摘 要：機關(guān)單位檔案信息化是我國信息化戰(zhàn)略發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國機關(guān)單位與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展的必然結(jié)果。本文主要通過對機關(guān)單位檔案信息化相關(guān)理論的闡述，在加深對機關(guān)單位檔案信息了解的同時，梳理我國機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題，從而提出解決對策。

關(guān)鍵字：信息化；機關(guān)單位檔案；建設(shè)研究

1 引言

機關(guān)單位檔案的建設(shè)是保證機關(guān)單位工作有序進行、高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的機關(guān)單位檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時代的高速發(fā)展和迅速變化。因此，為完善機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)，本文對機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的研究與探討做了一個簡單的分析。

2 檔案信息化發(fā)展的必要性

檔案材料如果不經(jīng)過嚴密的管理，可能會導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機關(guān)重要的機密和知識產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。機關(guān)單位的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進行統(tǒng)一的管理，尤其是加強信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易的泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。

3 機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)存在問題

3.1 機關(guān)單位檔案信息化認識不足

受傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習慣了這種方式。要進行機關(guān)單位檔案的信息化對于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，進行機關(guān)單位檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實這是因為對機關(guān)單位檔案信息化的認識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時代發(fā)展要求，對于效率等各方面都有很大提高，機關(guān)單位檔案的信息化也是如此，不僅可以提高機關(guān)單位檔案的個人工作效率、提高機關(guān)單位部門的整體職能效率，還有利于對機關(guān)單位檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國機關(guān)單位檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，機關(guān)單位部門要加強對機關(guān)單位檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵下屬各機關(guān)單位積極開展檔案信息化工作，提高對機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的認識。

3.2 機關(guān)單位檔案工作信息化人才較少

機關(guān)單位檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個機關(guān)單位、部門和社會發(fā)展最核心的要素，機關(guān)單位檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責；同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，機關(guān)單位檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)它不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業(yè)知識的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、航空工業(yè)、研究開發(fā)等領(lǐng)域，機關(guān)單位檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3.3 信息化設(shè)備利用率低

機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分機關(guān)單位檔案部門也積極引入計算機等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實際上，目前我國機關(guān)單位檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是促進機關(guān)單位檔案信息化的下一步重要工作點。

3.4 相關(guān)法律法規(guī)不夠完善

檔案信息化管理是檔案工作者智慧的結(jié)晶，具有獨創(chuàng)性。檔案信息資料記錄著機密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，公民的隱私權(quán)和檔案資源的利用勢必會產(chǎn)生諸多的矛盾。國家有關(guān)的法律文件并沒有明確的規(guī)定那些檔案資料屬于公民的隱私，何時開放會不侵犯公民的隱私等一系列的問題，相關(guān)的法律法規(guī)還不是很健全，仍然需要國家去努力改善這一問題。

4 機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)對策

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，接受新的事物也許需要很長的時間，也將面臨很大的挑戰(zhàn)，但是我們要堅定機關(guān)單位檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現(xiàn)機關(guān)單位檔案信息化的逐漸過渡。我們要充分認識到信息化的這個大環(huán)境，認識到機關(guān)單位檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將機關(guān)單位檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實際日程上。這符合機關(guān)單位檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。機關(guān)單位檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清機關(guān)單位檔案發(fā)展的大方向，提供工作責任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導(dǎo)與員工的共同努力，實現(xiàn)機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

4.2 加大人才培訓和招聘力度

機關(guān)單位檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的信息化培訓，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進行基礎(chǔ)知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結(jié)合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實施機關(guān)單位檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的機關(guān)單位檔案信息化工作環(huán)境。同時還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，具備專業(yè)的檔案管理知識、有較強的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進行。要更好的做好機關(guān)單位檔案信息化工作，還要進一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，加強具備多能力人員的存在。

4.3 建立檔案信息化建設(shè)工作組

機關(guān)單位檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對機關(guān)單位檔案工作進行總體布局，并制定詳細發(fā)展和工作計劃，同時推進和監(jiān)督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作，但也是我國機關(guān)單位事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好的完成。

5 總結(jié)

由于我國經(jīng)濟發(fā)展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設(shè)必須與經(jīng)濟發(fā)展水平相吻合；二是檔案信息化建設(shè)必須具有中國特色。所以機關(guān)事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，引進信息化的人才，建立信息化工作組。只有這樣，才能從根本上促進我國機關(guān)事業(yè)的檔案管理水平，提高管理的效率，節(jié)省大量的人力和物力。

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作者簡介

魏紅（1968-），女，山東德州人，本科，畢業(yè)于山東省省委黨校，館員，研究方向：檔案管理。