趙古花
【摘要】本文通過對當前商業(yè)銀行檔案外包的背景、成因進行分析,探討商業(yè)銀行在檔案外包過程中存在的風險因素及風險管理重點,提出對風險因素控制的評價內(nèi)容及準則,以防范商業(yè)銀行在檔案外包業(yè)務(wù)上可能產(chǎn)生的風險,供大家學(xué)習、參考、研究。
【關(guān)鍵詞】商業(yè)銀行檔案外包 風險管理 風險重點 風險控制
檔案是機關(guān)工作和生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的文書材料和技術(shù)文件等在辦理完畢后,為了滿足日后查考利用的需要而歸檔保存的,并且任何檔案都是適應(yīng)機關(guān)工作和生產(chǎn)的客觀需要形成的,不是人們憑主觀愿望隨意編寫的,更不是按照檔案人員的要求產(chǎn)生的。檔案在不同階段具有不同的價值形態(tài),對社會具有不同的具體作用。
商業(yè)銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲設(shè)備不足或管理成本不經(jīng)濟條件下,整合利用外部優(yōu)質(zhì)專業(yè)化檔案管理資源,將銀行檔案委托外包單位管理,從而達到降低檔案保管成本,提高管理效率的一種檔案管理模式。
檔案外包商應(yīng)具有以下特征:
第一,是一種實體性管理機構(gòu);
第二,是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度高的檔案管理機構(gòu);
第三,有較大的規(guī)模,服務(wù)對象也較多;
第四,對其保管的文件只有保管權(quán),而無所有權(quán);
第五,是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構(gòu),它要對雙方負責,作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構(gòu),文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求,同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任;
第六,可以承擔文件管理咨詢與培訓(xùn)的職能。
一、銀行檔案外包的背景
二戰(zhàn)后,美國大量的文件需要歸檔保存,文件中心應(yīng)運而生。1950年,美國《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構(gòu)。把使用次數(shù)不多,但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里,受到人們的認可。
從某種意義上講,商業(yè)銀行就是“經(jīng)營風險”的金融機構(gòu),以“經(jīng)營風險”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔風險,是否能夠妥善控制和管理風險,將決定商業(yè)銀行的經(jīng)營成敗。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和競爭加劇,商業(yè)銀行面臨的風險也呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的特征,對這些風險進行識別、分析、計量、監(jiān)測并采取科學(xué)的控制手段和方法,是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經(jīng)營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過程中具有重要的戰(zhàn)略地位,具備領(lǐng)先的風險管理能力和水平,成為商業(yè)銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術(shù),最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失,是商業(yè)銀行檔案外包風險管理目的。
二、商業(yè)銀行檔案外包的風險管理重點
風險是一個常用而寬泛的詞匯,頻繁出現(xiàn)在經(jīng)濟、政治、社會等領(lǐng)域。就銀行風險的定義主要有以下三種:
一是風險是未來結(jié)果的不確定性(或稱變化);
二是風險是損失的可能性;
三是風險是未來結(jié)果對期望的偏離,即波動性。風險是一個明確的事前概念,反映的是損失前事物的發(fā)展狀態(tài)。
從風險的定義上可以看到,風險是對未來結(jié)果的不確定性,是可能存在的損失,銀行檔案做為銀行經(jīng)營活動的歷史記錄,是傳承銀行社會記憶,再現(xiàn)銀行歷史面貌的憑證,為銀行經(jīng)營、管理提供信息支持,并為銀行業(yè)務(wù)相伴產(chǎn)生的法律風險提供原始的憑證依據(jù),其重要性不言而喻。因此,防范銀行檔案外包過程中可能產(chǎn)生的風險,是確保銀行檔案外包安全的首要工作,銀行檔案外包風險管理的重點是:
(一)檔案外包風險的評估
商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時,應(yīng)當評估以下風險要素:
1.外包活動的戰(zhàn)略風險、法律風險、聲譽風險、合規(guī)風險、操作風險、國別風險等風險因素;
2.影響外包活動的外部因素,因外包供應(yīng)商的過錯而造成的服務(wù)中斷或撤銷而引發(fā)的風險;
3.銀行對外包活動的風險管控能力;
4.外包供應(yīng)商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)策略和業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)連續(xù)性及破產(chǎn)風險,風險控制能力及外包服務(wù)的集中度;
(二)外包供應(yīng)商的盡職調(diào)查
1.外包供應(yīng)商的主體資質(zhì)、經(jīng)營管理能力、經(jīng)營聲譽、行業(yè)地位;
2.財務(wù)穩(wěn)健性、技術(shù)實力和服務(wù)質(zhì)量、對銀行業(yè)的熟悉程度;
3.對銀行托管檔案客戶信息的安全性;
4.外包供應(yīng)商對突發(fā)事件的應(yīng)對能力;
5.外包供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系;
(三)外包合同的審查要素
1.外包合同中的服務(wù)內(nèi)容、范圍、標準、期限;
2.外包服務(wù)的業(yè)務(wù)連續(xù)性安排;
3.外包服務(wù)的保密性和安全性的安排;
4.外包服務(wù)的結(jié)算、支付方式;
5.外包服務(wù)的審計和檢查;
6.外包爭端的解決機制;
7.外包合同或協(xié)議變更或終止的過渡安排、違約責任;
8.外包供應(yīng)商的應(yīng)急管理;
三、商業(yè)銀行檔案外包的風險評價標準
商業(yè)銀行檔案在外包后,定期對檔案外包商進行風險評估,做到早發(fā)現(xiàn)早預(yù)防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價,就能及時發(fā)現(xiàn)檔案外包風險,并在發(fā)現(xiàn)風險后及時采取有效處置措施,將損失減少到最低程度。
日常工作中可采用平衡計分卡方式設(shè)計評分標準,可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業(yè)務(wù)檢查,檢查內(nèi)容包括:
(一)外包供應(yīng)商的評估:
1.資質(zhì):是否符合專業(yè)資質(zhì);
2.財務(wù):收費是否合理,程序是否完善;
3.日常經(jīng)營:是否出現(xiàn)異常;
4.及時性:是否能及時辦理檔案的收、取、查閱流程,在辦理過程中有無差錯發(fā)生;
5.差錯性:資料能否及時、準準、無差錯地領(lǐng)取、歸還,不存在遺失情況;
6.溝通性:溝通是否順暢,是否對銀行服務(wù)需要的反應(yīng)能迅速、及時、有效完成;
7.保密性:無違反保密原則,業(yè)務(wù)合作期間能保護好銀行信息及銀行商業(yè)秘密;
8.監(jiān)督檢查:是否能積極配合商業(yè)銀行開展外包監(jiān)督工作,及時報送外包工作情況;
9.違規(guī)性:是否存在違規(guī)行為,是否存在隱瞞事實,阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據(jù)行為。
(二)外包人員的評估
1.人員:有符合要求的檔案管理人員,能夠高效完成各項工作;
2.外包業(yè)務(wù)人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料;
3.服從銀行管理,無主觀故意,通過內(nèi)外勾結(jié)、惡意操作等措施規(guī)避銀行風險控制措施;
4.無擅自向客戶做出不實承諾行為,向客戶提供虛假資料或誤導(dǎo)性宣傳;
5.無假借銀行名義進行客戶約談行為,無冒用銀行商譽的行為;
6.無利用職務(wù)之便,竊取客戶資料等進行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為;
(三)突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及演練
1.是否事先制定建立檔案外包風險突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案和機制,確保檔案外包業(yè)務(wù)活動的正常經(jīng)營;
2.是否建立替代方案,尋求合同項下的保險安排等措施;
3.是否定期組織外包商開展演練,建立外包業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃,確保業(yè)務(wù)活動的正常經(jīng)營;
四、商業(yè)銀行檔案外包的前景及展望
銀行將部份檔案外包是彌補人手不夠,存儲場地、設(shè)備受限、管理成本不經(jīng)濟的有效辦法,但外包不等于不管,恰恰相反,銀行檔案外包工作必須在銀行檔案室的控制下,以保證方向正確,成果符合要求。銀行檔案外包風險應(yīng)對策略的目的是力圖將風險降低到可以接受和控制的程度。
自商業(yè)銀行誕生之初,風險就與之相伴。通過對銀行檔案外包風險的識別、計量、監(jiān)測、控制,采取分散、轉(zhuǎn)移、規(guī)避和補償?shù)却胄_保外包風險能及時發(fā)現(xiàn)。通過對風險誘因的分析,及時發(fā)現(xiàn)檔案外包中存在的問題,決定采取何種有效措施。通過識別和評估檔案外包風險,采用合理的技術(shù)、方法對檔案外包加以防范和控制,以最小的成本使檔案外包風險所致?lián)p失降到最低程度。銀行檔案外包做為銀行檔案管理的一個部份,是隨著銀行近年業(yè)務(wù)的發(fā)展而成長起來的新興行業(yè),具有廣闊的市場前景。相信在銀行檔案工作者的辛勤努力下,將銀行檔案外包風險納入日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價,就能做到早發(fā)現(xiàn)早預(yù)防,確保銀行檔案外包業(yè)務(wù)的連續(xù)性,為銀行檔案外包業(yè)務(wù)健康穩(wěn)定發(fā)展做出積極貢獻!
參考文獻
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