事業(yè)單位內(nèi)部信息管理系統(tǒng)的建立方式及相關(guān)問題分析

楊鵬?梁偲偲

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息管理系統(tǒng)逐漸被人們完善，企業(yè)信息管理工作越來越方便。近幾年來，我國應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的，各事業(yè)單位要了解自身實際情況，掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫信息的相關(guān)知識，在實際應(yīng)用中不斷地加以改進和完善，才能推進信息管理系統(tǒng)不斷的進步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：因特網(wǎng)；信息時代；信息管理

伴隨著世界經(jīng)濟一體化的發(fā)展，世界國與國、國與地區(qū)之間無論是政治、經(jīng)濟還是文化交往逐漸頻繁，以至信息量較大。同時，信息組織與存儲技術(shù)迅速發(fā)展，使得信息儲存積累可靠便捷。賴于信息技術(shù)的快速發(fā)展，才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。信息對管理工作的作用大大提高，信息的處理方式方法也就變得復(fù)雜。早期所謂的信息加工就是指一種經(jīng)驗性的加工或者就是低級的計算。而現(xiàn)在的加工處理方法不僅要依靠數(shù)學(xué)方法，還要使用數(shù)理統(tǒng)計和人工智能等方法。

一、信息管理系統(tǒng)的發(fā)展及其作用

（一）信息管理的發(fā)展

信息管理系統(tǒng)早在20世紀(jì)80年代初期，就已經(jīng)在向美國等發(fā)達(dá)的資本主義性質(zhì)的國家學(xué)習(xí)，而且經(jīng)過漫長的研究開發(fā)，以英國為代表，有關(guān)管理信息的系統(tǒng)軟件被廣泛使用在生產(chǎn)生活、運輸交通等各個行業(yè)，早期人們稱信息管理為無紙化、無筆化管理方法。但是因為我們國家的計算機軟、硬件的研發(fā)技術(shù)相對發(fā)達(dá)國家是比較落后的，由于經(jīng)濟發(fā)展的滯后性和計算機軟件研發(fā)受限以及軟件研發(fā)人才稀缺，很大程度上對我國管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用造成了影響；就目前而言，我國信息管理系統(tǒng)大部分都是從國外引進的，再進行漢化、改造，變成符合我國事業(yè)單位或各行各業(yè)的信息管理系統(tǒng)，不符合發(fā)展要求。所以我們國家首要任務(wù)就是要建立自己的信息管理系統(tǒng)，來滿足國內(nèi)各行各業(yè)的信息管理，減少對國外系統(tǒng)的依賴性，逐步健全我們自己的信息管理系統(tǒng)，只有這樣，我們國家才能享受現(xiàn)代化信息時代帶給我們的利益。

（二）信息管理系統(tǒng)的作用

1.輔助分析作用。事業(yè)單位對內(nèi)部信息和外部信息管理需要進行監(jiān)督，這也就要依靠各種數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)依靠人工方式來處理數(shù)據(jù)，那樣得到的信息相對需要較長的周期，很難滿足事業(yè)單位的需要，導(dǎo)致很多事業(yè)單位的決策和監(jiān)督不能有效的完成，這樣嚴(yán)重的影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益。信息管理系統(tǒng)主要就是通過計算機將信息儲存起來，可以隨時提供各種所需的信息，能保證決策監(jiān)督的準(zhǔn)確性和及時性。

2.節(jié)約人力、物力。由于計算機處理大量、重復(fù)的信息管理工作，所以可以減輕工人的工作強度，關(guān)鍵是將信息輸入到計算機系統(tǒng)以后，所有的工作都由它來完成處理和保存等工作，這樣可以省略人工方式處理環(huán)節(jié)，最后達(dá)到減員并且提高經(jīng)濟效益的成果。

3.信息管理系統(tǒng)可促進事業(yè)單位組織管理的職能優(yōu)化和結(jié)構(gòu)優(yōu)化。信息管理系統(tǒng)的本身就是一項繁瑣的工作，同時加上我國事業(yè)單位存在著管理基礎(chǔ)比較薄弱和管理方式方法不妥當(dāng)?shù)葐栴}，所以在這個問題上，就會涉及事業(yè)單位原有的職能分配問題、機構(gòu)設(shè)置問題是否恰當(dāng)，因而需要進行管理職能和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、優(yōu)化。

二、在事業(yè)單位應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題以及解決對策

（一）導(dǎo)入階段

1.存在的問題。事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的呢？這個問題是每個事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)之前明確的首要問題。為了滿足事業(yè)單位信息整理的需要，信息管理系統(tǒng)實施過程中，很多時候問題的考慮出現(xiàn)很大的問題。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)需要準(zhǔn)備好大量的人力、物力、財力各個方面的管理。信息管理系統(tǒng)的載體是一種先進的管理思維，這就要對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程做出恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整以及更好的優(yōu)化。

2.解決導(dǎo)入階段問題的對策。第一，提前做好準(zhǔn)備工作，比如說應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的可行性分析報告、在事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳工作、選擇什么樣的團隊等，做好準(zhǔn)備工作，就能為接下來的開發(fā)工作奠定基礎(chǔ)。第二，需要上層管理者對信息管理的全面的、清楚的認(rèn)識，這樣就會影響到基層對信息管理系統(tǒng)的認(rèn)識以及實施的最終狀況。

（二）研發(fā)階段

1.存在的問題。研發(fā)階段過程中首要問題就是信息管理系統(tǒng)依靠什么方式？如果采用外包方式，軟件開發(fā)商需要承擔(dān)軟件開發(fā)及維護等一系列的工作。如果采用內(nèi)部研發(fā)方式，事業(yè)單位的內(nèi)部員工需要承擔(dān)相同的工作，這樣一來，就對事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求比較高。就目前國內(nèi)情況來說，現(xiàn)在30%事業(yè)單位都采用研發(fā)外包的方式，但是外包往往使事業(yè)單位不重視調(diào)研和開發(fā)，缺乏研發(fā)的積極性，認(rèn)為把研發(fā)的工作交給開發(fā)商做就可以了，這樣就造成在應(yīng)用的時候軟件不符合事業(yè)單位的實際需求。

2.解決研發(fā)階段問題的對策。研發(fā)工作需要建立在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上。如果在市場調(diào)研方面沒有基層參與，只有事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)獨自決定，容易造成信息管理系統(tǒng)不能滿足整個事業(yè)單位機構(gòu)的實際需要，結(jié)果就是導(dǎo)致資源的浪費和效率提高不明顯的問題。因此技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進行技術(shù)建模，要盡量定制出適合事業(yè)單位各個機構(gòu)的信息管理系統(tǒng)。

三、意見和建議

事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的，還需要在很多方面去進行改進，那么就其安全性設(shè)計而言可以從幾個方面加以改進：一是由于事業(yè)單位自身存在的特點，對其信息管理的安全性要求較高。在引入的階段必須要注意機構(gòu)身份的識別，事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息進入信息管理系統(tǒng)必須要嚴(yán)格把關(guān)。二是對于單位內(nèi)部的信息的進入和管理的工作要做到責(zé)任到個人，這樣就避免任何的細(xì)節(jié)性錯發(fā)的發(fā)生。三是利用其他與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)相關(guān)的安全保護系統(tǒng)為工具，對數(shù)據(jù)庫信息的安全進一步保護。

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