高效檔案系統(tǒng)智能管理的構(gòu)建探析

由志茹

（山西省水文水資源勘測局，山西 太原 030001）

高效檔案系統(tǒng)智能管理的構(gòu)建探析

由志茹

（山西省水文水資源勘測局，山西 太原 030001）

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展、社會的不斷進(jìn)步我國企事業(yè)單位的檔案建設(shè)與管理工作呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢和苗頭。為努力適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，各單位紛紛將檔案管理工作向智能化、高效化改進(jìn)，然而改進(jìn)的過程中出現(xiàn)了一系列問題亟待解決，其中最多呈現(xiàn)的問題在體系結(jié)構(gòu)設(shè)計方面。本文結(jié)合實際工作和發(fā)展趨勢針對智能檔案管理工作的體系結(jié)構(gòu)設(shè)計問題進(jìn)行了一系列分析總結(jié)，以求為企事業(yè)單位檔案管理工作帶來一些可借鑒之處。

智能檔案管理系統(tǒng)；事業(yè)單位；信息系統(tǒng)

檔案是人類文明和智慧的載體，它在人類發(fā)展的過程中形成、積累、發(fā)展、引申，它可以是一些紙質(zhì)資料也可以是光盤記錄的聲音和影相，對人類的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。很多珍貴資料檔案僅有幾份，甚至1份，如博物館中珍貴的名家墨寶，類似這樣的檔案資料如若遺失將會給人們帶來無法估量的損失。我國現(xiàn)有的1 200萬卷重要檔案中，其中不乏需要修復(fù)的檔案，這些檔案有的修復(fù)成本很高，有的根本無法修復(fù)。因此。引入智能化檔案管理理念來改善現(xiàn)今的檔案管理工作變得尤為重要。

1 檔案管理系統(tǒng)智能化的現(xiàn)狀與問題

普通的檔案管理系統(tǒng)是將傳統(tǒng)的手工檔案管理工作部分轉(zhuǎn)移到計算機(jī)上，將檔案的各項內(nèi)容，包括采集、移交、歸檔、存儲、借閱、掛失、銷毀等全部記載在系統(tǒng)化平臺之上，逐漸將以往的業(yè)務(wù)為基本轉(zhuǎn)化為服務(wù)為基本。

智能化檔案管理系統(tǒng)是將所有的檔案管理工作都交給智能平臺完成，由結(jié)合后臺數(shù)據(jù)自動識別檔案類別以及自動分派管理工作。這種智能化管理如果推廣順利將會普惠大眾，提高社會生產(chǎn)效率，解放更多人力。

第一，智能化檔案管理系統(tǒng)體制不健全，使用不廣泛，領(lǐng)導(dǎo)不重視。由于我國大部分企事業(yè)單位習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理，部分人員對新事物接受能力較低，同時智能化檔案管理仍在發(fā)展初期，自己本身也存在一些漏洞和問題，這就造成了實踐無法充分檢驗理論，理論也無法適應(yīng)實踐的現(xiàn)狀。各單位領(lǐng)導(dǎo)普遍將工作重心放在本單位業(yè)務(wù)部門的績效，極少關(guān)注職能部分的發(fā)展與改革，這就導(dǎo)致了新的檔案管理思想和技術(shù)無法更快更深入地普及到相關(guān)部分，舊的工作方式對工作效率造成了不良的影響。

第二，智能化檔案管理系統(tǒng)所需的軟硬件環(huán)境和現(xiàn)階段部分企事業(yè)單位的條件不匹配。智能化檔案管理系統(tǒng)是基于系統(tǒng)平臺之上運行的，系統(tǒng)的穩(wěn)定對工作效率影響很大。然而部分單位設(shè)備落后，網(wǎng)絡(luò)不暢，完全沒有達(dá)到信息化的工作條件要求，對于這樣的單位進(jìn)行智能化檔案管理是不可能的。

第三，我國企事業(yè)單位的智能化檔案管理系統(tǒng)與國際上先進(jìn)國家和地區(qū)仍然存在較大差距，智能化檔案管理系統(tǒng)中的智能化程度參差不齊，總體呈現(xiàn)出不均衡，不全面的特點。這與相關(guān)單位信息化水平息息相關(guān)，同時我國信息化發(fā)展相對滯后，智能化檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展與運用仍存在很大空間。

2 智能化檔案管理系統(tǒng)體系設(shè)計原則

2.1 規(guī)范性原則

智能化是依托于對數(shù)據(jù)的整合與處理所實現(xiàn)的，數(shù)據(jù)的識別需要規(guī)范的編寫規(guī)則以實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的交流和存儲。具體說來就是要實現(xiàn)統(tǒng)一的算法，配置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，在格式、操作、程序方面實現(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范。

2.2 安全性原則

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展引起了人們對信息安全的高度關(guān)注，智能化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中，檔案信息的保密工作也是重中之重。在數(shù)據(jù)進(jìn)行充分交流、溝通和利用的同時，要對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的密級區(qū)分，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，實現(xiàn)檔案信息的安全共享。

2.3 簡便性原則

系統(tǒng)設(shè)計越科學(xué)，程序算法越精巧，那么操作起來就越簡便，工作效率就越高。如果想在國內(nèi)大力推廣智能化檔案管理系統(tǒng)，那么系統(tǒng)操作的簡便程度將會大大影響著系統(tǒng)的推廣普惠工作。在系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮到各企事業(yè)單位的信息化水平和人員操作水平，努力將系統(tǒng)操作簡化，提高運行效率。

3 智能化檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

3.1 智能化檔案管理系統(tǒng)的功能

一是信息收集?；跀?shù)據(jù)庫的智能化檔案管理工作中，信息的收集非常重要。在需要采集的信息中，不僅要對檔案資料的編號、類別和名錄等信息進(jìn)行收集，還要對檔案保管室的溫度、濕度等環(huán)境因素的信息進(jìn)行收集。信息收集的范圍越廣，對檔案管理工作可提供的借鑒就越重要，尤其是在系統(tǒng)使用初期，各單位普遍缺乏實踐經(jīng)驗，很可能因為一個不起眼的小因素對檔案管理工作造成重要影響，因此，初期應(yīng)該廣泛收集相關(guān)信息。當(dāng)管理工作更加成熟形成一個固定的、科學(xué)的體系時，可以減少部分影響小的數(shù)據(jù)的記載，以節(jié)省系統(tǒng)空間。

二是智能分析與控制。智能分析的作用主要是控制，對超出指標(biāo)的數(shù)據(jù)進(jìn)行糾正和調(diào)節(jié)，對在合理范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤和記錄。通過對數(shù)據(jù)的把控來合理安排檔案管理工作，減少人力資本，使檔案管理工作從繁重的人工勞動中解放出來。三是自我學(xué)習(xí)。通過對數(shù)據(jù)的跟蹤調(diào)節(jié)以及對各種緊急情況的處理，將以上信息記錄在系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)在再次遇到相應(yīng)情況時可以自動觸發(fā)正確的對策。在以后的工作中不斷積累行動對策，使得系統(tǒng)不斷自我學(xué)習(xí)，積累相應(yīng)的應(yīng)對方案。

3.2 信息收集子系統(tǒng)

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否主要來源于信息收集子系統(tǒng)，為了獲得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，可在檔案室放置相應(yīng)的傳感器，隨時將檔案室的溫度、濕度等信息收集起來。同時各檔案室的資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，如消防器材等，這樣統(tǒng)一管理、相互監(jiān)督可以更進(jìn)一步促進(jìn)信息的收集與管理工作，改善以往各單位、各科室各自為政、協(xié)調(diào)困難的問題，提高遇到緊急情況相互支援的能力。

3.3 智能分析與控制子系統(tǒng)

智能分析與控制系統(tǒng)是檔案管理工作的核心之處。智能分析子系統(tǒng)通過對數(shù)據(jù)的收集和總結(jié)，可以分析出最適合檔案存放的環(huán)境條件，為其他單位檔案管理提供借鑒。智能控制子系統(tǒng)主要是指報警系統(tǒng)，當(dāng)數(shù)據(jù)超出合適范圍后自動觸發(fā)報警，安排相關(guān)人員來協(xié)調(diào)工作。并且檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該與庫房系統(tǒng)掛鉤聯(lián)系，比如出現(xiàn)火災(zāi)，可以直接從庫房調(diào)取水桶、滅火器等相關(guān)器材協(xié)助處理危機(jī)，危機(jī)完成后自動歸還相關(guān)設(shè)備。

3.4 自我學(xué)習(xí)子系統(tǒng)

自我學(xué)習(xí)是智能化檔案管理系統(tǒng)的點睛之筆。通過對信息的反饋與處理，使得系統(tǒng)不斷積累應(yīng)對措施，提高智能化程度，如若下次再出現(xiàn)相似警情，系統(tǒng)可以自行啟動處理機(jī)制。隨著智能化檔案管理系統(tǒng)在實踐中不斷優(yōu)化升級，其智能化程度將越來越高，檔案工作效率也會隨之提高。

4 結(jié)論與展望

我國的檔案智能化管理工作任重而道遠(yuǎn)，在這個充滿機(jī)遇與挑戰(zhàn)的年代，既要認(rèn)清不足又要樂觀向上，不斷提高信息化、智能化水平，不斷完善系統(tǒng)功能和管理水平，同時還要不斷向前看，引進(jìn)優(yōu)秀國外管理經(jīng)驗，提高自身素質(zhì)，積極創(chuàng)新，勇于進(jìn)取，不斷適應(yīng)新的發(fā)展需求。未來我國智能化檔案管理工作方面的研究和探討前景廣闊，廣大檔案管理工作者們要結(jié)合實踐要求不斷開拓新思路，為我國檔案管理工作開辟新藍(lán)天。

G271

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1004-7042（2017）10-0045-02

由志茹（1973-），女，2017年畢業(yè)于河北工程大學(xué)水利水電工程專業(yè)，館員。

2017-08-20；

2017-09-28