淺談信息時(shí)代與年鑒編纂

俞富江

[摘要]地方年鑒是以年為期系統(tǒng)記載、匯集上一年度自然社會歷史發(fā)展進(jìn)程性的資料和重要的文獻(xiàn)信息。我國年鑒事業(yè)自上世紀(jì)80年代以來，經(jīng)過各級地方志部門的不懈努力，如今年鑒編纂工作已步入正常的軌道，筆者認(rèn)為，提高思想認(rèn)識、創(chuàng)新組稿模式、優(yōu)化篇目設(shè)計(jì)、加快編纂進(jìn)度、革新傳播手段是信息時(shí)代下做好年鑒編纂工作新的關(guān)鍵，這不僅有利于推動年鑒編纂工作，也有利于確保年鑒編纂質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；年鑒；編纂

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著信息時(shí)代的到來，對年鑒編纂工作提出了新的要求。年鑒編纂工作就是通過收集大量資料信息，并進(jìn)行篩選加工濃縮，其“信息密集載體”、“資料性工具書”的定位已成為人們的共識。然而，人們對信息的關(guān)注、需求和依賴是前所未有的，對年鑒資料性工具書的要求也越來越高。當(dāng)前，年鑒編纂工作中尚有不適應(yīng)時(shí)代要求的地方，主要表現(xiàn)為：年鑒的信息量較少、信息質(zhì)量較低，傳播速度較慢等。年鑒如何適應(yīng)信息時(shí)代的要求，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下五個(gè)方面做起：

一、提高思想認(rèn)識，強(qiáng)化年鑒的生命力

年鑒是一個(gè)地方信息的載體，按照信息論的觀點(diǎn)，一部真正實(shí)用的、有價(jià)值的年鑒，必須具備信息來源、信息組織和信息暢通三個(gè)基本條件，這一點(diǎn)已普遍為人們所認(rèn)識。但長期以來，大多地方年鑒編纂都經(jīng)歷了由下而上、再由上而下的發(fā)展過程，大多走過了由“民辦”到“官辦”的曲折道路，許多年鑒在信息編纂方面還存在一些問題。具體表現(xiàn)為：年鑒中一般信息多，具有重要價(jià)值的信息少；靜態(tài)信息多，動態(tài)信息少；微觀信息多，宏觀信息少；通用信息多，具有鮮明地方特色的信息少；地方發(fā)展優(yōu)勢信息多，發(fā)展劣勢信息少；反映成績信息多，失誤與挫折信息少；記述行業(yè)部門信息多，與群眾生活息息相關(guān)的信息少?？傊?，普通讀者認(rèn)為年鑒是“官書”，真實(shí)地反映了目前年鑒的社會價(jià)值和年鑒質(zhì)量存在的通病。

導(dǎo)致上述現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因：在于一些年鑒編纂者忽視了年鑒是信息載體的基本屬性。要改變這種狀況，就要提高年鑒編纂者對信息含量和質(zhì)量在年鑒中地位的認(rèn)識，強(qiáng)化“信息是年鑒生命力”的觀點(diǎn)。同時(shí)要處理好兩個(gè)關(guān)系，一是“官辦”和“民需”關(guān)系?！肮俎k”可以保證年鑒正確的政治方向和權(quán)威性，得到人力、財(cái)力上的支持，但并不等于把年鑒辦成官方的文獻(xiàn)資料書，只有增加老百姓要知道的信息資料，才能使年鑒真正為民所需、為民所用、才具有生命力；二是處理好形式與內(nèi)容的關(guān)系。一部年鑒質(zhì)量的好壞，是否適應(yīng)讀者的需要，其框架結(jié)構(gòu)、篇目設(shè)計(jì)、條目的撰寫、語言文風(fēng)等方面固然重要，然而，其內(nèi)容的信息含量多少與質(zhì)量優(yōu)劣顯得尤為重要。特別是在信息時(shí)代，如果忽視了后者，年鑒只能成了華而不實(shí)的廢品。

二、創(chuàng)新組稿模式。拓寬年鑒的信息渠道

編纂年鑒是一項(xiàng)艱巨、系統(tǒng)的文化建設(shè)工程，涉及各個(gè)方面，必須動員社會一切力量共同完成。缺少任何一個(gè)部門或行業(yè)的參與，都會使地方年鑒喪失完整性。各單位的供稿任務(wù)，是年鑒編纂中最為重要的基礎(chǔ)性工作。在新的歷史時(shí)期，出現(xiàn)了許多新事物、新情況和新問題。如果按照年鑒編纂起步時(shí)那樣，通過行政命令完全依靠單位供稿來全面反映社會各個(gè)層面已經(jīng)是難以完成了。如何來解決這個(gè)問題呢？從近年來年鑒編纂先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)和做法來看，那就是創(chuàng)新組織編纂的新形式，改供稿制為采編合一制。年鑒編纂人員要在穩(wěn)定各行政、企事業(yè)單位撰稿員隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)年鑒工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高年鑒資料的質(zhì)量，確保信息準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地反映各單位的真實(shí)情況。對有關(guān)部門反映不到、反映不全的領(lǐng)域或行業(yè)以及人民群眾關(guān)心的社會熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題資料的收集，年鑒編纂人員必須深入到社會各階層開展調(diào)查研究，拓寬收集年鑒資料的信息渠道，收集和整理供稿部門缺少的第一手資料，即原始資料，從而提高年鑒的資料價(jià)值。

為此，筆者認(rèn)為，年鑒篇目是地方志部門花費(fèi)相當(dāng)精力，廣泛參考、借鑒年鑒先進(jìn)單位成功篇目，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況而制訂的，一般來講它的涵蓋面較為廣泛，遺漏點(diǎn)較少。各供稿單位要緊扣年鑒篇目，精心組織收集資料、編寫稿件，盡量做到重點(diǎn)突出，詳盡反映該單位分管的本職工作的基本情況和發(fā)生的大事、要事、新事、特事，既談成績經(jīng)驗(yàn)，又談存在問題；行文規(guī)范，綜合性條目和專題條目清晰、語言數(shù)據(jù)規(guī)范；內(nèi)容詳略得體，避免交叉重復(fù)；圖片、圖表資料、人物資料和適用信息資料提供要全面。這是供稿單位尤其需要格外注意解決的。“眾人拾柴火焰高”，編纂年鑒需要借助眾人之手才能做好信息資料搜集、整理工作，這就是人們常說的“眾手成鑒”的道理。

三、優(yōu)化篇目設(shè)計(jì)，注重年鑒的索引代碼

篇目是年鑒設(shè)計(jì)的藍(lán)圖，是纂寫的提綱，也是搜集信息資料的向?qū)?。篇目是否合理、科學(xué)、可行，是年鑒編纂能否成功的基礎(chǔ)。通常情況下，年鑒篇目設(shè)計(jì)的基本原則：按照當(dāng)代社會分工、科學(xué)分類及當(dāng)?shù)貙?shí)際，力求做到門類齊全、分類科學(xué)、歸屬得當(dāng)、排列有序、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次清楚、時(shí)代鮮明、特色突出。年鑒是年度信息記載的延續(xù)，可以把續(xù)修歸納為對首輪志書的“續(xù)、增、刪、并、補(bǔ)”。續(xù)：即續(xù)寫各項(xiàng)事物在上卷年鑒后的情況。主要體現(xiàn)年度政治的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會的前進(jìn)和文化的繁榮。凡是在上卷年鑒后，繼續(xù)存在和變化著的事物，都在記述之列。也就是要保留上卷年鑒篇目中的相關(guān)篇目、分目、條目。增：上卷年鑒篇目中沒有的，或是新產(chǎn)生的事物需要記述存史的，在年鑒篇目中增加，或篇目、或分目、或條目。刪：上卷年鑒之后，已經(jīng)不再存在或已經(jīng)沒有存史價(jià)值的事物，年鑒篇目中不再出現(xiàn)。并：上卷年鑒之后，繼續(xù)存在，變化不大，但也有必要記述，可以將相近類型的分目、條目作合并記述，只簡要記述大的方面、變化的方面。補(bǔ)：對上卷年鑒中某些方面或某條重要史料遺漏者，應(yīng)在續(xù)卷相關(guān)分目或條目中補(bǔ)記。

如今，身處信息社會，信息資源的共貯、共知、共享，已成為人們共同關(guān)注的課題。一部內(nèi)容豐富、編排科學(xué)、檢索方便的地方年鑒，才是一部完整的、有實(shí)用價(jià)值的年鑒。目前，地方年鑒在信源、合理存貯方面都花了很多功夫，但信息傳輸渠道比較單一，難以實(shí)現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、有效的檢索目的。然而，只有采用索引代碼信息符號，通過代碼把文字信息轉(zhuǎn)化成特定的信息符號（數(shù)字、字母或其他符號），然后按照一定的規(guī)則排列成符號序列供讀者使用，才具有簡潔、明快、便于識別和排序等特點(diǎn)。在編制傳統(tǒng)的紙質(zhì)版年鑒時(shí)，用代碼形式編制索引，既經(jīng)濟(jì)又實(shí)用，是構(gòu)建新型年鑒的理想選擇。

四、加快編纂進(jìn)度，縮短年鑒的出版周期

加快編纂進(jìn)度，縮短出版時(shí)間，增強(qiáng)年鑒的時(shí)效性。如果說質(zhì)量是年鑒的生命，那么時(shí)效性就是年鑒提高實(shí)用性的關(guān)鍵所在。一部年鑒從篇目設(shè)計(jì)、資料收集、審查驗(yàn)收、到付梓成書，大部分需要十個(gè)月。與信息時(shí)代的高效率要求是不相稱的，導(dǎo)致的結(jié)果必然是降低年鑒的時(shí)效性。為此，必須改變以往的編纂方式，在提升效率上下功夫，在保證年鑒質(zhì)量不受影響的前提下，加快編纂進(jìn)度，縮短出版周期，力爭在半年內(nèi)出版高質(zhì)量的年鑒，以增強(qiáng)時(shí)效性，充分發(fā)揮年鑒的資政作用，為推動本地社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展服務(wù)。

在編纂年鑒過程中，要提高工作效率，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。各供稿單位既要有樣稿，還要有備份的優(yōu)盤，以減少重新錄入、校對等重復(fù)勞動。有條件的地方還可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，直接從網(wǎng)上傳送資料。編輯人員如果能熟練掌握文字編輯系統(tǒng)，能從網(wǎng)絡(luò)上載取所需信息資料，則可大大提高工作效率。要采用電腦等現(xiàn)代化編纂手段，加快成稿速度。隨著電腦等現(xiàn)代化辦公工具的普及，也給年鑒編輯帶來了極大的方便，編輯人員應(yīng)熟練掌握電腦制版操作技能，使編輯工作完全實(shí)現(xiàn)無紙化，從而縮短編纂出版周期。

五、革新傳播手段，完善年鑒的服務(wù)功能

隨著電子技術(shù)的發(fā)展、電子出版物的出現(xiàn)，紙質(zhì)出版物終將被電子出版物所代替，年鑒也不例外。但是，年鑒也可通過網(wǎng)絡(luò)等一系列現(xiàn)代化手段擴(kuò)大自身服務(wù)范圍，通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查閱年鑒，可以極大地?cái)U(kuò)大讀者群，使得志書信息傳播得越來越快，面也越來越廣，充分發(fā)揮了年鑒作為資料性工具書的功能。同時(shí)，有條件的地區(qū)應(yīng)及早制作電子版年鑒并上網(wǎng)。通過將年鑒的數(shù)字化處理，使人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上方便查閱年鑒信息，破除傳統(tǒng)年鑒攜帶不便、不易傳播的缺點(diǎn)。建立完善網(wǎng)上方志館功能，將歷卷年鑒通過掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，讓一般公眾翻閱歷卷年鑒成為可能。今后新出版的年鑒也可增加數(shù)字化發(fā)行渠道，通過網(wǎng)上商店、網(wǎng)絡(luò)購買的新型購物方式，進(jìn)行年鑒的數(shù)字化發(fā)售，讓更多人能夠第一時(shí)間閱讀到新近出版的年鑒，以增強(qiáng)年鑒的服務(wù)功能。