精細(xì)化管理在辦公室工作中的應(yīng)用

劉杜建

【摘 要】針對辦公室工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出精細(xì)化管理在辦公室工作中應(yīng)用的對策，旨在全面改善當(dāng)前辦公室管理中存在的問題，營造良好的辦公室工作環(huán)境。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理；辦公室工作

精細(xì)化管理是一項(xiàng)社會分工細(xì)致、服務(wù)較佳的管理模式，具有科學(xué)性、明確性等特點(diǎn)。辦公室工作紛繁復(fù)雜、職能較多，大至輔助出臺方針決策，小至采購桌椅板凳，對工作效率、工作質(zhì)量等要求較高。在當(dāng)前辦公室管理工作中，存在著管理方式不當(dāng)、管理制度匱乏、職責(zé)混亂等問題，對辦公室工作的有序開展產(chǎn)生了一定的阻礙性影響。

一、辦公室管理工作中存在的問題分析

1.辦公室崗位職責(zé)清晰性差，缺乏積極溝通

明確的辦公室崗位職責(zé)，是辦公室管理工作全面有序開展的良好基礎(chǔ)。但是當(dāng)前辦公室管理工作中，普遍存在著崗位職責(zé)不夠清晰的問題，員工與員工、部門與部門之間的聯(lián)系相對比較匱乏。在這種辦公室管理模式下，時(shí)常出現(xiàn)重復(fù)性工作、崗位空白、溝通不暢、信息不對稱等問題。而辦公室各項(xiàng)管理工作均需要密切配合，在積極的溝通與交流模式下，相互協(xié)助、共同努力。

2.辦公室工作人員技能不足，影響工作效率

辦公室崗位能力不僅僅包含專業(yè)理論、操作技能等，還要求每一位辦公室相關(guān)工作人員均需要具備一定的崗位責(zé)任感，具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。辦公室職責(zé)重要，工作任務(wù)繁重，工作內(nèi)容較多，崗位具有精細(xì)化發(fā)展要求。在辦公室工作中，工作人員必須堅(jiān)持細(xì)致、認(rèn)真的工作態(tài)度，具備較高的業(yè)務(wù)技能，還要有較強(qiáng)的職業(yè)道德感。但是實(shí)際工作中，卻存在著工作人員態(tài)度散漫、工作拖沓、互相推諉以及能力不足等問題，影響著整體的辦公室工作效率，也給精細(xì)化管理帶來了諸多影響。

3.辦公室管理制度不夠健全，工作秩序較差

辦公室工作具有復(fù)雜性、突發(fā)性等特點(diǎn)，各類工作任務(wù)可能隨時(shí)“降臨”。然而很多單位實(shí)際的辦公室管理中，存在著相關(guān)管理制度匱乏的問題，實(shí)際的辦公室管理處于雜亂無章的狀態(tài)下。遇到各類突發(fā)問題，便會手忙腳亂，辦公室管理的價(jià)值難以得到充分彰顯。

二、精細(xì)化管理在辦公室工作中的應(yīng)用對策

1.健全精細(xì)化管理工作制度，保證各項(xiàng)管理工作井然有序

健全的辦公室管理制度能夠改善當(dāng)前辦公室管理中職責(zé)不夠清晰、分工不夠明確等問題。精細(xì)化管理理念下，以基于實(shí)際的辦公室管理實(shí)際要求制定明確的管理制度，建立專業(yè)性、細(xì)致性的崗位職責(zé)劃分體系，明確每一位工作人員的工作內(nèi)容、工作項(xiàng)目等，并且對每一項(xiàng)崗位進(jìn)行工作權(quán)責(zé)、考核指標(biāo)的制定?；谥笜?biāo)評價(jià)相關(guān)人員是否能夠勝任工作，保證各項(xiàng)工作的有序開展。

同時(shí)，還需要健全辦公室工作制度，基于辦公室管理目標(biāo)以及工作計(jì)劃等開展各項(xiàng)工作，培養(yǎng)辦公室人員能夠按照相關(guān)規(guī)章制度實(shí)施工作，保證辦公室各項(xiàng)工作能夠井然有序，在面對各類突發(fā)問題的情況下，也能夠從容處理。比如可以建立工作日志制度或者是AB崗制度。工作日志制度，即通過建立工作日志的方式，調(diào)節(jié)員工的工作時(shí)間，通過日常事務(wù)記錄、個(gè)人工作日志的記錄等，保證各項(xiàng)工作的開展效果。對領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他科室、相關(guān)部門請求協(xié)助的臨時(shí)性工作建立臺帳。AB崗制度指辦公室在合理設(shè)置工作崗位、完善工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，在相近崗位之間，實(shí)行頂崗或互為備崗的制度，防止出現(xiàn)“缺位”。

2.強(qiáng)化辦公室工作服務(wù)意識，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)

強(qiáng)化辦公室工作人員的責(zé)任意識與服務(wù)意識，是開展辦公室精細(xì)化管理工作的重要基礎(chǔ)。精細(xì)化管理理念下，辦公室管理工作需要基于實(shí)際的管理要求，樹立“細(xì)節(jié)決定一切”的管理理念。

在實(shí)際的工作中，每一位相關(guān)管理人員、工作人員均需要從細(xì)節(jié)處入手，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，提高個(gè)人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，將被動(dòng)型的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)型的服務(wù)模式。同時(shí)，辦公室管理人員需要從思想深處全面認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要價(jià)值，對外做好綜合協(xié)調(diào)，對內(nèi)與各位領(lǐng)導(dǎo)、各基層單位及各個(gè)部門之間做好服務(wù)與交流溝通工作，不斷提升辦公室管理的綜合效果。

在此基礎(chǔ)上，基于精細(xì)化管理要求，建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理等工作細(xì)則，做好“三個(gè)協(xié)調(diào)” ：一為協(xié)調(diào)上下級管理，積極合作；二為注重部門之間交流，爭取配合；三為協(xié)調(diào)人員之間關(guān)系，加強(qiáng)合作與監(jiān)督等。

3.構(gòu)建精細(xì)化管理考核體系，發(fā)揮信息反饋的價(jià)值與意義

建立健全辦公室精細(xì)化管理考核標(biāo)準(zhǔn)，是辦公室精細(xì)化管理的重要組成部分?？己梭w系的建立，可以對辦公室工作人員進(jìn)行績效考評，精確檢驗(yàn)工作結(jié)果。

考核的項(xiàng)目可以基于實(shí)際工作需要予以確定，可以分為綜合基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)工作等類別，再根據(jù)崗位責(zé)任書精細(xì)設(shè)定內(nèi)容，比如業(yè)務(wù)工作部分，重點(diǎn)考察網(wǎng)上辦公能力、組織重要會議的能力以及檔案工作質(zhì)量等，科學(xué)分配所占的分?jǐn)?shù)比例，每個(gè)月考察一次，將考核的結(jié)果與辦公室管理人員的薪資相互關(guān)聯(lián)。

實(shí)踐中，要堅(jiān)持精細(xì)化的管理理念，明確制定考評體系，并保證考核的公平性與全面性?？荚u結(jié)束后可以基于考評的結(jié)果，將員工的崗位、薪資等相互關(guān)聯(lián)，發(fā)揮信息反饋的價(jià)值與意義。行政管理中需要基于工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，建立工作責(zé)任問責(zé)制度，將細(xì)節(jié)性管理貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)中，明確完成時(shí)限、工作程序和具體要求，量化考核，辦公室人員按月填報(bào)《工作完成情況統(tǒng)計(jì)表》，融入激勵(lì)機(jī)制，月統(tǒng)計(jì)季通報(bào)，年終匯總，按考核情況進(jìn)行評先評優(yōu)，通過上述方式使細(xì)節(jié)成為推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理、提高行政效能的基本理念。

三、結(jié)束語

精細(xì)化管理理念是一種全新的管理形式，辦公室工作應(yīng)用精細(xì)化管理，建立健全辦公室精細(xì)化管理考核標(biāo)準(zhǔn)，能夠更加全面發(fā)揮管理的價(jià)值，推進(jìn)完善細(xì)節(jié)管理，提高行政效能，為現(xiàn)代辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

王大本.項(xiàng)目管理軟件Microsoft Project在辦公室工作中的應(yīng)用[J].張家口職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，02（17）：46-48.