基建檔案管理存在的問題及對策探析

摘 要：隨著我國城市化進(jìn)步與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基礎(chǔ)實施建設(shè)工程愈發(fā)受到政府與企業(yè)的重視，基礎(chǔ)實施建設(shè)工程的良好運行離不開基建檔案管理環(huán)節(jié)，基建檔案管理水平與基建檔案質(zhì)量有著密切聯(lián)系，基建檔案管理工作除了具備專業(yè)的檔案管理知識，還需熟練掌握基礎(chǔ)建設(shè)工程的各個環(huán)節(jié)技術(shù)。當(dāng)前我國基建檔案管理方面仍存在一些問題，在實際執(zhí)行過程中仍需進(jìn)一步改善。本文通過分析我國基建檔案管理存在的問題，根據(jù)問題提出改善建議與對策，對長久發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程具有重要意義。

關(guān)鍵字：基礎(chǔ)建設(shè)工程；檔案管理；制度規(guī)范

1 前言

在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)過程中，基建檔案管理工作占據(jù)重要組成部分，基建檔案管理內(nèi)容為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中在立項審批、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工監(jiān)管、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)以不同載體呈現(xiàn)的聲像、圖文等形式的資料信息。基建檔案管理是工程建設(shè)的重要有機(jī)組合內(nèi)容，其質(zhì)量水平對工程建設(shè)質(zhì)量有直接影響，因此，加強基建檔案管理對于整個項目工程建設(shè)具有十分重要的作用。

2 基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案記錄了整個基建工程的建設(shè)過程，是工程建設(shè)與項目管理的真實反映，真實全面的記錄的基礎(chǔ)工程項目各方面信息資料，為工程事故原因及責(zé)任認(rèn)定、工程竣工驗工、日后管理維護(hù)、擴(kuò)建修改等方面提出了詳細(xì)的數(shù)據(jù)資料，具有準(zhǔn)確性、綜合性、真實性的特點。每個基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)都會經(jīng)過設(shè)計勘測、立項審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)管、竣工驗收等環(huán)節(jié)，基建檔案管理的的工作便是真實記錄這些環(huán)節(jié)并整理成相關(guān)文件資料。例如：在項目準(zhǔn)備階段有建設(shè)用地審批文件、招標(biāo)文件、成本預(yù)算表、施工合同協(xié)議書、可行性方案研究等文件資料；施工階段時有土地建設(shè)工程資料、設(shè)備安裝工程資料、原材料質(zhì)量檢測表、施工日程表、試驗文件等資料；在項目工程竣工驗收階段有竣工圖標(biāo)、施工日志、驗收報告、預(yù)算核對表等圖像及文字資料等，在項目建設(shè)過程中遇到問題還會有相關(guān)變更文件等，諸如此類的文件資料都是評析基礎(chǔ)工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)。為提高居民生活水平，建設(shè)小康社會，我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目正在逐年增加，因此亟需提高對基建檔案管理重要性的認(rèn)識，做好每一個環(huán)節(jié)的記錄梳理工作，為基礎(chǔ)設(shè)施項目順利進(jìn)行打好基礎(chǔ)。

3 基建檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識不強

由于基建工程與檔案管理工作的專業(yè)性，因此需要具備一定專業(yè)技術(shù)和工程檔案管理經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)該工作，隨意派遣缺乏實際操作能力的人員執(zhí)行管理工作會導(dǎo)致基建檔案梳理資料不規(guī)范、收集信息不及時的后果。領(lǐng)導(dǎo)與檔案負(fù)責(zé)人員沒有充分認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，檔案管理職責(zé)沒有落實到個人，管理工作出現(xiàn)疏漏難以追究責(zé)任。由于建設(shè)過程中工程隊伍流動性大，會造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴(yán)重的現(xiàn)象，相關(guān)部門缺乏溝通交流，使得檔案記錄缺乏準(zhǔn)確性與實時性。

3.2 檔案管理流程不規(guī)范

部分工程人員對檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會導(dǎo)致基建項目部分環(huán)節(jié)資料整理出現(xiàn)紕漏，另一方基礎(chǔ)項目工程建設(shè)由于搬遷、改建等不可抗因素導(dǎo)致部分環(huán)節(jié)檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監(jiān)管與竣工驗收時期的數(shù)據(jù)資料整理，而忽視了前期設(shè)計勘察、投標(biāo)立項時的文件資料搜集，因此導(dǎo)致資料搜集不完善，前期資料缺失。

3.3 相關(guān)規(guī)章制度不健全

基建檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有起到應(yīng)有的監(jiān)察、引導(dǎo)作用。在基建檔案管理過程中，不按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程與規(guī)定，導(dǎo)致不符合標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案管理工作質(zhì)量要求。由于項目工程參建單位較多，在進(jìn)行檔案管理工作時，各家單位的相關(guān)操作標(biāo)準(zhǔn)無法統(tǒng)一，例如歸檔格式不同、基建檔案質(zhì)量要求不一致等差異，為檔案管理工作造成一定的困難?；n案管理規(guī)章制度不健全，對現(xiàn)代管理形式缺乏一定的研究。

4 解決基建檔案管理存在問題的相關(guān)對策

4.1 增強基建檔案管理意識

在進(jìn)行基建檔案管理工作時，項目領(lǐng)導(dǎo)與工程人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，確?；üこ虣n案管理工作朝向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、市場化發(fā)展。加強基建檔案管理的宣傳工作，確保工程人員認(rèn)識到提高基建檔案管理質(zhì)量的重要性。各級領(lǐng)導(dǎo)與工程人員應(yīng)達(dá)成共識，致力于提高基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，加強檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，使廣大利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

4.2 完善基建檔案管理制度

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會的進(jìn)步，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目正在逐年增多，在這種背景下，基建檔案管理工作應(yīng)根據(jù)我國實際情況，借鑒參考國外先進(jìn)的檔案管理模式，建立現(xiàn)代基建檔案管理模式，根據(jù)國際質(zhì)量管理體系實行科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)嘩的管理方法。根據(jù)基建檔案管理要求與基建工程項目特點，各單位應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，派遣專業(yè)的管理人員，明確各自職責(zé)，深化職能改革，加強各部門間的檔案管理人員與工程人員的溝通與交流，建立健全基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。基建檔案工作包括前期設(shè)計勘察、立項投標(biāo)，中期的施工階段與后期的竣工驗收階段相關(guān)資料檔案整理工作，在進(jìn)行各環(huán)節(jié)檔案管理工作時，任務(wù)職責(zé)都應(yīng)落實到個人，確?；n案搜集齊全、歸檔及時。

4.3 健全檔案管理的流程規(guī)范

基建檔案是由施工文件、監(jiān)察記錄、基建檔案、竣工圖紙等資料組成的，做藥基建檔案資料的搜集、歸檔與驗收工作十分重要。工程人員應(yīng)按照基建檔案管理流程進(jìn)行整理工作，確保歸檔及時、搜集完備、保管安全、整理規(guī)范?；n案從整理、組卷、編目到保管、利用都有其既定的規(guī)律，各參建單位要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程履行各自的職責(zé)，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法，同時保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，使其形成一個系統(tǒng)的、分類明確的整體。基建項目各環(huán)節(jié)的檔案資料應(yīng)按照不同類型進(jìn)行搜集歸類，嚴(yán)格按照檔案管理的流程要求完成歸檔工作，對于工程周期較長的基建項目，應(yīng)保證分段跟進(jìn)檔案管理工作。

4.4 健全和完善竣工圖的管理流程

竣工圖作為基建檔案重要組成部分之一，對于基建檔案管理起到一定的作用，應(yīng)根據(jù)專業(yè)類型、工程環(huán)節(jié)進(jìn)行分類編制，并附有詳細(xì)的竣工圖紙與編制說明，相關(guān)工作也人員應(yīng)即使對照施工圖紙進(jìn)行更改，確保施工圖紙與歸檔圖紙一致，且施工圖紙的修改與建設(shè)工程同步進(jìn)行。

5 結(jié)語

基建檔案能夠真實反映基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程的質(zhì)量水平，是基建工程項目管理的重要有機(jī)組合部分，對整個項目工程建設(shè)起到直接的影響作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會的進(jìn)步，基建工程項目愈發(fā)受到政府、企業(yè)的重視，因此基建檔案管理應(yīng)緊密聯(lián)合技術(shù)發(fā)展的新要求，增強員工管理意識，完善基建檔案管理制度，實現(xiàn)基建檔案管理工作的重要價值，對于提高項目工程建設(shè)水平與發(fā)展和諧社會具有重要意義。

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作者簡介

雷苧（1989-），女，廣西桂林資源縣，本科，畢業(yè)于廣西師范學(xué)院，初級教師資格；研究方向：檔案管理。