郭婉強
【摘要】21世紀,計算機技術和現(xiàn)代通信技術得到了快速發(fā)展和廣泛應用,檔案數(shù)字化的發(fā)展也成為了一種必然趨勢,其所展現(xiàn)出的愈發(fā)明顯的市場性和影響力也不容人們所忽視。我們要充分認識檔案管理數(shù)字化建設的意義,還要在此基礎上將其付諸實踐,更好地發(fā)揮其作用使它能夠?qū)崿F(xiàn)功能利用的最大化。一個系統(tǒng)的檔案數(shù)字化體系建設工程量浩大,但它無疑是對傳統(tǒng)檔案館進行改革的一條必經(jīng)之路,亦是新世紀中各級各類檔案事業(yè)的發(fā)展方向。
【關鍵詞】檔案數(shù)字化;計算機網(wǎng)絡;作用;意義
隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨,檔案數(shù)量的逐年遞增,在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與新技術更替日新月異的時期,檔案數(shù)字化的建設也亟待更為廣泛地推廣。傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實物等各種介質(zhì)的檔案,而數(shù)字化檔案則通過利用新技術——如計算機、掃描技術和多媒體等技術手段,把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計算機網(wǎng)絡中可以存儲的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案,從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網(wǎng)絡上進行,最終可儲備形成一個系統(tǒng)的檔案信息庫,以便能為人們及時提供信息,實現(xiàn)資源共享。
一、為何需要進行檔案數(shù)字化建設
檔案是在人們社會生活中形成的,具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用,檔案管理的重要性毋庸置疑。
傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主,放置在檔案室里面,查找調(diào)用起來非常費時。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進行掃描以后,可以迅速方便地把信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中,用網(wǎng)絡存儲檔案信息,檢索快捷方便,實時同步備份,存儲空間小,維護方便安全,還能借助計算機的網(wǎng)絡化特點從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡信息化社會的檔案事業(yè),也將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展,檔案數(shù)字化建設乃是大勢所趨。
二、檔案數(shù)字化建設的作用
檔案數(shù)字化對檔案的先進管理、使用和傳播都具有著重要的作用。
(一)檔案數(shù)字化保護檔案原有的模樣。1.電子化處理。從人類歷史文明角度來說,檔案是具有價值的歷史文獻,而傳統(tǒng)的檔案存儲方式主要以紙質(zhì)、縮微膠片和照片音像等形式存在,由于其載體本身的固有性質(zhì)容易對檔案原件造成損壞甚至丟失,保存安全系數(shù)不高。但將其電子化處理后,經(jīng)由計算機網(wǎng)絡進行保存,一方面既可以代替原檔案使用,又可以最大程度延長其保存時間。2.數(shù)字化備份保存。對那些重要的需要長期或永久保存的檔案,可以采用現(xiàn)在極為流行的數(shù)據(jù)備份的方法,進行云儲存或儲存多份的方式備份保存。3.圖像處理技術?;謴驮瓩n案材料中容易模糊褪變的文字部分,以及對污損殘缺照片檔案的修復。檔案經(jīng)過計算機掃描以后,可以形成數(shù)字影像,再利用現(xiàn)代化的圖像處理技術,從而對其中的部分模糊褪變字跡進行恢復。
(二)檔案數(shù)字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。1.打破“孤本”限制。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“一份一地”,也免去了檔案復制轉(zhuǎn)移的繁瑣程序,一份檔案可以同時提供給多個需要的人使用,覆蓋面和社會化程度擴大,有效地實現(xiàn)了資源共享。2.在不同地域之間的傳輸、不同時間空間的調(diào)閱成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進行不同地域之間的傳輸,以此來擴大檔案的利用空間,同時也縮短檔案的傳送時間、節(jié)約傳送費用。3.提高檔案查詢、檢索速度。利用計算機所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力,短時間內(nèi)它能從海量的數(shù)據(jù)中迅速準確地找到數(shù)據(jù)。
三、檔案數(shù)字化的意義
(一)提高了經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案通過新形式,將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機讀檔案,極大地減少了保管存儲費用,還在一定程度上節(jié)省了占地空間,查閱起來也節(jié)約了大量時間,從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。
(二)提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息,使查詢資料變得非常方便快捷,也大大減少了辦公人員的工作量,減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。
(三)提供全面的服務工作。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務網(wǎng)進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務部門的服務水平,為檔案面向社會服務大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全面的服務工作。
(四)實現(xiàn)更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值,它也絕對是社會歷史發(fā)展進程中一個不可或缺的方面,它承載著過去,為現(xiàn)在所利用,更能夠使我們更好地規(guī)劃未來。數(shù)字檔案的建設,涉及不同的領域和行業(yè),傳承著人類文明,為社會主義政治經(jīng)濟建設服務,有力地推動了我國各項事業(yè)的建設發(fā)展。
總而言之,檔案數(shù)字化建設是順應時代潮流、緊跟時代發(fā)展的新舉措、新要求。它將進一步推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展,加快社會進步與人類文明的步伐。
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