PDCA循環(huán)在數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目中的實(shí)際應(yīng)用
——以安徽?qǐng)D書館館藏地方戲曲數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例

侯勇

（安徽省圖書館，安徽 合肥 230001）

PDCA循環(huán)在數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目中的實(shí)際應(yīng)用
——以安徽?qǐng)D書館館藏地方戲曲數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例

侯勇

（安徽省圖書館，安徽 合肥 230001）

數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理是一個(gè)系統(tǒng)管理過程，完備的質(zhì)量管理體系是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的保證.本文通過PDCA循環(huán)科學(xué)的質(zhì)量管理方法，應(yīng)用于安徽省圖書館實(shí)際數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目中,可有效促進(jìn)項(xiàng)目的安全、質(zhì)量、進(jìn)度和控制等,使數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)[1].

ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)；公共圖書館；數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理的好壞關(guān)系到項(xiàng)目的成敗.一種好的質(zhì)量管理方法能為數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施和項(xiàng)目目標(biāo)的如期實(shí)現(xiàn)打下良好基礎(chǔ)[1].安徽省圖書館于2008年全面引入ISO質(zhì)量體系管理模式，順利通過質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證.通過幾年來的貫標(biāo)實(shí)踐證明，“PDCA”循環(huán)質(zhì)量管理方法應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目管理，對(duì)分析和解決數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的問題，保證了質(zhì)量，達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和指導(dǎo)性.

1 PDCA的概念與理論

1.1 PDCA循環(huán)的概念

PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，也被稱為“戴明環(huán)”[2].它是管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序.PDCA即是英語P (plan)策劃；D(do)執(zhí)行；C(check)檢查；A(action)處理.

（1）P（Plan）——計(jì)劃.通過集體討論或個(gè)人思考確定某一行動(dòng)或某一系列行動(dòng)的方案；

（2）D（DO）——執(zhí)行.執(zhí)行就是按照計(jì)劃去做，落實(shí)、實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；

（3）C（Check）——檢查.就是要總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，明確效果，找出問題；

（4）A（Action）——處理，對(duì)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，認(rèn)可或否定.成功的經(jīng)驗(yàn)要加以肯定，以適當(dāng)推廣；失敗的教訓(xùn)要加以總結(jié)，以免重現(xiàn)；這一PDCA循環(huán)未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)[3].

1.2 PDCA循環(huán)與ISO9001的關(guān)系

ISO9001：2000把管理體系描述為：建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系.一個(gè)管理體系應(yīng)包括：

（1）一個(gè)已被明確了任務(wù)、責(zé)任和權(quán)力的組織結(jié)構(gòu)[4]；（2）實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的系統(tǒng)過程和相關(guān)資源[4]；（3）一套通過反饋結(jié)果來測(cè)量和評(píng)價(jià)系統(tǒng)績效的方法；（4）確保問題被糾正的評(píng)審過程和實(shí)施不斷改進(jìn)的過程.

上述定義的管理體系中，就包含一個(gè)不斷改進(jìn)的PDCA循環(huán).可以說，PDCA循環(huán)是組織實(shí)踐ISO9001的指導(dǎo)思想與重要方法.無論是制定工作計(jì)劃、還是具體的工作過程中，都要時(shí)時(shí)將PDCA循環(huán)放在心中，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量和工作方法.

2 運(yùn)用PDCA循環(huán)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目的管理

以IS0標(biāo)準(zhǔn)的過程管理和PDCA循環(huán)視角，分析質(zhì)量管理體系的“領(lǐng)導(dǎo)作用”、“全員參與”、“資源配置”、“體系審核”和“顧客滿意”等要點(diǎn)內(nèi)涵，對(duì)項(xiàng)目構(gòu)建“制定項(xiàng)目方案”——“項(xiàng)目實(shí)施”——“讀者及社會(huì)滿意度反饋”——“改善”的大循環(huán)監(jiān)控運(yùn)行體系.項(xiàng)目過程是一個(gè)大而完整的PDCA循環(huán)，大循環(huán)當(dāng)中包含的每一道工序或分部分項(xiàng)工作又自成一個(gè)小的PDCA循環(huán)[5].每個(gè)分項(xiàng)工作或每道工序，從一道工序推進(jìn)到另外的一道工序，形成了一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的漸進(jìn)式的施工流程鏈，每一個(gè)小循環(huán)自身目標(biāo)的良好實(shí)現(xiàn)確保了整體工作目標(biāo)良好運(yùn)作和實(shí)現(xiàn)[6].但有些工作會(huì)在一定程度的交叉進(jìn)行，如圖1所示.

圖1 分項(xiàng)工作循環(huán)流程鏈條

通過PDCA循環(huán)來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程管理，可以最大限度地簡便項(xiàng)目的管理，易于掌控，從根本上提高項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量[7].

3 館藏安徽地方戲曲數(shù)據(jù)庫建設(shè)

3.1 項(xiàng)目背景

安徽戲曲包括黃梅戲、廬劇、徽劇、青陽腔、岳西高腔、泗洲戲、宿州墜子戲、皖南花鼓戲、鳳陽花鼓戲、淮北花鼓戲、目連戲、儺戲、含弓戲、梨簧戲、推劇、嗨字戲、洪山戲等各不同風(fēng)格的23種地方戲劇劇種，改革開放以來地方戲曲的流行程度及相應(yīng)研究正在衰落和萎縮……安徽地方戲曲研究和專題數(shù)據(jù)產(chǎn)品不足.好在近幾年，安徽省加強(qiáng)恢復(fù)、扶植戲曲藝術(shù)等一系列措施，安徽地方戲曲的研究與推進(jìn)工作與之前相比發(fā)展較快.

作為具有保存人類文化遺產(chǎn)功能的安徽省圖書館，應(yīng)建設(shè)安徽地方戲曲數(shù)據(jù)庫，保護(hù)和傳承安徽地方戲，為群眾提供優(yōu)質(zhì)的文化服務(wù).

3.2 項(xiàng)目目標(biāo)

（1）短期目標(biāo)：收集、整理館藏地方戲曲相關(guān)文獻(xiàn)，創(chuàng)建安徽地方戲曲館藏書目數(shù)據(jù)庫.形成可供檢索的紙質(zhì)與電子版本書目.

（2）中期目標(biāo)：建設(shè)安徽地方戲曲省際聯(lián)合數(shù)據(jù)庫.整合全省地方戲曲書目信息.

（3）長期目標(biāo)：為保持?jǐn)?shù)據(jù)庫的生命力，不斷充實(shí)數(shù)據(jù)庫的形式與內(nèi)容：形式上添加圖片、音頻、視頻內(nèi)容.內(nèi)容上擴(kuò)充表演者數(shù)據(jù)庫、劇種介紹數(shù)據(jù)庫、相關(guān)研究文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫等.

4 PDCA循環(huán)理論實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏安徽地方戲曲數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目的控制

4.1 確定項(xiàng)目目標(biāo)、計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)方式（P階段）

項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)廣義的概念，包含通過討論明確項(xiàng)目目標(biāo)、計(jì)劃和實(shí)現(xiàn)方式.而計(jì)劃包括日期、實(shí)現(xiàn)方式和執(zhí)行人.從整體項(xiàng)目看，該步驟屬于P階段，即計(jì)劃階段.部門內(nèi)部人員通過討論探究以確定項(xiàng)目的目標(biāo)、工作計(jì)劃及執(zhí)行人.項(xiàng)目計(jì)劃討論的結(jié)果，是形成所有參與人都認(rèn)同的項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目計(jì)劃.項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施要點(diǎn)可以是表格形式如下表1.

項(xiàng)目計(jì)劃中需要包含資源使用計(jì)劃，即類似于下表的人員工作時(shí)間安排（人員是項(xiàng)目中最重要的資源），以避免人員空閑或過于繁忙的情況.

由于在項(xiàng)目初期，對(duì)項(xiàng)目環(huán)境可能還不了解，因此在實(shí)現(xiàn)方式上可以提出大概的方案而不用明確、具體.

例如本例中：

項(xiàng)目短期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)方式：初始大量錄入階段采用Excel方式；后轉(zhuǎn)換為Access數(shù)據(jù)庫格式；采用Acce內(nèi)置報(bào)表開發(fā)紙質(zhì)版書目、ASP+HTML方式建設(shè)電子版書目.數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)也需要在這一階段確定.

項(xiàng)目中期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)方式：可通過發(fā)布統(tǒng)一表格方式收集全省信息，再集中錄入；或在技術(shù)條件成熟的情況下，構(gòu)建一個(gè)信息錄入平臺(tái)，信息提供者可遠(yuǎn)程錄入，又專人審核后再錄入數(shù)據(jù)庫.

表1 項(xiàng)目計(jì)劃

圖2 項(xiàng)目目標(biāo)

項(xiàng)目長期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)方式：擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫字段和數(shù)據(jù)表，容納新的數(shù)據(jù).項(xiàng)目目標(biāo)如圖2所示.

4.2 項(xiàng)目執(zhí)行（Do階段）

Do階段，即執(zhí)行階段，是項(xiàng)目的主體，包括從確定書目，到數(shù)據(jù)產(chǎn)品制作完成的大部分任務(wù).

4.2.1 確定書目

根據(jù)項(xiàng)目主題，確定書籍所在的分類號(hào)段，從安徽省圖書館自動(dòng)化集成系統(tǒng)中檢出該號(hào)段中的所有書目信息，形成書目清單.

（1）在《中國圖書館分類法（第五版）》中，明確安徽地方戲曲所集中的號(hào)段，例如：

I236.54……安徽省地方劇

I236……地方劇綜合

（2）還需要考慮采用了《人大法》和《中小型表》進(jìn)行分類的情況，例如：

10211/18……《人大法》中的中國戲劇/地方戲劇/安徽地方戲

K243.52……《中小型表》中的其他地方劇/安徽

（3）根據(jù)分類號(hào)段，從安徽省圖書館自動(dòng)化集成系統(tǒng)中檢出書目信息，形成書目清單.清單格式需要考慮清晰描述書目信息和出入庫操作需要，格式如下表2所示.

表2 確定書目

4.2.2 圖書出庫

根據(jù)部門的典藏圖書出庫管理規(guī)定，由專人根據(jù)出庫清單進(jìn)入書庫調(diào)書.并在“出庫確認(rèn)”一欄中進(jìn)行確認(rèn).調(diào)出的書籍按照索取號(hào)順序排列整齊.

4.2.3 明確數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

確立項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫的庫結(jié)構(gòu)，即數(shù)據(jù)表字段及表間聯(lián)系.根據(jù)項(xiàng)目需求，本項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)分為書目信息表與劇目信息表，表間使用索取號(hào)字段進(jìn)行連接.同時(shí)為方便產(chǎn)品制作，在Access中建立查詢以及索引表.

4.2.4 數(shù)據(jù)錄入

將書目封面掃描入計(jì)算機(jī)，書目信息、劇目信息錄入Excel.根據(jù)項(xiàng)目需求，每一本書需要錄入數(shù)據(jù)庫的信息有封面（圖片文件）、書目信息（數(shù)據(jù)庫記錄）和劇目信息（數(shù)據(jù)庫記錄），以及書目信息與劇目信息之間的聯(lián)系.數(shù)據(jù)錄入流程如表3所示下.

數(shù)據(jù)錄入過程考慮參與人員計(jì)算機(jī)的熟悉程度以及便

于分工，而采用Excel方式進(jìn)行.操作過程采用流水線方式：每本書需嚴(yán)格按照流程逐步處理，處理完成后放置在指定地點(diǎn)，這樣才能避免因?yàn)槁╀?、重?fù)錄入而引起的混亂.我們?cè)趯?shí)踐中采取了批量流水的方式，每一步驟處理一批書籍，處理完后流轉(zhuǎn)至下一步驟，這樣可以在保證正確率的前提下提高效率.該項(xiàng)工作是整個(gè)項(xiàng)目的核心，也是工作量最大的部分.

4.2.5 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

將數(shù)據(jù)從Excel中轉(zhuǎn)換成Access數(shù)據(jù)庫.Excel的功能限制無法保證數(shù)據(jù)的獨(dú)立性和構(gòu)建數(shù)據(jù)間聯(lián)系，且無法從數(shù)據(jù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)產(chǎn)品.因此需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換至Access數(shù)據(jù)庫.通過反復(fù)測(cè)試運(yùn)行，完善數(shù)據(jù)庫.

4.2.6 數(shù)據(jù)產(chǎn)品開發(fā)與發(fā)布

表3 數(shù)據(jù)錄入流程表

從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出數(shù)據(jù)，制作專題數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后，通過Access內(nèi)置的數(shù)據(jù)報(bào)表功能開發(fā)紙質(zhì)版本產(chǎn)品，通過Dreamweaver開發(fā)電子版本產(chǎn)品.電子版本數(shù)據(jù)庫如需要發(fā)布至圖書館網(wǎng)站，還需要與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員合作完成.

4.3 檢查與處理（Check與Act階段）

檢查與處理工作貫穿項(xiàng)目整個(gè)過程.內(nèi)容涉及到數(shù)據(jù)質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量、項(xiàng)目管理三個(gè)方面.檢查與處理的工作要點(diǎn)詳述如下.

4.3.1 與數(shù)據(jù)質(zhì)量有關(guān)的檢查與處理

從確定書目清單開始，到數(shù)據(jù)核對(duì)結(jié)束，期間的檢查與處理（C&A）目標(biāo)就是保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量.一旦工作進(jìn)入后面的產(chǎn)品制作階段，就不應(yīng)該再出現(xiàn)數(shù)據(jù)本身的質(zhì)量問題，否則解決成本很高.具體實(shí)施要點(diǎn)如表4所示.

表4 數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查與處理

4.3.2 與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的檢查與處理

從基本的紙質(zhì)產(chǎn)品排版、電子產(chǎn)品缺陷，到產(chǎn)品本身易用性和美觀等，這些都是程序質(zhì)量有關(guān)的關(guān)注點(diǎn).對(duì)這些內(nèi)容的檢查與處理同樣是不容忽視的.需要注意的是：產(chǎn)品質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)需要在項(xiàng)目計(jì)劃中就確定下來，例如：

（1）圖書、劇目簡介文字要求：全面詳明、精煉和講究詞采.

（2）圖文并茂，需圖書封面（圖片按照600線標(biāo)準(zhǔn)掃描）、劇本、曲譜、視頻（512KBP碼率的流媒體格式、PAL制不限碼率的DVD格式）等配合展示.

（3）根據(jù)易于閱讀、顯示完整和美觀的原則，對(duì)字段的位置、大小進(jìn)行調(diào)整.但是，這些標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的，而是要根據(jù)讀者需求、技術(shù)條件等因素適時(shí)調(diào)整.具體實(shí)施要點(diǎn)如表5所示.

4.3.3 與項(xiàng)目管理有關(guān)的檢查與處理

該類別的檢查與處理不涉及到具體工作內(nèi)容，甚至也可以適用在其他項(xiàng)目中.它是為了提升工作效率、協(xié)調(diào)項(xiàng)目中各方關(guān)系、推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展所需要關(guān)注的內(nèi)容.具體實(shí)施要點(diǎn)如表6所示.

表5 產(chǎn)品質(zhì)量檢查與處理

表6 項(xiàng)目管理檢查與處理

5 結(jié)語

PDCA理論是一種科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣椒ǎ挥信c實(shí)踐工作全面、緊密的結(jié)合，才能得到行之有效的執(zhí)行.周密的計(jì)劃和合理的工作方法是項(xiàng)目順利進(jìn)行的前提.在圖書館日常工作繁重的背景下，專題書目數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目更需要合理計(jì)劃、嚴(yán)格執(zhí)行，并將質(zhì)量控制意識(shí)和PDCA過程貫穿始終.

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