檔案工作者的素養(yǎng)養(yǎng)成：心理分析的視角

◇文/內蒙古社會主義學院 燕曉玲

檔案利用服務工作是檔案部門為社會主義各項事業(yè)服務的一項重要工作，是一種針對全體群眾的資料來源，檔案的利用者幾乎涉及各行各業(yè)以及不同的人群。而這些不同利用者的心理素質、文化水平以及對檔案的利用目的都不盡相同，這就要求檔案工作人員在進行檔案服務工作時，要根據不同的人群心理特點做好檔案服務工作，提高檔案工作人員的素養(yǎng)。

一、檔案利用者的心理分析

心理是人腦對客觀事物在主觀意識中的反映，是一種人的內心活動。人的心理活動可以通過情感的流露、語言的表達、動作的表現等顯露出來，有一定的客觀性和規(guī)律性。實踐證明,凡與人打交道,就要分析研究人的心理現象及其規(guī)律。一個檔案工作者與檔案利用者直接接觸也應從心理的角度研究利用者的需要、動機及其影響他們利用的心理狀態(tài)的各種因素,把握利用者的心理,理解他們的言行,分析利用者的心理，積極做好服務工作。

那么，如何對利用者進行心理分析呢？

第一，應研究利用者心理過程和個性心理特征。檔案利用者的心理過程是指他們在利用活動中產生的認識、情感和意志等心理過程。一般的檔案利用者初次涉足檔案館或對檔案不熟悉的利用者，不一定能將自己的需求轉變?yōu)檎_的查問，也不知如何才能查找到自己所需的檔案資料，其渴求幫助的心情是十分迫切的。這時，他們一般是將希望寄托在檔案管理人員身上，渴求提供多方面的服務。要滿足利用者的求助心理，使他們高興而來，滿意而去。還有一種檔案利用者到檔案館，一般都是來尋找憑證或帶著明確的目的的，而有些目的都是無法通過其他途徑實現的，有的還有較強的時間要求，服務的延擱甚至會影響到問題的解決。所以，檔案利用者希望盡快查到自己所需的檔案材料，在檔案利用心理上表現得比較迫切，存在這種心理者，不分階層，不分職業(yè)，比較普遍。因此，檔案工作者應該根據不同的個性心理，采取心理分析的方法，準確判斷出檔案利用者在各種情況下的行為特征，進而采取相應的措施，提高利用服務工作的質量。

第二，應分析檔案利用者的客觀需要與心理動機。檔案利用者利用檔案最根本的心理原因就是客觀需要，利用者的客觀需要使其產生了利用的動機，從而產生了利用行為。需要的不同，利用的動機也不相同，一般講利用動機有以下幾種。一是求實的利用動機。即利用者追求有實用價值的檔案，這種動機的利用者，只關心該檔案是否對他有實用價值，而不注重檔案的歷史價值和其它價值。二是求真的利用動機。即利用者只注重檔案本身和記載內容的真實性。三是求名的動機。即利用者借助有名望的單位或個人的檔案材料，來論證和充實自己的觀點。

檔案是一種記錄真實信息的權威性文件，鑒于檔案的真實性和權威性，檔案利用者都會在為達到某種目的的情況下進行檔案查詢與利用，目的的不同導致檔案利用者在利用檔案時的心理活動有了很大差別。因此，我們可以根據不同的特點，從不同角度滿足檔案利用者的需要，在條件允許的情況下，讓檔案利用者從檔案中獲取更多的檔案資料，并啟發(fā)他們新的需要。檔案工作者不僅要滿足檔案利用者的需要，而且要引導他們產生新的需要，只有這樣，利用工作才能如潺潺流水，經久不息。

第三，檔案利用者的分類。不同類型的利用者，他們在利用中的心理狀態(tài)表現也不相同，因此分析不同類型的利用者的表現，對我們做好利用服務工作，提高檔案工作人員素養(yǎng)有著重要作用。檔案利用者，按利用需要大致分為三類。一是學術利用，主要是專家、學者 、教授或大學生，他們花費很長時間，查閱大量文件，是一種智力轉化。二是實際利用者，主要是專業(yè)人員、技術人員和行政管理人員。其利用目的是實用性。三是普遍利用者，是自由職業(yè)者、機關工作人員或職工等等，其目的是獲取資料。

總之，通過對以上幾種檔案利用者的心理特點進行分析，我們可以大致了解到檔案利用者在進行檔案查詢利用時的心理活動，除了這些，還有些檔案利用者存在從眾心理，即大家都來檔案查詢，自己也跟隨著來查詢；或者獵奇心理，即很多利用者都想在檔案館找到一些外界不能找到的資料信息，以滿足其好奇心理等等，這些心理活動對于檔案服務人員來講都是很有研究價值的，只有充分掌握利用者的心理特點，才能更好的展現檔案服務水平，提高檔案的利用價值。

二、針對檔案利用者心理，提高檔案工作者素養(yǎng)

檔案工作者的素養(yǎng)，在這里是指檔案工作者在思想作風和專業(yè)技術方面，經過長期學習和實踐達到一定的水平，以及逐漸養(yǎng)成的對待檔案事業(yè)的正確態(tài)度。檔案利用者有檔案利用者的心理，檔案工作者也應該有檔案工作者的心理。那么檔案能夠被很好的利用，實現檔案的最大價值，作為檔案工作者應該具備什么樣的素養(yǎng)呢？

第一，在主觀上，必須樹立堅定的事業(yè)心，兢兢業(yè)業(yè)的工作作風、良好的職業(yè)道德。檔案工作者應該認識檔案的重要性，熱愛檔案事業(yè)，要全心全意做好檔案工作。檔案工作是一份默默無聞的工作，但又是一項不可或缺的工作。檔案是人們在實踐活動中形成的有價值的保存起來以備查考的文件,是人們各種活動的真實記錄,是黨和國家寶貴的財富。檔案工作是一項既復雜又細致的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用都需要檔案工作者付出艱辛的勞動，任何粗心、不負責任的做法都將帶來后患，檔案工作者的職責是維護檔案完整與安全，便于檔案的利用。檔案工作是一項服務性工作，所以，檔案工作者應該是熱情的、和藹的、作風要沉穩(wěn)、態(tài)度要認真。主觀上的思想道德素養(yǎng)，是靠平時磨練養(yǎng)成的，如果沒有養(yǎng)成高尚的品德，就不容易也不可能很好履行檔案工作者應有的莊嚴職責，更談不到素養(yǎng)的提高，因此在主觀上樹立堅定的事業(yè)心、良好的職業(yè)道德、踏實的工作作風都是提高檔案工作者素養(yǎng)的源泉和內在動力。

第二，針對檔案利用者的需要與動機，做好利用服務工作，提高檔案人員素養(yǎng)。由于檔案利用者所需的不同、動機的不同進而表現出的行為動作也不相同。這就要求檔案工作者首先要熟悉館藏內容，再者要對所存檔案進行分析研究，掌握檔案的各種基本情況，給求真的利用者提供我們考證過的真實的檔案材料；給求實的利用者提供有實用價值的檔案；給求名的利用者提供可證明或充實觀點的有名望的檔案。檔案工作者要根據檔案利用者的不同心理，注意為他們積累材料、提供材料。

第三，檔案利用者的種類不同，利用層次不同，要求檔案工作者素養(yǎng)也不同，因此檔案工作者要針對不同種類的利用者，來磨練自己的修養(yǎng)。對于學術利用者，因為這些利用者學識高、知識面廣、反應快、理解能力強，這一類利用者不需要檔案工作者更多的幫助，迅速準確地提供他們所需檔案即可。對于實際利用者，則要求檔案工作者進行廣泛的社會調查，預測檔案利用者所需，及時提供實用性的檔案材料。對于普遍利用者，由于檔案利用者的層次不同，所以要求我們要有較強的針對性。所以要耐心細致的為不同層次的檔案利用者提供各自所需的檔案資料。

研究檔案利用者的心理特點，針對其利用檔案的實際需求，進行有針對性的檔案服務工作，對于提高檔案利用率，實現檔案管理目的來講是很有必要的。隨著社會的發(fā)展、科學的進步，產生檔案的領域日益擴大，社會對檔案利用的需求也在增加，而且要求提供利用服務必須是主動的、多層次的、多類型的。這就要求檔案工作者的業(yè)務素質要達到一定的水準，需要檔案工作者努力學習，加強現代化管理手段，提高檔案管理設備的性能的方法，將先進的理論為我能用。此外，還要加強信息交流，使檔案管理適應現代化要求，從傳統(tǒng)的經驗管理上升到現代化的科學管理。要跟上時代步伐，勇于接受新事物、勇于創(chuàng)新，不斷作出新貢獻。