淺談高校會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

張嬌

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及高校體制改革的不斷深入，各地高校都加快建設(shè)的步伐，不斷壯大與發(fā)展。高校與企事業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)越來(lái)越多，收付款憑證大幅增加，于是，相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案也就日益增多。高校會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一，它是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時(shí)也是會(huì)計(jì)工作過(guò)程最有說(shuō)服力的憑證，做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于高校教育改革和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

關(guān)鍵詞：高校會(huì)計(jì)檔案 問(wèn)題 對(duì)策

高校會(huì)計(jì)檔案是指高校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要資料和證據(jù)。根據(jù)財(cái)政部1998年8月21日發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，高校必須重視會(huì)計(jì)檔案的管理，建立和健全會(huì)計(jì)檔案管理的管理制度，切實(shí)地把高校會(huì)計(jì)檔案管好、用好。

一、 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

1、對(duì)檔案管理不夠重視

我國(guó)高校的會(huì)計(jì)管理普遍缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)和概念，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容單一、管理簡(jiǎn)單，尤其是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電算化管理沒(méi)有引起關(guān)注，管理意識(shí)十分的落后。在管理部門(mén)和人員的組織上也沒(méi)有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。會(huì)計(jì)檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會(huì)計(jì)信息管理過(guò)程中。

2、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱難度大、保管安全性欠佳

高校的辦學(xué)規(guī)模在日益擴(kuò)大，教學(xué)、科研等各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的收支數(shù)量與金額也呈逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)，迎接各類專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)檢查時(shí)，調(diào)閱、復(fù)印大量相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)讓高校財(cái)務(wù)部門(mén)的檔案管理人員比較頭疼的工作。在大批量的調(diào)閱、復(fù)印過(guò)程中當(dāng)某冊(cè)會(huì)計(jì)檔案中的某份原始憑證被抽離，是很難被發(fā)現(xiàn)的。 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存起來(lái)需要占用大量的空間，如果檔案管理人員保護(hù)意識(shí)淡薄，會(huì)使得紙質(zhì)檔案會(huì)出現(xiàn)霉菌、氧化等不同程度的危害

3、電子會(huì)計(jì)檔案管理未得到足夠重視，電子會(huì)計(jì)檔案管理不同步

信息技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)管理現(xiàn)代化，要求財(cái)務(wù)管理人員除了應(yīng)該具備現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的理論和方法外，還必須掌握計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用技能。在高等院校的財(cái)務(wù)管理工作中，會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展已經(jīng)得到普及，對(duì)提高工作效率，規(guī)范財(cái)務(wù)管理起到重要作用。但是，伴隨著會(huì)計(jì)軟件的不斷成熟，會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生大量文本程序文件，備份文件等，新的會(huì)計(jì)檔案信息載體卻沒(méi)有及時(shí)備份、拷貝、歸檔，會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作沒(méi)有同步進(jìn)行。電子會(huì)計(jì)檔案的管理卻未得到足夠重視，沒(méi)有相應(yīng)的人員、設(shè)備、制度配套，管理也不規(guī)范。

二、 高校財(cái)務(wù)檔案管理改進(jìn)的措施

1、 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

高校財(cái)務(wù)部門(mén)要結(jié)合本單位的特點(diǎn)和實(shí)際情況科學(xué)、合理的運(yùn)用《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，制定適合高校自身狀況的會(huì)計(jì)檔案管理制度。為使會(huì)計(jì)檔案能夠合理、安全、完整的被利用，確保會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理有序開(kāi)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行科學(xué)管理。 只有健全各項(xiàng)制度，才能從根本上加強(qiáng)檔案軟環(huán)境建設(shè)，做到日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有章可循。

2、完善電子會(huì)計(jì)檔案的軟硬件環(huán)境。

（1）、由于不同版本的會(huì)計(jì)系統(tǒng)形成的備份數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)會(huì)有所不同，高校應(yīng)保證電算化檔案與相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件版本的一致性，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在損壞時(shí)能及時(shí)、完整地恢復(fù)。針對(duì)計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、U盤(pán)等易受周圍環(huán)境因素的影響，高校應(yīng)選用質(zhì)量高的介質(zhì)作為電子檔案的存儲(chǔ)物，并將磁介質(zhì)存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所中；同時(shí)建立多級(jí)備份機(jī)制 ，重要的數(shù)據(jù)應(yīng)該拷貝多份，再將它們存儲(chǔ)在不同的地方，來(lái)確保數(shù)據(jù)的安全。

（2）隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，云盤(pán)儲(chǔ)存技術(shù)在高校會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣，作用也越來(lái)越大。云存儲(chǔ)服務(wù)提高了計(jì)算機(jī)服務(wù)器的可靠性，能夠使會(huì)計(jì)檔案管理工作更加現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3、提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

會(huì)計(jì)檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，既懂得財(cái)會(huì)知識(shí)，又能掌握電算化基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件的運(yùn)用，提高自身工作的綜合能力。各高校應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，通過(guò)組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等知識(shí)，外派調(diào)研、學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理技巧和方法，培養(yǎng)一支掌握現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的人才隊(duì)伍。

三、 結(jié)束

會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展十分重要重要性， 是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面，只有根據(jù)高校自身發(fā)展形式及會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，提升會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，加大管理力度、保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷毀、創(chuàng)新實(shí)行電子化管理、確保會(huì)計(jì)檔案的安全性、進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率，才能有效發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校發(fā)展中的作用。

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（作者單位：北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院）