糯扎渡水電站檔案管理工作的思考

楊竹蘭

糯扎渡水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個梯級規(guī)劃“兩庫八級”的第五級電站。是瀾滄江梯級中裝機(jī)容量最大的電站。電站總裝機(jī)容量585萬kW，是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程：是我國“西電東送”、“云電外送”的重點(diǎn)工程項(xiàng)目；建成后是云南省境內(nèi)最大的水電站；在全國排名第四，裝機(jī)容量僅次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。

糯扎渡水電站規(guī)模巨大、技術(shù)指標(biāo)高、地質(zhì)條件復(fù)雜、施工強(qiáng)度大，廣大建設(shè)者在電站建設(shè)過程中成功攻克了諸多世界級難題和重大挑戰(zhàn)，是我國水電建設(shè)上水平、上臺階的又一標(biāo)志性工程。

糯扎渡水電工程規(guī)模大、周期長、環(huán)節(jié)多、載體多、施工單位多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)、因而產(chǎn)生多種的檔案載體、歸檔案卷多、保存利用價值高。糯扎渡水電工程檔案是重點(diǎn)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，是全體建設(shè)者智慧和勞動的結(jié)晶。所以做好檔案管理工作是工程項(xiàng)目工作中的重中之重，以下是我近幾年來的檔案管理工作中的體會認(rèn)識：

根據(jù)DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》和《糯扎渡水電站工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》的要求和規(guī)定。糯扎渡水電站前期工程項(xiàng)目檔案在歸檔過程中普遍存在的問題如下：

用紙不標(biāo)準(zhǔn)。原始資料紙張大小不一，檔案管理辦法里明確規(guī)定統(tǒng)一用A4、A3紙張，部分施工單位用的是16k、甚至更小的紙張，給整理和裝訂工作造成不便，無法保證竣工資料案卷質(zhì)量。

書寫及修改不規(guī)范。驗(yàn)收評定資料和原始資料的部分書寫字跡潦草，無法辨認(rèn)、有的用圓珠筆和純蘭墨水筆書寫的；時間久了容易褪色，修改不規(guī)范，隨意用涂改液涂改，修改后未按要求進(jìn)行簽字。

歸檔資料不齊全、不完整。部分施工單位差開工報告，有的差工程技術(shù)要求、施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃；有的差竣工驗(yàn)收資料（竣工驗(yàn)收鑒定書，竣工驗(yàn)收報告等），有的差施工總結(jié)等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進(jìn)度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。

歸檔案卷整編不規(guī)范。部分竣工資料未遵循成套性、系統(tǒng)性原則進(jìn)行組卷，給以后檔案利用帶來不便，個別卷內(nèi)目錄文件題名不準(zhǔn)確，責(zé)任者填寫錯誤、日期填寫錯誤；案卷題名跟卷內(nèi)文件內(nèi)容不相符等。

資料內(nèi)容不準(zhǔn)確，甚至不完善?？⒐D與實(shí)際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據(jù)）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗(yàn)收應(yīng)蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽：設(shè)計變更審批簽字不完善：有好幾個標(biāo)段出現(xiàn)重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。

歸檔不及時。竣工檔案沒有按照竣工驗(yàn)收3個月內(nèi)移交檔案的規(guī)定執(zhí)行，竣工檔案管理控制措施在執(zhí)行時間上滯后，導(dǎo)致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現(xiàn)大量復(fù)印件現(xiàn)象。

前期工程項(xiàng)目檔案出現(xiàn)諸多問題，主要原因各參建單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠；檔案人員大部分都是臨時聘用人員，流動性大，未參加過正規(guī)檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識欠缺，檔案意識差，責(zé)任心不強(qiáng)，工作處于一種應(yīng)付狀態(tài)；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)力度不夠。建議公司以后在其它工程建設(shè)中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內(nèi)容、特點(diǎn)、工作目標(biāo)，及時對各參建單位歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，保證工程竣工檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

為保證糯扎渡水電工程項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，在項(xiàng)目檔案管理工作中提幾點(diǎn)建議：

領(lǐng)導(dǎo)重視、組織健全、制度完善。糯扎渡水電工程各參建單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視工程檔案管理工作，堅(jiān)持把工程檔案管理作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，把檔案管理工作列入建管局議事日程，同工程建設(shè)一起布置、一起檢查、一起考核。

為促進(jìn)糯扎渡水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，結(jié)合工作實(shí)際情況，逐步建立和完善了檔案管理的一系列管理制度。

納入合同管理、確保檔案及時歸檔。合同管理是項(xiàng)目檔案工作的重要保障。在糯扎渡水電工程的合同中應(yīng)對項(xiàng)目檔案歸檔份數(shù)、歸檔內(nèi)容作出明確約定。為保證項(xiàng)目檔案歸檔的及時性，在合同執(zhí)行過程和工程竣工驗(yàn)收過程中，參建單位必須提交齊全、完整、準(zhǔn)確的竣工檔案，并填寫《糯扎渡水電工程竣工檔案審核簽證單》經(jīng)監(jiān)理單位、建管局質(zhì)量管理部門以及檔案部門驗(yàn)收合格后簽字（簽章）認(rèn)可后，合同管理部門方可辦理質(zhì)保金支護(hù)。

建立切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關(guān)單位及相關(guān)人員定期對各參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題限期整改。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)。為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)采取“請進(jìn)來、送出去”模式對各參建單位檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期組織檔案人員參加國家檔案局和云南省檔案局舉辦的各類檔案培訓(xùn)；建立微信和QQ檔案工作群，加強(qiáng)與各參建單位檔案人員溝通交流，遇到問題及時協(xié)調(diào)、解決，對相關(guān)業(yè)務(wù)加以指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作的順利開展。

水電工程項(xiàng)目檔案大部分產(chǎn)生工程管理、設(shè)計、技術(shù)和施工人員手中，他們對工程項(xiàng)目情況最了解、也是今后利用檔案的主體，涉及的專業(yè)多，靠幾個檔案人員是無法做好檔案管理工作，必須依靠全體建設(shè)者一起參與檔案管理中來，才能保證項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。