中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化存在的問題及建設(shè)路徑

馬桂錢

摘 要：檔案管理需要根據(jù)環(huán)境和條件的變化而不斷發(fā)展，在信息化時代，檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。本文探討了中小型事業(yè)單位在檔案數(shù)字化實施中存在的一些問題，并針對這些問題提出檔案數(shù)字化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；路徑

檔案管理是中小型事業(yè)單位日常管理的重要方面，檔案數(shù)字化是檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案數(shù)字化對于提高檔案利用效率、提高管理人員工作效率等都具有促進(jìn)作用。[1]從當(dāng)前來看，中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化取得了一定的成績，但還存在著諸如對檔案數(shù)字化重視不夠、檔案數(shù)字化人才不足、管理制度不健全、風(fēng)險意識薄弱等問題。這些問題影響了檔案數(shù)字化的發(fā)展，也弱化了檔案數(shù)字化的功效。當(dāng)然，這些問題也指明了事業(yè)單位檔案數(shù)字化進(jìn)一步的發(fā)展路徑。

1 信息時代下的中小型事業(yè)單位檔案管理

隨著公共部門改革的深入進(jìn)行，其各項管理日益科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。與此形勢相適應(yīng)，中小型事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)日益規(guī)范化。檔案管理不是可有可無的，而是單位管理的重要組成部分，也不是可以隨意開展的工作，需要有健全的制度、專業(yè)的技能和高度的責(zé)任心等做為支撐。

檔案管理從根本上說是服務(wù)于單位發(fā)展的，因此，檔案管理應(yīng)該適應(yīng)新的形勢和需要。當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時代，即信息技術(shù)充分發(fā)展，并在各行各業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。中小事業(yè)單位雖然規(guī)模小，人員數(shù)量少，形成的檔案也沒有大型單位多，檔案管理沒有那么龐雜，但信息化時代這一形勢仍然要求實現(xiàn)檔案數(shù)字化，即將傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子形式，以計算機錄入代替人工錄入，實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化[2]，這也是對信息時代的一種回應(yīng)。

2 中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化存在的問題

（一）對檔案數(shù)字化重視不夠

事業(yè)單位對檔案數(shù)字化重視不夠是問題之一。[3]檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的趨勢之一，其對于中小事業(yè)單位的發(fā)展有諸多益處。一些中小型事業(yè)單位尚未充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化帶來的益處，認(rèn)識不到檔案數(shù)字化為后續(xù)管理帶來的便利性、對于檔案作用發(fā)揮的推動作用、對于單位發(fā)展的帶動作用等。這些單位片面地認(rèn)為當(dāng)前的管理也可以滿足單位發(fā)展的需要，缺乏實施數(shù)字化的動力，在數(shù)字化過程中消極應(yīng)對。

（二）檔案數(shù)字化人才不足

一些事業(yè)單位沒有專門的檔案管理工作人員，也沒有相應(yīng)的人才選拔機制，這是問題所在。[4]特別是一些中小型的事業(yè)單位，有的會選擇讓其他工作人員兼職管理檔案。檔案數(shù)字化實施的時間還不長，也缺乏專門的人才引進(jìn)機制和培訓(xùn)機制，導(dǎo)致從事檔案管理的專業(yè)人才匱乏，那么，能夠勝任檔案數(shù)字化的人才就更加匱乏。事實上，專業(yè)人才匱乏是事業(yè)單位檔案管理長期存在的一個問題，只是檔案數(shù)字化使這一問題暴露得更加充分。

（三）檔案數(shù)字化管理制度不健全

事業(yè)單位檔案管理是一項需要各個部門相互配合和協(xié)調(diào)的工作，需要以健全的管理制度為支撐。比如，需要薪酬管理人員提供的一些會計信息，需要技術(shù)部門配合進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描，制定檔案數(shù)字化的歸檔和利用制度等。從當(dāng)前來看，中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化還停留在表層，進(jìn)展緩慢。這反映了檔案數(shù)字化管理制度的不健全，即缺乏規(guī)范的管理制度，沒有系統(tǒng)的工作規(guī)劃和安排，各個部門不清楚自己在這一過程中扮演的角色、應(yīng)履行的職責(zé)等，工作不能統(tǒng)籌推進(jìn)。

（四）檔案數(shù)字化風(fēng)險意識薄弱

檔案數(shù)字化在提供便利服務(wù)的同時，也面臨著安全性的問題。[5]數(shù)字化是一把雙刃劍，一方面通過數(shù)字化確實可以提高檔案管理的效率，使檔案更好地服務(wù)于單位的發(fā)展。但若處理不當(dāng)，也可能造成信息的泄露，特別是一些保密信息的泄露，危及單位的發(fā)展。目前事業(yè)單位檔案數(shù)字化尚處于起步階段，工作人員的風(fēng)險意識不強，沒有緊繃信息安全這根弦。一旦出現(xiàn)信息泄露，將造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3 中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）充分認(rèn)識檔案數(shù)字化的意義

首先，要充分地認(rèn)識檔案數(shù)字化的意義所在。中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化并不是一種隨大流的行為，不是一種從眾行為，而是審時度勢之后做出的審慎選擇，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案管理無法回避時代發(fā)展的大背景，也無法忽視單位發(fā)展對其提出的要求。這些都決定了檔案數(shù)字化的必要性和重要性，因此，中小型事業(yè)單位應(yīng)從組織長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看待檔案數(shù)字化的問題，真正為其提供人力、物力、財力支持。

（二）優(yōu)化檔案管理人員隊伍

優(yōu)化檔案管理人員隊伍也是一個重要的方面。檔案管理是一項專業(yè)化的工作，需要專門的技能，也需要豐富的經(jīng)驗積累。中小型事業(yè)單位，盡可能地配備專業(yè)化的檔案管理人員，所謂術(shù)業(yè)有專攻就是這個道理。若沒有專職的檔案管理人員，則要加大對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，使其掌握檔案管理的基本知識，并能夠適應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展的基本要求。檔案數(shù)字化背景下，管理人員不僅要懂得檔案管理，還要掌握必要的信息化技術(shù)，使二者能夠充分地結(jié)合起來，成為適應(yīng)新形勢的檔案管理專業(yè)人才。

（三）健全檔案數(shù)字化管理制度

健全檔案數(shù)字化管理制度是推動檔案數(shù)字化的重要保證。無規(guī)矩不能成方圓，管理制度的健全和規(guī)范是一項基礎(chǔ)性的工作。對于中小型事業(yè)單位來說，檔案數(shù)字化是一項非常繁瑣的工作，但也盡可能地做出系統(tǒng)的規(guī)劃。在制定管理制度時，要對牽扯的各個部門的職責(zé)做出明確的規(guī)定，各個部門需要在什么期限內(nèi)提供什么樣的材料等都要包括在其中。不僅如此，檔案管理人員的職責(zé)、檔案使用和維護(hù)等方面都要有明確的規(guī)定，保證檔案數(shù)字化各個方面、各個程序都有章可循。

（四）健全檔案數(shù)字化管理安全機制

健全檔案數(shù)字化管理安全機制也非常必要。管理人員要有安全意識，要建立健全檔案保密機制，并提高檔案數(shù)字化管理安全系數(shù)。[6]檔案本身就具有一定的保密性，數(shù)字化之后信息傳遞更加便利，那么，為了保障檔案安全就要增強管理人員的安全意識，時刻緊繃安全這根弦。從工作機制上看，則要建立健全檔案保密機制，堵住工作機制上的漏洞，確保檔案管理的規(guī)范。此外，也要注意從技術(shù)著手加強安全管理，盡可能地提高安全系數(shù)。

4 結(jié)語

在信息化的大時代背景下，各行各業(yè)的檔案管理也邁入信息化時代，開始了檔案的數(shù)字化。中小型事業(yè)單位檔案管理任務(wù)雖然沒有檔案館那么繁重，但其檔案管理也一樣扮演了服務(wù)于單位發(fā)展的角色。因此，中小型事業(yè)單位檔案管理也要朝著數(shù)字化的方向邁進(jìn)。這一工作當(dāng)前已經(jīng)起步，在檔案數(shù)字化方面也存在著一些問題。當(dāng)然，指出這些問題并不是對已有工作的否定，反之，是為了更好地推進(jìn)這些單位檔案管理的發(fā)展，恰是指明了進(jìn)一步的發(fā)展方向和目標(biāo)。同時，我們也要意識到中小型事業(yè)單位檔案數(shù)字化也是一項常態(tài)化的工作，因為，檔案信息不斷地更新，那么，數(shù)字化就是持續(xù)性的過程。

參考文獻(xiàn)

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[3]梁靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與對策研究[J].黑龍江科技信息，2016（23）：173.

[4]曾紅.淺析當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].科技展望，2016（25）：253.

[5]楊亮.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2016（4）：104.

[6]李忻芝，黃婷.新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：144.