陳湘

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也在不斷增加，已經(jīng)逐漸滲入到生活的各個(gè)方面，特別是在一些辦公環(huán)境下，已經(jīng)逐漸在實(shí)施辦公自動(dòng)化、智能化。計(jì)算機(jī)在辦公室主要是用在一些信息管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方面，代替了人腦活動(dòng)，而且效率較高，對(duì)辦公室正常工作有重要作用。本文探討了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和部分存在的問題。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī) 辦公自動(dòng)化 辦公室

過去的辦公效率是十分低下的，主要是通過人工進(jìn)行辦公，在面對(duì)大量的信息時(shí)消耗的時(shí)間是相當(dāng)長的，而且部分?jǐn)?shù)據(jù)計(jì)算的結(jié)果是存在誤差的，影響辦公的最后結(jié)果。隨著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的引進(jìn)，依據(jù)現(xiàn)今的計(jì)算機(jī)技術(shù)和智能化技術(shù)，辦公的效率大大增加了，工作的質(zhì)量也有很大的提高，逐步的趨于完善。

1、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的作用

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的高效性讓計(jì)算機(jī)更加普及，首先，辦公室可以利用計(jì)算機(jī)在內(nèi)部設(shè)置資源共享，方便辦公室其他人員及時(shí)查閱文件，也方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的對(duì)文件進(jìn)行審閱，方便修改。其次，辦公室人員可以更好更快的查閱信息，從前的信息記錄一般是通過書寫檔案，查閱信息時(shí)需要一個(gè)個(gè)的翻查，十分不方便，而利用計(jì)算機(jī)，可以將信息輸入，然后在內(nèi)部做出共享，工作人員只需要簡單的輸入部分信息便可以輕松的查到資料，十分便捷。最后，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的使用，極大的改善了辦公環(huán)境，辦公室的部分書寫資料不用再擺放而占據(jù)空間，只要輸入計(jì)算機(jī)便可以進(jìn)行很好的保存，擴(kuò)展了辦公的空間。

2、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的實(shí)際應(yīng)用

2.1保障文件的安全性應(yīng)用

傳統(tǒng)的信息保存都是通過紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行，容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，使文件丟失。而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化更好的提高了文件保存的安全性，通過數(shù)據(jù)庫的技術(shù)，可以建立一個(gè)保存信息的平臺(tái)，將信息進(jìn)行完整的保存，不易受到外在壞境因素的影響。雖然計(jì)算機(jī)的使用存在一定的危險(xiǎn)，但是辦公自動(dòng)化也有一定的防范措施，首先，使用防火墻，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分隔，在辦公內(nèi)部建設(shè)安全的共享平臺(tái)，防止信息受到破壞；其次，防毒軟件可以將計(jì)算機(jī)內(nèi)部的病毒有效的進(jìn)行處理，在辦公室的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上裝上防毒系統(tǒng)，保證所有計(jì)算機(jī)的安全；最后，建立虛擬網(wǎng)絡(luò)，在進(jìn)行程序使用時(shí)，先在虛擬環(huán)境中進(jìn)行測試，在安全的前提下再進(jìn)行正常使用。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的安全性是有一定的保障的，可以解決傳統(tǒng)的信息保存問題，也會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)可能存在的威脅進(jìn)行有效的防范，提高了文件保存的安全性。

2.2信息發(fā)布平臺(tái)的建立

現(xiàn)今，更多的企業(yè)使用辦公自動(dòng)化技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)，建立統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺(tái)，可以更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員的交流，也可以幫助企業(yè)進(jìn)行更好的資源共享，很好的節(jié)約了實(shí)際的時(shí)間和共享中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤。辦公的智能化和無紙化，避免了大量的紙質(zhì)印刷，不但節(jié)約成本，保護(hù)環(huán)境，而且可以減少辦公室空間的占用。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)的發(fā)布一定的信息，讓工作人員及時(shí)的了解工作任務(wù)和工作中的問題，極大的降低了傳達(dá)信息的時(shí)間，減少了工作流程和個(gè)人的工作量，讓辦公的信息能夠有效的被總結(jié)、記錄，企業(yè)的實(shí)際工作效率也會(huì)有所增加。

2.3信息檢索的應(yīng)用

傳統(tǒng)的信息檢索都是靠人力進(jìn)行，查閱大量的信息檔案從而找出需要的信息，或者翻閱大量的書籍找出解決問題的方法。而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的使用，大大減少了信息檢索的時(shí)間，增加了信息檢索的效率。而且，現(xiàn)在的信息比較發(fā)達(dá)，更新速度也比較快，必須及時(shí)的掌握最新的信息才能更好的適應(yīng)社會(huì)，也能做出更準(zhǔn)確的決策。計(jì)算機(jī)自動(dòng)化也很好的解決了距離過遠(yuǎn)而無法得到有效信息的難題，可以隨時(shí)隨地的獲取任何可以公布的信息。企業(yè)可以設(shè)立內(nèi)部的信息庫，包括所有類型的信息，當(dāng)員工需要查閱信息時(shí)，可以輕松的找到自己需要的資料，解決自己面臨的問題。目前。被眾人熟知的搜索引擎都是通過辦公自動(dòng)化技術(shù)，建立起一個(gè)超大的數(shù)據(jù)庫，可以快速、準(zhǔn)確的找到自己所需要的信息，都體現(xiàn)了信息檢索的實(shí)際應(yīng)用。

2.4增加信息傳輸?shù)乃俣?/p>

通過信息平臺(tái)的建立，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)實(shí)際的信息，經(jīng)過各種處理，做成文檔，可以及時(shí)的傳輸給下屬進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)，提高了信息傳輸?shù)男?。另外，部分企業(yè)沒有在同一個(gè)地區(qū)，距離較遠(yuǎn)，而為了企業(yè)的整體，必須策劃相同的經(jīng)營方案，但是不能通過人工的傳輸，因?yàn)橄牡臅r(shí)間太長，會(huì)影響到企業(yè)的實(shí)際辦公，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的遠(yuǎn)距離傳輸可以很好的解決這個(gè)問題。通過安裝信息傳輸?shù)能浖貌糠衷O(shè)備，可以對(duì)文字、圖片等實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸，而且速度快，準(zhǔn)確率高，為辦公贏得了時(shí)間，增加了員工的工作效率。在企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議上，也可以實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)膶?shí)際應(yīng)用，目前的視頻會(huì)議便是其中之一。企業(yè)通過內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，組織內(nèi)部人員隨時(shí)隨地的都可以召開會(huì)議，對(duì)工作中的問題進(jìn)行及時(shí)的解決，使得工作的實(shí)際效率大大提高，增加了企業(yè)的利益。

3、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中的不足

3.1計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在的不足

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化主要是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的，而計(jì)算機(jī)這種智能產(chǎn)品是很容易出現(xiàn)問題的，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用的系統(tǒng)，是相對(duì)脆弱的，工作量過大可能造成損壞，對(duì)辦公產(chǎn)生不利。另外，計(jì)算機(jī)漏洞是十分常見的一個(gè)問題，如果不進(jìn)行及時(shí)的解決，會(huì)影響計(jì)算機(jī)實(shí)際的使用，而且會(huì)很容易的便被別人侵入，容易造成信息丟失。

3.2信息平臺(tái)的不及時(shí)更新

企業(yè)內(nèi)部的信息平臺(tái)需要組織員工進(jìn)行管理，因?yàn)樾畔⒌母滤俣仁呛芸斓?，如果信息不及時(shí)更新，會(huì)造成員工無法及時(shí)的了解最新的信息，或者了解的信息是錯(cuò)誤的，不利于正常的工作。而且，信息平臺(tái)的信息完整性是十分重要的，部分企業(yè)雖然有信息平臺(tái)，但是平臺(tái)包含的信息是不完善的，部分信息沒有得到體現(xiàn)，也就失去了信息平臺(tái)的本來作用。所以，信息平臺(tái)是需要進(jìn)行維護(hù)的，不但要保證平臺(tái)的安全性，而且要保證平臺(tái)內(nèi)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

4、小結(jié)

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的作用在辦公時(shí)的作用是十分大的，它打破了傳統(tǒng)的辦公方式，可以更加高效的保存信息，更快速的查閱信息，讓辦公的效率也有所增加。但是，企業(yè)要重視辦公自動(dòng)化中存在的問題，要增加員工電腦的安全性保障，也要針對(duì)內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)制定防范措施，防止內(nèi)部信息的丟失，影響企業(yè)的利益。

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