關(guān)松

【摘要】信息化時代，加強電子檔案管理是檔案工作一項重要的工作。本文介紹了電子檔案的保障技術(shù)，以及電子文件形成中的保護技術(shù)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；保護；加強

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，計算機被廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域，其中檔案管理從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變就是一個典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現(xiàn)代化進程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。

電子檔案保護的對象是電子檔案的載體及其記載的檔案信息，涉及到信息技術(shù)、自動化技術(shù)、材料技術(shù)等高新技術(shù)的理論、方法和手段，它的主要內(nèi)容大致可分為：保障技術(shù)、保管技術(shù)、修復(fù)技術(shù)、安全技術(shù)、備份技術(shù)等。

一、電子檔案的保障技術(shù)

電子檔案的保障技術(shù)主要是指在電子文件的形成、使用過程中，通過軟件硬件手段或相關(guān)制度來確保電子檔案真實、可靠、長久、規(guī)范的技術(shù)。電子文件形成過程中的保障要求就如同對紙質(zhì)檔案的紙質(zhì)和字跡材料的重視一樣，以確保電子文件從形成開始就貫徹檔案保護“以防為主，防治結(jié)合”的原則。它體現(xiàn)在如下幾個方面：一是電子檔案運行環(huán)境及存貯規(guī)格的標準化。電子檔案對計算機軟硬件的依賴性決定了電子檔案不能脫離它的生存環(huán)境而單獨存在，它的標準化工作能為電子檔案的鑒定、保管、利用和保護等工作提供便利，是開展電子檔案工作的重要前提。首先，規(guī)范操作系統(tǒng)及版本，選擇一到兩個穩(wěn)定性、兼容性都好的版本。其次，規(guī)范應(yīng)用軟件及版本，為方便管理與數(shù)據(jù)的交流與共享，將應(yīng)用軟件進行分類，并規(guī)定類別內(nèi)的幾個通用軟件的名稱、版本及其生成電子文件的格式是非常有必要的。再次，規(guī)范電子文件的存貯載體，電子文件的載體類型比較多，有移動硬盤、光盤、U盤等，由于載體的特性不同，其保管條件、修復(fù)檢測手段也不同，工作中會帶來不便。目前選擇光盤作為電子檔案的載體是比較理想的。二是電子文件可靠性保障。電子文件要進行長期保存，歸檔時對電子文件的檢測是必不可少的，影響電子文件質(zhì)量的因素很多，除載體外，讀取、記錄設(shè)備也是影響其質(zhì)量的因素之一。以光盤為例，光盤讀取失敗同光驅(qū)的讀盤能力也有關(guān)系。因此，可靠的讀寫設(shè)備也是影響電子文件可靠性的重要因素。我們可采用專業(yè)檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校對，以確定光盤的準確性。如沒有檢測軟件，我們可采取檢查刻錄光盤的總字節(jié)數(shù)、目錄數(shù)是否有缺失，并復(fù)制整個光盤的內(nèi)容到硬盤，看操作是否順利完成，再隨意打開其中的文件，觀察其內(nèi)容是否有變動等方法來檢測光盤的準確性。三是電子檔案原始性保障技術(shù)。電子檔案的易復(fù)制性和易改動性使人們一度對檔案的本質(zhì)屬性產(chǎn)生了懷疑，因此，如何確保電子檔案的原始記錄性，以發(fā)揮其憑證作用是檔案學界一直研究的課題。電子檔案由于其信息與載體的可分離性、信息復(fù)制、傳遞的高保真性和信息內(nèi)容的可更改性等特性，使人們無法像紙質(zhì)檔案文件那樣去判斷電子文件的“原件”，電子檔案原始性通過技術(shù)保證來確立，對電子檔案來講，只要檔案的信息內(nèi)容不變，其形式均可發(fā)生變化，這與電子檔案的載體、技術(shù)和設(shè)備等技術(shù)保證因素息息相關(guān)。

二、電子文件形成中的保護技術(shù)

電子文件形成保護技術(shù)是指文件在形成時通過軟件工程和相應(yīng)的文件管理制度確保文件的真實、可靠、長久的技術(shù)。一是利用傳輸保護技術(shù)。主要指檔案在開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)傳輸中的保護問題。如安全網(wǎng)絡(luò)的建立和運行、信息污染環(huán)境的控制技術(shù)、防黑客攻擊技術(shù)、網(wǎng)上知識產(chǎn)權(quán)保護法規(guī)等。二是保管技術(shù)。包括兩方面：一方面，可借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)，因為電子檔案也要保存一定量的信息載體，這些物質(zhì)實體同樣需要良好的環(huán)境條件，所以有關(guān)環(huán)境的溫濕度調(diào)控、防光、防塵等技術(shù)也是必須的；另一方面，針對電子檔案材料的多樣性、復(fù)雜性，庫房中的管理措施應(yīng)該強調(diào)個性化、多樣化，以適應(yīng)不同形式材料的理化性能和保存環(huán)境的特殊要求。三是信息修復(fù)技術(shù)。是指信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺滅計算機病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長期可持續(xù)技術(shù)、光盤、移動硬盤等物質(zhì)載體破壞的修復(fù)技術(shù)等。四是電子檔案的備份技術(shù)。電子檔案具有易復(fù)制性的特點而使電子檔案的備份變得容易。備份技術(shù)是電子檔案保護中非常重要而有效的技術(shù)，備份的目的有兩個：一是數(shù)據(jù)共享，二是數(shù)據(jù)恢復(fù)。備份的方法很多，硬件級備份、軟件級備份、人工級備份。各有各的優(yōu)點，可根據(jù)情況選擇使用。

電子檔案的保護技術(shù)需要不斷進步和發(fā)展，電子檔案和紙質(zhì)檔案有個長期并存、共同發(fā)展的過程，要實現(xiàn)電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案，還需檔案工作者付出更多的勞動和努力。