張海峰, 鄭 旭

(東北大學(xué) 資產(chǎn)與實驗室管理處, 遼寧 沈陽 110819)

資產(chǎn)管理

高校儀器設(shè)備全生命周期信息化管理模式

張海峰, 鄭 旭

(東北大學(xué) 資產(chǎn)與實驗室管理處, 遼寧 沈陽 110819)

針對儀器設(shè)備管理的現(xiàn)狀,提出了全生命周期管理理念,并與信息化管理有機結(jié)合,闡述了儀器設(shè)備全生命周期信息化管理的必要性、可行性和優(yōu)越性,構(gòu)建從配置論證、招標采購、驗收入賬、使用共享、維修處置的儀器設(shè)備全生命周期的信息化管理模型和管理框架。

儀器設(shè)備； 全生命周期； 信息化管理； 管理模式

儀器設(shè)備作為高校開展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新的物質(zhì)基礎(chǔ),是評價高校科研實力與教學(xué)水平的重要指標,在高校改革發(fā)展的各項工作中均有著不可替代的作用。隨著“985工程”“211工程”“一流大學(xué)、一流學(xué)科”項目和國家重點實驗室等專項資金的不斷投入,學(xué)校包括儀器設(shè)備資源在內(nèi)的硬件設(shè)施得到了極大改善,儀器設(shè)備在數(shù)量、層次和結(jié)構(gòu)方面都發(fā)生了顯著變化,儀器設(shè)備在學(xué)校固定資產(chǎn)中所占的比例也越來越大。以東北大學(xué)為例,儀器設(shè)備總值占同期學(xué)校固定資產(chǎn)總值的比例由2010年的30.48%增長為2014年的42.62%,增長速度迅猛,儀器設(shè)備總值幾乎占學(xué)校固定資產(chǎn)總值的一半。

儀器設(shè)備數(shù)量的迅速增長,極大地提高了學(xué)校人才培養(yǎng)和科技創(chuàng)新的條件與能力,同時也對儀器設(shè)備管理提出了更高標準的要求。在信息化高速發(fā)展的新形勢下,如何優(yōu)化資產(chǎn)配置、提高使用效益,如何利用信息化手段、提高服務(wù)質(zhì)量,如何實施綜合管理、建立生命周期管理模式,更好地發(fā)揮儀器設(shè)備在教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)中的保障作用具有重要意義。

1 儀器設(shè)備全生命周期信息化管理理念

所謂全生命周期管理是指對管理對象生命周期的全過程實行一體化動態(tài)管理的行為[1]。全生命周期管理強調(diào)對產(chǎn)品全壽命發(fā)展過程實施持續(xù)不斷、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理,保證各個階段活動前后銜接,各個階段決策的一致性,達到產(chǎn)品在全壽命周期內(nèi)最優(yōu)[2]。適用于生命周期方法的研究對象必須符合2個條件,即具有生命的特征和存在的有限性。

全生命周期管理理念應(yīng)用于高校儀器設(shè)備管理中,將儀器設(shè)備配置論證、驗收入賬、使用維修、開放共享、調(diào)撥處置等各個環(huán)節(jié)及工作流程進行統(tǒng)一規(guī)范,并借助信息化管理手段實現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期信息化跟蹤管理,從而提升儀器設(shè)備管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

1.1 整合管理平臺,實現(xiàn)資產(chǎn)一體化管理

儀器設(shè)備全生命周期管理的核心就是“一體化”管理,即在統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中完成對儀器設(shè)備全生命周期的動態(tài)監(jiān)管[3]。全生命周期的信息化管理將儀器設(shè)備預(yù)算系統(tǒng)、儀器設(shè)備招標采購系統(tǒng)、采購合同管理系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)以及貴重儀器設(shè)備共享系統(tǒng)整合,利用一個統(tǒng)一的平臺,涵蓋儀器設(shè)備從預(yù)算論證、招標采購、合同監(jiān)管、使用共享等全生命周期的管理內(nèi)容。

1.2 管理數(shù)據(jù)共享,實現(xiàn)資產(chǎn)追蹤管理

儀器設(shè)備全生命周期信息化管理模式的建立,實現(xiàn)儀器設(shè)備數(shù)據(jù)在系統(tǒng)各個模塊中的實時交換和高效共享,使得儀器設(shè)備的配置論證環(huán)節(jié)、招標采購環(huán)節(jié)、資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)有機關(guān)聯(lián),實現(xiàn)了儀器設(shè)備全生命周期的追蹤管理,順利完成儀器設(shè)備任何一個節(jié)點向前向后的跟蹤監(jiān)管[4],避免了以往設(shè)備配置論證與入賬管理等脫節(jié)或銜接困難、數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計需跨系統(tǒng)實現(xiàn)的情況,有效地提高了管理數(shù)據(jù)的完整性。

1.3 管理流程縝密,提高資產(chǎn)管理效率

儀器設(shè)備全生命周期管理工作是由各歸口管理部門分工協(xié)作完成的,這些部門包括發(fā)展規(guī)劃與學(xué)科建設(shè)處、科學(xué)技術(shù)處、招標采購辦公室、資產(chǎn)與實驗室管理處、計劃財經(jīng)處等。建立一個儀器設(shè)備全生命周期管理平臺,提高各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)速度,規(guī)范各事項的辦理流程,有效避免因各歸口管理部門信息不暢而出現(xiàn)管理流程中的銜接漏洞或工作進度滯后等問題。以采購工作為例,儀器設(shè)備購置計劃論證通過后,系統(tǒng)自動進入實施環(huán)節(jié)(采購審批—合同簽署—到貨驗收—建賬使用),及時準確地掌握和監(jiān)控配置計劃實施進度,提高管理效率。

1.4 節(jié)約管理成本,提高資產(chǎn)管理質(zhì)量

建立一體化的信息管理平臺實現(xiàn)了強大的數(shù)據(jù)和信息處理功能,一方面根據(jù)各歸口管理部門的工作需要,對儀器設(shè)備管理數(shù)據(jù)和信息進行綜合管理,高效準確地形成各種統(tǒng)計數(shù)據(jù),節(jié)約人力物力的同時,有效地提高了資產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量；另一方面在設(shè)備配置中可準確掌握存量信息,推進儀器設(shè)備共享共用,有效地避免重復(fù)購置等浪費現(xiàn)象的發(fā)生,為管理決策提供及時可靠的保障和依據(jù)。

1.5 優(yōu)化資源配置,提高資產(chǎn)管理效益

儀器設(shè)備全生命周期管理包括配置管理、使用管理等多個環(huán)節(jié)。設(shè)備調(diào)撥作為一種配置方式,能夠充分發(fā)揮儀器設(shè)備的使用效益,通過系統(tǒng)進行擬調(diào)撥資產(chǎn)公示的方式,杜絕資產(chǎn)的閑置浪費[5]。同時,儀器設(shè)備共享作為在使用管理中的重要工作,利用平臺及時有效地發(fā)布共享需求、更新共享數(shù)據(jù)、提高儀器設(shè)備的共享效益、優(yōu)化資源配置、最大限度地發(fā)揮儀器設(shè)備效能,提高其使用效益和效率。

2 全生命周期管理平臺的搭建基礎(chǔ)

2.1 管理制度健全是保障

高校儀器設(shè)備管理是一項涉及面廣、數(shù)據(jù)量大、業(yè)務(wù)種類繁多、管理流程復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及儀器設(shè)備預(yù)算論證、配置共享、驗收入賬、使用調(diào)撥、維修處置等多項業(yè)務(wù),與學(xué)校財務(wù)制度、學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃以及人才培養(yǎng)規(guī)劃都有著密切的聯(lián)系。

實行儀器設(shè)備全生命周期管理,就需要建立和完善配套的全生命周期各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度,只有建立儀器設(shè)備全方位、多角度、無死角的管理體系,引入多級審核審批、監(jiān)督復(fù)核、評估督促機制,才能搭建責(zé)權(quán)分明、流程明晰、管理科學(xué)、運轉(zhuǎn)高效的管理平臺[6]。因此,完善管理制度、明晰管理流程、建立全生命周期的管理制度體系是全生命周期管理平臺搭建的保障。

2.2 管理一體化建設(shè)是關(guān)鍵

全生命周期管理的核心就是一體化管理,因此,建立全生命周期管理平臺的核心和關(guān)鍵就是建立一體化管理模式[7]。一方面要構(gòu)建一體化的管理框架和標準化、規(guī)范化、集約化的管理流程,對儀器設(shè)備全生命周期實行統(tǒng)一管理；另一方面要建立歸口管理機制,明確儀器設(shè)備各環(huán)節(jié)的歸口管理部門職責(zé)與分工。通過一體化的管理,對儀器設(shè)備全生命周期各環(huán)節(jié)的歸口管理數(shù)據(jù)整合在一個平臺,通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范,實現(xiàn)一體化的集成管理。

2.3 平臺信息化建設(shè)是基礎(chǔ)

全生命周期的資產(chǎn)管理平臺是生命周期管理理念與先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機結(jié)合,與傳統(tǒng)管理模式下的單機版管理系統(tǒng)有著很大的區(qū)別,其通過信息技術(shù)手段來指導(dǎo)和規(guī)范各環(huán)節(jié)的管理流程、審批方式,通過鏈條式的信息管理模式來實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的有序流轉(zhuǎn),通過高效運轉(zhuǎn)的管理效率來提升管理服務(wù)的質(zhì)量水平[8]。因此,只有通過高水平的信息化建設(shè),才能真正實現(xiàn)儀器設(shè)備的全生命周期的鏈條式管理。

2.4 管理數(shù)據(jù)互通是要務(wù)

由于管理功能和數(shù)據(jù)來源的需要,儀器設(shè)備全生命周期資產(chǎn)管理平臺須與學(xué)校預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等協(xié)作互通,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互利用[9]。這既是管理流程的重要環(huán)節(jié),也是多角度全方位的數(shù)據(jù)信息的重要來源渠道。因此,通過對預(yù)算管理、財務(wù)管理的流程再造,解決與預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)直接的協(xié)同互通問題,是全生命周期管理平臺開發(fā)工作的要務(wù),既要保證各系統(tǒng)在管理功能、數(shù)據(jù)交互上的相互支持和共享共用,也要遵守各系統(tǒng)的管理制度。

2.5 管理隊伍建設(shè)是手段

信息化管理是目前較為先進、創(chuàng)新的管理手段,迫切需要專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、工作效率高的資產(chǎn)管理服務(wù)團隊。資產(chǎn)管理服務(wù)團隊一方面需要專職從事全校資產(chǎn)管理工作的專業(yè)技術(shù)人員,另一方面需要工作積極性高、責(zé)任心強、專業(yè)能力過硬的資產(chǎn)管理員團隊。資產(chǎn)管理服務(wù)團隊專業(yè)水平高低、管理能力強弱直接影響資產(chǎn)管理平臺的運行成效[10]。因此,應(yīng)高度重視并采取強有力的舉措,提高服務(wù)團隊資產(chǎn)管理積極性,有針對性地開展集中式定期專業(yè)培訓(xùn),切實提高資產(chǎn)管理服務(wù)團隊的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力和管理水平[11]。

3 全生命周期管理平臺的搭建

3.1 核心設(shè)計理念

全生命周期管理平臺的建立能夠調(diào)動資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門和資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用人共同在同一平臺上參與資產(chǎn)管理事項,有效地提高儀器設(shè)備全部環(huán)節(jié)管理效率和控制力度,徹底解決歸口管理部門間信息封閉、管理脫節(jié)、工作繁瑣、對賬困難等問題,實現(xiàn)信息資產(chǎn)的時效性和開放性,徹底改變原有的管理模式。

(1) 資產(chǎn)業(yè)務(wù)全面覆蓋。管理平臺對儀器設(shè)備從配置論證、招標采購、合同簽署、驗收入賬、使用維護、到調(diào)撥共享、維修處置的全生命周期進行管理,實現(xiàn)資產(chǎn)業(yè)務(wù)全覆蓋。系統(tǒng)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)圖

(2) 資產(chǎn)業(yè)務(wù)線上辦理。為了提升儀器設(shè)備全方位管理的服務(wù)水平、簡化操作程序、提高工作效率,采用現(xiàn)代化的信息管理手段,通過管理平臺實現(xiàn)所有資產(chǎn)業(yè)務(wù)的線上申請、審核、審批,申請人可隨時掌握申請事項的處理情況,審批人可隨時查看和審批資產(chǎn)事項。平臺實現(xiàn)與財務(wù)管理系統(tǒng)等管理平臺對接,提高服務(wù)質(zhì)量。采購業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

(3) 資產(chǎn)實名制管理。依據(jù)“誰使用、誰管理、誰負責(zé)”的原則,明確資產(chǎn)管理職責(zé),將儀器設(shè)備責(zé)任從傳統(tǒng)的“校、院”兩級模式,升級為“校、院、個人”3級管理模式,確定所有資產(chǎn)的使用人并體現(xiàn)在管理平臺中,設(shè)置資產(chǎn)“在線核查”功能,以領(lǐng)用人為主體的低成本有效核查手段,最大限度保證資產(chǎn)安全完整、賬實相符。資產(chǎn)“在線核查”業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

(4) 資產(chǎn)統(tǒng)計高效準確。管理平臺需實現(xiàn)與財政部、教育部、國管局等上級管理部門的系統(tǒng)互通,實現(xiàn)數(shù)據(jù)整理上報無縫銜接,提高資產(chǎn)統(tǒng)計和報表填報的工作效率和準確度。根據(jù)資產(chǎn)管理工作需要,生成各類統(tǒng)計數(shù)據(jù),方便資產(chǎn)管理部門進行相關(guān)決策。

3.2 平臺的多角色管理設(shè)計

儀器設(shè)備管理涉及部門廣、業(yè)務(wù)多、流程繁雜,需要學(xué)校多部門的協(xié)調(diào)配合。為有效地開展儀器設(shè)備全生命周期規(guī)范化管理,管理平臺根據(jù)不同業(yè)務(wù)的流程和審批權(quán)限,建立了不同的平臺角色,以實現(xiàn)儀器設(shè)備的全方位監(jiān)管。

(1) 資產(chǎn)領(lǐng)用人。資產(chǎn)領(lǐng)用人在平臺中能夠完成儀器設(shè)備采購、合同簽署、驗收入賬、調(diào)撥維修、處置等業(yè)務(wù)的申請,并在平臺中查看各項業(yè)務(wù)的審批狀態(tài),定期在平臺開展儀器設(shè)備自查工作。

圖2 采購業(yè)務(wù)流程圖

圖3 資產(chǎn)“在線核查”業(yè)務(wù)流程圖

(2) 資產(chǎn)使用部門管理員。對本部門人員提出的資產(chǎn)各項業(yè)務(wù)申請進行審核,并能夠在平臺中對本部門資產(chǎn)進行統(tǒng)計,掌握資產(chǎn)現(xiàn)狀、存放地、使用人等信息。

(3) 資產(chǎn)使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)。對本部門發(fā)生的資產(chǎn)相關(guān)事項進行審核、審批,定期檢查及監(jiān)督本部門資產(chǎn)管理工作。

(4) 儀器設(shè)備主管部門領(lǐng)導(dǎo)。掌握全校資產(chǎn)現(xiàn)狀、使用狀態(tài)等信息,進行資產(chǎn)統(tǒng)計工作,并隨時處理各角色提交的資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)申請,對平臺進行定期維護。

3.3 平臺管理功能的實現(xiàn)

(1) 采購模塊:資產(chǎn)采購模塊能夠動態(tài)反映學(xué)校各類資產(chǎn)的采購過程,將傳統(tǒng)工作模式轉(zhuǎn)變成給予網(wǎng)絡(luò)的流程化管理,采購模塊包括預(yù)算管理、經(jīng)費審核、采購申請及審批、網(wǎng)上供應(yīng)商競價、成交公示、質(zhì)保金支付等流程,實現(xiàn)從采購預(yù)算、申請審批到最終的合同簽訂全過程都在系統(tǒng)中呈現(xiàn)動態(tài)記錄,各環(huán)節(jié)都授予審批人網(wǎng)上審批權(quán)限,實現(xiàn)采購過程的動態(tài)化監(jiān)管。

(2) 設(shè)備管理模塊:設(shè)備管理模塊能夠反映儀器設(shè)備從驗收入賬、調(diào)撥維修到盤點處置的全部管理過程。驗收入賬管理模塊實現(xiàn)儀器設(shè)備現(xiàn)場驗收預(yù)約、入賬網(wǎng)上申請等功能；調(diào)撥、維修、處置模塊能夠?qū)崿F(xiàn)全部申請事項的網(wǎng)上申請、審核,實時反映審批進度,實現(xiàn)對儀器設(shè)備鏈條式管理。

(3) 資產(chǎn)盤點模塊：實現(xiàn)儀器設(shè)備實名制管理功能,并為使用人設(shè)置設(shè)備自查周期。

(4) 共享模塊:在引入資產(chǎn)管理平臺后,與儀器設(shè)備共享平臺的對接模式,建立開放測試基金模塊、維修基金模塊和績效評價模塊,通過對共享設(shè)備加載機時統(tǒng)計設(shè)備,實現(xiàn)儀器設(shè)備共享網(wǎng)上預(yù)約、繳費、使用機時統(tǒng)計等功能,科學(xué)掌握和提升共享管理工作[12]。

(5) 報賬業(yè)務(wù):建立與財務(wù)管理系統(tǒng)的對接,實現(xiàn)財務(wù)經(jīng)費審核、資產(chǎn)入賬后自動流轉(zhuǎn)報銷等功能,使資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門實現(xiàn)聯(lián)動,做到實時對賬、數(shù)據(jù)對接、賬賬相符,有效地避免部門之間的信息不對稱。

4 結(jié)語

高校儀器設(shè)備全生命周期的信息化管理是一項長期、艱巨而重要的工作。只有實現(xiàn)了全生命周期的信息化管理,提高儀器設(shè)備的管理層次和管理手段,才能適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要,更好地為教學(xué)、科研和行政管理做好保障和服務(wù),為高校發(fā)展的科學(xué)決策提供可靠的信息依據(jù)[13]。儀器設(shè)備管理涉及部門眾多、任務(wù)繁重,雖在此項工作中已取得一定的成績,但距離真正意義上的全生命周期信息化管理還有一定的距離。隨著高校資產(chǎn)管理要求不斷提升、管理內(nèi)容不斷細化,科學(xué)系統(tǒng)化管理模式不斷成熟,資產(chǎn)管理工作引入全生命周期管理理念,實現(xiàn)信息化資產(chǎn)管理,改變高校資產(chǎn)管理模式,提高資產(chǎn)的綜合效益。

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Informationization management mode for entire life cycle of university instruments and equipment

Zhang Haifeng, Zheng Xu

(Asset and Laboratory Administration Department,Northeastern University,Shenyang 110819,China)

Aiming at the current situation of instruments and equipment management, this paper proposes the innovative idea for the entire life cycle management. Combined with the informationization management, the necessity, feasibility and superiority of the informationization management for the entire life cycle of instruments and equipment are elaborated. The informationization management model and management framework for the entire life cycle of instruments and equipment including the allocation verification, biding procurement, acceptance and accounting, utilization sharing, and maintenance and disposal are established.

instruments and equipment; entire life cycle; informationization management; management mode

10.16791/j.cnki.sjg.2017.05.068

2016-11-09

張海峰(1969—),男,遼寧西豐,碩士,副研究員,東北大學(xué)資產(chǎn)與實驗室管理處處長,主要從事儀器設(shè)備及實驗室管理工作.

E-mail：zhf@mail.neu.edu.cn

G482

A

1002-4956(2017)5-0270-05