探索建立電子檔案信息管理系統(tǒng)

摘 要：隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和普及，利用電子信息管理文件已經(jīng)是各行、各業(yè)的日常基本工作，信息檔案的建立是標(biāo)志著辦公自動(dòng)化的完成，電子檔案信息系統(tǒng)就是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)處理的圖像、視頻、文字等信息，使之成為能相互進(jìn)行信息存取和輸出的集成系統(tǒng)。換而言之，能綜合信息發(fā)布者的意愿和接受者對信息的需求，對信息進(jìn)行收集、整理、組合并雙向式傳播。 現(xiàn)在部分的單位還采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，或?qū)⒌讏D掃描成圖片文件進(jìn)行存儲(chǔ)，這就造成了存儲(chǔ)不安全、查閱不方便、數(shù)據(jù)不共享等問題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；信息；系統(tǒng)；管理

建立電子檔案信息系統(tǒng)，可以將現(xiàn)在存在的電子檔案和目錄裝到數(shù)據(jù)庫中，來實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享。這樣，單位內(nèi)部用戶可以方便查詢圖紙和與之相關(guān)的檔案信息。

1 建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢建立一套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，構(gòu)建完整的檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，利用先進(jìn)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，解決信息報(bào)送不及時(shí)問題。同時(shí)對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，按照不同的種類進(jìn)行不同的分組，同時(shí)這些信息可以重復(fù)利用，但數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分類并不是一件簡單的工作，需要相關(guān)部門發(fā)揮最大的作用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化、科學(xué)完善的自身管理機(jī)制，也是檔案工作能夠安全、高效進(jìn)行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應(yīng)對檔案的檢閱與存儲(chǔ)，實(shí)行互相牽制、分級授權(quán)簽署的模式進(jìn)行管理，對部分珍貴檔案的存放和過期檔案的銷毀，都要實(shí)施集體決策。

1、資源共享、強(qiáng)化整合

以現(xiàn)階段檔案信息系統(tǒng)和信息資源為基礎(chǔ)加強(qiáng)整合，如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通資源共享，在管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮應(yīng)用原有設(shè)備保護(hù)現(xiàn)有系統(tǒng)的建設(shè)，把現(xiàn)有系統(tǒng)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行合理有效的整合，充分利用和保護(hù)現(xiàn)有資源，為資源共享強(qiáng)化整合工作，科學(xué)有序的開展奠定了良好的基礎(chǔ)。

2、追求先進(jìn)、力求實(shí)用

采用先進(jìn)、實(shí)用的信息技術(shù)，既能保證系統(tǒng)現(xiàn)在的功能，又充分利用自身的優(yōu)勢，結(jié)合目前檔案管理現(xiàn)狀，借鑒其他單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真比較和選擇先進(jìn)技術(shù)路線，優(yōu)化設(shè)計(jì)任務(wù)，使建成的檔案信息管理系統(tǒng)既是技術(shù)先進(jìn)的系統(tǒng)，也是經(jīng)濟(jì)實(shí)用，符合實(shí)際需求的系統(tǒng)。

3、擴(kuò)大開放、確保安全

應(yīng)用需求的不斷發(fā)展和電子檔案信息系統(tǒng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，采用具有良好的開放性和擴(kuò)充性的方案，來保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)的增加，業(yè)務(wù)量的增長，社會(huì)公眾需求的延伸和新應(yīng)用的開發(fā)等應(yīng)用需求的發(fā)展，盡可能利用結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)方案，在功能設(shè)計(jì)上，適當(dāng)引入高新的先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)信息的安全，信息的集成和利用，更有利于將來系統(tǒng)的安全和開放。

2 電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能與優(yōu)勢

隨著社會(huì)科技的快速發(fā)展，以紙質(zhì)為載體的檔案信息逐漸被電子檔案所代替。為了適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革的需要，并在市場競爭中占有優(yōu)勢，加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

1、數(shù)據(jù)錄入功能是檔案部門的一項(xiàng)重要工作，檔案管理員在收集整理中按照分類，對各種類型的檔案進(jìn)行歸檔，包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息，施工資料和竣工資料的詳細(xì)信息和圖紙。一旦檔案信息錄入了歸檔庫，其他用戶即可通過在網(wǎng)上瀏覽、查詢實(shí)現(xiàn)對已錄入信息的電子檔案庫進(jìn)行搜索和查詢所需資料。檔案管理人員也可以通過錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作，并能對文件進(jìn)行修改和重新歸檔。實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化和無紙化的目標(biāo)。

2、數(shù)據(jù)檢索功能是提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等相關(guān)功能。注冊人員只要登錄檔案信息系統(tǒng)，首先要選擇需要檢索的檔案類型，再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息，若想用本地機(jī)上的系統(tǒng)瀏覽文件，可用“文件瀏覽器進(jìn)行設(shè)置。在用戶權(quán)限允許的條件下，可以直接瀏覽到所需要的檔案信息的全文，可以下載到本地機(jī)上供檢索者利用。也可以對這些圖紙和資料進(jìn)行借閱，借閱必須通過審核后，方可看到借閱的電子圖紙或藍(lán)圖，傳統(tǒng)的底圖保存方式會(huì)占用大量的庫房，管理不便，檔案電子化可以節(jié)約大量的庫房和人力資源，提高檔案的檢索效率。因此，也提高了檔案的查詢率和查準(zhǔn)率。檢索完畢后，應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng)，防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。

3 、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲(chǔ)容量的限制， 以前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息，紙質(zhì)檔案的信息化管理是以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案。為了進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，首先需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義，即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。

3 電子檔案管理系統(tǒng)的保密工作和風(fēng)險(xiǎn)控制

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與信息化的全面推進(jìn)，給電子檔案信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在關(guān)于保護(hù)電子信息檔案方面也不夠健全，規(guī)章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識(shí)有待進(jìn)一步提高，因此，建立完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上著手進(jìn)行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)用過程中的保密工作和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。保密工作不僅要對文件進(jìn)行加密保護(hù)，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)要及時(shí)更新，而在風(fēng)險(xiǎn)控制中，除了及時(shí)處理風(fēng)險(xiǎn)問題分散風(fēng)險(xiǎn)和緩解風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)當(dāng)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和控制，防范于未然。

1、從制度上保證檔案形成以及管理部門的權(quán)威性。檔案部門的工作性質(zhì)本身就是權(quán)威和嚴(yán)肅的代表，這也是檔案部門工作的價(jià)值體現(xiàn)。所以在對電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，同樣要運(yùn)用和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)候利用的同一個(gè)甚至高于傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的管理。主要包括建立相關(guān)的制度規(guī)范部門的職責(zé)義務(wù)和權(quán)利。要規(guī)范操作程序，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應(yīng)該落實(shí)并嚴(yán)格把關(guān)蓋章簽章制度，使其得到法律制度的保護(hù)。還可以利用外部群眾的監(jiān)督措施來保證電子檔案的權(quán)威性。

2、在技術(shù)上保證電子檔案的原始狀態(tài)。為建立的檔案信息管理系統(tǒng)，安裝病毒查殺軟件，建立防火墻等安全措施，防止他人的惡意攻擊造成系統(tǒng)癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內(nèi)容的篡改等。還要對系統(tǒng)進(jìn)行加密，限制訪問權(quán)限等，防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入查看，設(shè)定電子檔案密級，設(shè)置訪問權(quán)限。并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。另外要對文件檔案進(jìn)行備份防止在丟失和被破壞后及時(shí)回復(fù)管理。

3、電子檔案信息管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，復(fù)雜程度較高，為了使電子檔案信息管理更具有效性與安全性，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，便顯得極為重要使他們的能力得到提升。從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。

作者簡介

孫玉春（1970-），女，吉林四平，中專，檔案館員。