為公司的重要做成部分，更加需要培養(yǎng)良好的職業(yè)習慣，將服務意識帶到辦公室接待工作中。

（二）辦公室接待中流程精細化

辦公室接待中要明確接待崗位的具體職責，可以對接待工作中的每一個環(huán)節(jié)都制定詳細的工作流程和工作守則，各項工作流程要具體到沒個環(huán)節(jié)，每個崗位，每個人都具體做什么，應該怎么做，工作完成的怎么樣，工作做錯了應該如何補救。這樣靜喜歡的管理流程可以確保每一項工作都能按照規(guī)則在進行，確保每個員工都有任務，可以出錯了可以責任到人。流程化的工作可以使員工了解每個工作的具體環(huán)節(jié)，特別清楚自己的具體的工作，從而確保工作可以高效的完成。

三、精細化管理在辦公室接待中的具體工作注意事項

（一）做好接待前的準備工作

辦公室接待人員街道來訪者的電話后要及時和領導放映情況，主動和來訪者電話溝通，從而掌握要來訪者的人數(shù)，性別身份等各種基礎信息，然后速度簡單安排好來訪人員的車輛參觀地點住宿等。其次棗具體的操作中再根據(jù)來訪者的實際情況進行食宿等各方面合理的安排。

（二）注意在接待過程中要細心熱情

辦公室接待人員在具體的接待過程中要將每一項工作細致化，每個細節(jié)都考慮在內。如在接待中迎接領導時要積極的介紹，讓每個來訪者都充分感受到公司對他的重視和歡迎，在會議接待中要提前做好各項安排，考慮周到，在對來訪者食宿安排上也應該了解來訪者的口味忌口合理安排，另外要積極準備對來訪者的送行儀式，做到接待工作的善始善終。

四、結語

綜上所述，精細化管理已經深入到辦公室接待的每一個環(huán)節(jié)當中，不僅體現(xiàn)了員工的整體素質也體現(xiàn)了整個公司的形象。作為燃氣公司，也一定要加強對公司辦公室接待工作的精細化管理，樹立員工的精細化意識，讓每個員工都熱情服務，爭取讓客戶滿意，從而提升公司的整體形象。